Als vrijwilligersorganisatie heb je regelmatig vergaderingen waar een vaste agenda structuur wordt aangehouden. Door deze structuur vast te leggen in speciale vergader software kun jij nu en in de toekomst veel tijd en moeite besparen. Tevens staat de belangrijke informatie voor jouw organisatie gestructureerd opgeslagen zodat het inzichtelijk is voor iedereen, ook jouw opvolgers.

Bespaar tijd en moeite
Het openen en opslaan van bestanden, het verzamelen van agendapunten, het versturen van uitnodigingen en het delen van de notulen na afloop van de vergadering zijn allemaal voorbeelden van simpele taken die jij eenvoudig kunt automatiseren.

Handige vergader templates
Leg de structuur van jouw vergaderingen vast in verschillende templates. Door gebruik te maken van de template plan je binnen 10 seconden een nieuwe bijeenkomst in. Het enige wat jij nog hoeft te doen is de juiste bijlagen te uploaden en je drukt op de knop ‘stuur email uitnodigingen’.

Optimale voorbereiding
De deelnemers van de vergadering ontvangen allen een email met de agenda in PDF en eventuele bijlagen. Iedereen kan zich goed voorbereiden voor de vergadering. Jullie vergadering wordt hierdoor efficiënter en leuker!

Bevorder de kwaliteit van verslaglegging
Per agendapunt splitst jij de notulen van de acties en besluiten. Door deze splitsing blijft informatie inzichtelijk en is het mogelijk een een beknopt verslag te genereren van een vergadering.

Deel beknopte verslagen
Een lange lap notulen is nergens goed voor. Om de juiste informatie uit de notulen te halen ben je al snel lang bezig. Vaak worden oude notulen ook niet meer terug gelezen. Daarom splitsen wij de notulen zodat jij nu en in de toekomst beknopte verslagen kan maken. Deelnemers hoeven niet alle notulen terug te lezen maar scrollen door naar de samenvatting. Deze bevat alleen alle gemaakte acties en besluiten.

Ideaal voor online bijeenkomsten
Vergaderen jullie nu ook veel online? Je opent Notulen Software gemakkelijk in een 2e scherm zodat je tijdens online bijeenkomst alles netjes kunt bijhouden. Na afloop van de bijeenkomst stuur jij met één druk op de knop het verslag naar alle deelnemers.

Ideaal voor commissiewerk
Indien jouw vrijwilligersorganisatie ook commissies heeft maak je voor iedere commissie een aparte template aan. De commissie kan zo ook sneller en slimmer vergaderen. Tevens heb jij als bestuur inzicht in alle vergaderingen binnen jullie omgeving. Zo kun je op ieder gewenst moment dus even spieken waar de commissie mee bezig is.

Voordelen voor het bestuur

✓ Direct winst van tijd en geld
✓ Inzicht in cruciale informatie
✓ Vergaderen wordt leuker en productiever

Voordelen voor de deelnemers

✓ Ontvang automatisch uitnodigingen en verslagen
✓ Inzicht in jouw eigen actielijst

Voordelen voor het secretariaat

✓ Automatiseer communicatie
✓ Overzicht van alle actiepunten

Voorkom verspilling van tijd en geld door inefficiënte vergaderingen. Start met het aanbrengen van structuur zodat ook jouw opvolgers hiervan kunnen profiteren.