Binnen het secretariaat wordt er veel vergaderd. Simpele taken zoals het klaarzetten van agenda’s, het uitnodigen van deelnemers en het delen van notulen kun je eenvoudig automatiseren. Door eenmalig structuur aan te brengen bespaar je niet alleen nu veel tijd en moeite maar ook in de toekomst.

Bespaar tijd en moeite
Leg de structuur van vergaderingen vast in door middels van vergader templates. Je gebruikt een template om nieuwe vergaderingen binnen 10 seconden te plannen. Met 1 druk op de knop stuur jij genodigden een uitnodiging met de agenda en eventuele bijlagen. Na afloop van de vergadering druk je wederom op de knop zodat alle genodigden een beknopt verslag ontvangen van de vergadering.

Optimale voorbereiding
Met het beknopte verslag kunnen genodigden zich makkelijker en sneller inlezen voor de volgende vergadering. Je hoeft nooit meer een lange lap notulen te raadplegen want met Notulen Software ontvangt iedereen een samenvatting van de acties en besluiten. In veel gevallen is dit meer dan voldoende om de inhoud van de vergadering te omvatten.

Bevorder de kwaliteit van verslaglegging
Per agendapunt houd jij de notulen apart bij van de acties en besluiten. De notulen dienen slechts ter referentie want het draait om de gemaakte acties en besluiten. Door deze informatie te splitsen kun je nu en in de toekomst veel gerichter en sneller terugzoeken. Niet alleen het secretariaat profiteert hiervan want ook alle andere genodigden kunnen snel en gericht terugzoeken naar informatie. Ze hoeven jou dus niet te bellen, mailen of appen want alles is inzichtelijk via Notulen Software.

Online vergaderingen
Voert het secretariaat nu ook veel online vergaderingen? Je opent Notulen Software op ieder gewenst apparaat zodat je tijdens de video call gemakkelijk alle belangrijke informatie kunt vastleggen. Na afloop van de vergadering deel je wederom een (beknopt) verslag met alle genodigden.

Voordelen voor het secretariaat

✓ Direct winst van tijd en geld door automatisering
✓ Inzicht in cruciale informatie
✓ Overzicht van alle acties en besluiten
✓ Vergaderen wordt leuker en productiever

Voordelen voor de genodigden

✓ Ontvang automatisch uitnodigingen en verslagen
✓ Inzicht in jouw eigen actielijst
✓ Vergaderen wordt leuker en productiever

Ben jij werkzaam als secretaresse, managementassistent, directiesecretaresse, office manager of secretaresse van het raad van bestuur? Dan wordt Notulen Software jouw beste vriend. Ervaar het zelf. Je zult bakken met tijd besparen en tevens maak jij informatie toegankelijk voor iedereen in de organisatie. Jouw werk wordt zo makkelijker, leuker en een stuk nuttiger!