Inefficiënte meetings met weinig resultaat, ontzettend frustrerend. Helaas is dit herkenbaar voor ontzettend veel mensen. Uit onderzoek is gebleken daar maar liefst 47% van de werknemers vergaderingen als grote tijdverspilling ervaart. In dit artikel nemen we de 4 grootste vergaderfrustraties door én hoe jij meetings weer efficiënt en resultaatgericht maakt.
1. Chaotische voorbereiding
De voorbereiding van meetings is vaak ontzettend chaotisch: tientallen mailtjes, appjes en belletjes over de agenda, genodigden, aanvullende documenten en nog veel meer… Met Notulen Software stroomlijn jij de communicatie in de voorbereiding van meetings. De tool biedt één centrale plek voor de agenda, notities en aanvullende documenten. Bovendien wordt alle communicatie (updates, uitnodigingen, versturen van documenten) geautomatiseerd.
2. Omslachtig notuleren
Notuleren wordt als een frustrerende klus ervaren. Gelukkig wordt notuleren een stuk makkelijker met Notulen Software. Met de tool maak jij per agendapunt onderscheid tussen de context (notulen) en de belangrijke informatie (acties en besluiten). Dit maakt jouw leven als notulist een stuk aangenamer.
3. Een rommelig verslag
Wanneer de meeting achter de rug is, is het vergaderproces nog niet voor iedereen voorbij: er moet gezorgd worden voor een goed en mooi verslag. Een gestructureerd overzicht van alle notulen, acties en besluiten moet naar alle deelnemers verzonden worden. Het liefst in jullie huisstijl. Tijdrovend werk… Gelukkig zorgt Notulen Software er voor dat al deze handelingen worden voltooid met één druk op de knop! Hierdoor bespaar je een hoop tijd!
4. Meeting wordt niet opgevolgd
Om een meeting optimaal te benutten, is het belangrijk dat deze ook goed opgevolgd wordt. Toegewezen actiepunten verdwijnen verspreid over agenda’s, papiertjes en sticky notes. Als voorzitter zit jij continue iedereen te herinneren aan het voltooien van de acties. Wanneer jij tijdens de meeting jullie acties in Notulen Software zet, ontvangt de verantwoordelijke enkele dagen voor de deadline een reminder in zijn of haar mailbox. Bovendien heeft iedereen binnen jouw organisatie een dashboard met persoonlijke acties.
Wil jij ook gestructureerde, efficiënte en resultaatgerichte meetings? Klik dan hier om een gratis Notulen Software account te maken! Geen zorgen, je zit uiteraard nergens aan vast.
