Actieve vergaderingen zijn een verloren kunst. De meeste zijn een excuus voor iedereen om feiten, cijfers en PowerPoint slides te herhalen. Of ze zijn weinig meer dan een gelegenheid voor mensen om te socialiseren of te roddelen. Het is duidelijk dat er een betere manier moet zijn om vergaderingen te benaderen en actiepunten af te ronden. Bedrijven die actie inbouwen in hun vergaderingen zien verbetering in prestaties, betrokkenheid van werknemers en samenwerking binnen het team. Een actiegerichte vergadering is een vergadering die de volgende kenmerken heeft:
Kort, doelgericht en transparant
De vergadering heeft geen open einde. Dit is een korte vergadering, geen lange. Het doel is om één ding te doen – een specifiek actiepunt. Als je in een vergadering bent om over de vergadering te praten, dan moeten we de vergadering veranderen in een videoconferentie of van locatie veranderen. Wees zo specifiek mogelijk over wat je wilt bereiken tijdens de vergadering. Dit zal de deelnemers helpen om duidelijker te zijn over wat ze nu moeten doen.
Uitvoerbare agenda
De agenda is niet alleen een plan voor de vergadering. Het is ook de lijst met actiepunten voor de vergadering. Zo is duidelijk wanneer de punten aan de orde zijn, waar ze over gaan en of het actie-items zijn.
Duidelijke volgende stappen
Zorg er na de vergadering voor dat elk van de actiepunten een duidelijke volgende stap heeft. Er is niet meer reden om aan een gesprek vast te houden dan dat er actiepunten zijn. Als iemand is aangesteld om iets te doen als follow-up, dan is het aan die persoon om het gedaan te krijgen.
Opdrachten voor follow-up
Als niemand zich vrijwillig opgeeft om de follow-up te doen, maak er dan een opdracht van. Verwacht niet dat het automatisch in de agenda verschijnt. Zorg ervoor dat het item zo is ingesteld dat de persoon die de follow-up moet doen een alarm in zijn hoofd heeft dat afgaat.
Maaltijd of drankje achteraf
Behandel de vergadering als een uitje. Als je vergadert in een co-working space, behandel het dan als een lunch. Als het na sluitingstijd in een bar is, neem dan een drankje na afloop. Er is geen reden dat de vergadering moet eindigen wanneer de vergadering voorbij is. Sommige mensen gaan terug naar hun bureau en beginnen meteen weer te werken. Doe dat niet. Neem een pauze. Ga weg van je bureau. Breng wat tijd door in een open ruimte of alleen. Dit helpt je om je los te maken van je werk, je te resetten en je weer te richten op wat het belangrijkst is in je leven.
Samenvatting
Om ervoor te zorgen dat jouw volgende vergadering beter verloopt, kun je deze tips proberen:
– Wees specifiek over wat je wilt bereiken in de vergadering. Dit zal mensen helpen duidelijker te zijn over wat ze nu moeten doen.
– Zorg ervoor dat het agendapunt uitvoerbaar is.
– Zorg ervoor dat de volgende stappen voor elk actiepunt duidelijk zijn.
– Zorg ervoor dat de follow-up punten ook duidelijk zijn.
– Neem een pauze na de vergadering.
– Zorg ervoor dat u de vergadering samenvat.
Dit helpt om de vergadering in perspectief te houden. Dit zijn slechts een paar voorbeelden van hoe je de volgende vergadering beter kunt maken door na te denken over de actiepunten en de volgende stappen. De sleutel is om voortdurend na te denken over de actiepunten in jouw vergadering en hoe ze kunnen worden verbeterd.
