Vergadersoftware zorgt voor efficiënte en gestructureerde meetings. Digitaal vergaderen is de sleutel tot succesvolle meetings. Vergaderingen en brainstorms leveren jouw bedrijf een hoop op, maar kosten jou ook veel. Zonder dat jij het wellicht door hebt, gaat er een hoop kostbare tijd verloren door omslachtige vergader en notuleer processen. Daarom is 2021 het jaar voor jouw bedrijf om de keuze voor vergadersoftware te maken. Waarom moet jij digitaal vergaderen in 2021?
Vergadersoftware types
Er zijn twee soorten vergadersoftware die digitaal vergaderen mogelijk maken, deze zijn bovendien vaak in combinatie mogelijk.
Videosoftware
Het eerste type kan gebruikt worden bij vergaderingen waarbij de deelnemers zich (deels) op afstand van elkaar bevinden. In deze situatie is het nodig om een stabiele videoverbinding tot stand te brengen om succesvol te kunnen vergaderen. De meeste tools die hiervoor gebruikt kunnen worden zijn reeds bekend bij een groot publiek. Voorbeelden hiervan zijn Skype, Zoom en Crovv. Wanneer alle deelnemers van een vergadering fysiek op dezelfde locatie aanwezig zijn, dan is videosoftware uiteraard niet nodig.
Vergadersoftware
Tevens is er speciale vergadersoftware op de markt, waarmee het gehele vergaderproces gedigitaliseerd kan worden in één online omgeving. Deze software is zowel waardevol voor vergaderingen op locatie, als vergaderingen op afstand. Met vergadersoftware worden vergaderingen online voorbereid (uitnodigingen versturen, bijlagen uploaden, en de agenda voorbereiden). Vervolgens kan in de online omgeving tijdens de vergadering de verslaglegging worden gedaan: notuleren, actiepunten toewijzen en beslissingen vastleggen. Na afloop kun je met één druk op de knop alle genodigden een verslag van de vergadering toesturen. Bovendien zorgt de software er voor dat de gehele verslaglegging inzichtelijk blijft en in de toekomst makkelijk kan worden geraadpleegd.
Waarom digitaal vergaderen?
Digitaal vergaderen is kostenbesparend
Oude notulen moeten doorgespit worden om beslissingen en informatie omtrent beslissingen terug te vinden, een tijdrovend proces. Tijd die veel beter geïnvesteerd kan worden in zaken die er voor jouw bedrijf echt toe doen, bijvoorbeeld het plegen van acquisitie. Tijd is geld, én het digitaliseren van jouw vergaderproces bezorgt jou een hoop bespaarde tijd. Ook in de voorbereiding van vergaderingen kan er door het gebruik van vergadersoftware een hoop tijd bespaard worden. Maak online een vergadering aan, de genodigden ontvangen automatisch een uitnodiging en het bijbehorende vergadertemplate wordt automatisch gegenereerd.
Afwezigheid is geen issue meer
Waarschijnlijk een herkenbaar issue binnen jouw bedrijf: een belangrijk persoon mist een vergadering door omstandigheden. Ziekte, persoonlijke omstandigheden of op pad om een klant binnen te halen. Slechts een klein deel van het legio mogelijke voorbeelden. De Notulen vergadersoftware creëert een gecentraliseerde online omgeving voor vergaderingen binnen jouw bedrijf. Afwezigen loggen in en krijgen onmiddellijk gemiste notulen, beslissingen en actiepunten gepresenteerd. Op deze manier hoeft de afwezige niet meer bijgepraat te worden. Hij of zij kan op zijn gemakje ’s avonds op de bank de notulen, beslissingen en actiepunten van de gemiste vergadering doornemen.
Vergadersoftware geeft inzicht
Jarenlang vergaderen bezorgt jouw bedrijf een berg met waardevolle informatie. Echter, ongestructureerde informatie is helemaal niet waardevol. Door vergadersoftware te gebruiken worden jouw vergaderingen online gecentraliseerd. Eindelijk komt er overzicht in jouw vergaderingen. Notulen worden gegroepeerd per agendapunt en zijn, mede door de zoekfunctie, gemakkelijk terug te vinden. Notulen Software zorgt ervoor dat ongestructureerde data wordt omgezet in waardevolle informatie waar jij belangrijke inzichten uit kunt halen.
Is dit het wel veilig?
Wij krijgen vaak de vraag of het gebruik van vergadersoftware wel veilig is. Wij kunnen garanderen dat het gebruik van Notulen Software, onze eigen online vergadersoftware, geheel veilig is en dat jij je geen zorgen hoeft te maken over uw gegevens. Meer weten over wat wij doen om te zorgen dat jouw gegevens veilig zijn? Neem gerust contact met ons op.
Vergadersoftware
Notulen Software is de tool die jij nodig hebt om in 2020 eindelijk digitaal te vergaderen. Voortaan kun jij digitaal vergaderen als een baas. Meer weten over de voordelen van Notulen software? Neem dan een kijkje op de rest van de website.
