Effectief vergaderen in het onderwijs is lang niet zo makkelijk als het lijkt. In het onderwijs wordt er ontzettend veel vergaderd. Lange dagen lesgeven worden gevolgd door vergaderingen. Deze vergaderingen vinden dus vaak juist op het moment plaats dat iedereen niet meer zo scherp is. Helaas is er simpelweg geen andere oplossing. In dit blog geven wij tips over hoe jij effectief vergaderen in het onderwijs realiteit maakt.

Een onderwijsvergadering voorbereiden

Doel bepalen

Een vergadering kan verschillende doelen dienen, denk aan: besluitvorming, het delen van informatie en brainstormen. Zorg dat voor de onderwijsvergadering in ieder geval het globale doel helder is. Bij voorkeur is er tevens een concreter doel bekend. Bijvoorbeeld: besluit nemen over hoeveel nieuwe docenten Engels er in dienst genomen moeten worden.

Agenda en documenten delen

Het is belangrijk dat de agenda van de meeting stapsgewijs toewerkt naar het uiteindelijke doel van de vergadering. Eventueel kan er een laatste agendapunt toegevoegd worden waarin overige zaken besproken kunnen worden, maar pas op dat je onderwijsvergadering niet te veel van de hoofdzaken afdwaalt. Dit agendapunt heeft meestal de naam WVTTK (Wat Verder Ter Tafel Komt)

Om te zorgen dat iedereen goed voorbereid is, dienen alle genodigden de agenda en eventueel aanvullende documenten te ontvangen. Ook moeten deelnemers de kans hebben om alvast eigen input te leveren of een agendapunt aan te dragen. Zo zorg je er bovendien voor dat iedereen goed betrokken blijft. 

Tijdens de onderwijsvergadering

Handhaaf de tijd per agendapunt

Bepaal voorafgaand aan de vergadering hoeveel tijd er besteed mag worden aan ieder agendapunt. Zorg dat er tijdens de vergadering iemand verantwoordelijk is voor het bijhouden van de tijd. Vaak is dit de voorzitter of notulist, maar deze personen zijn al erg druk met andere zaken. Het kan beter zijn om hier een andere deelnemer verantwoordelijk voor te maken.

Acties en besluiten goed vastleggen

Om effectief vergaderen in het onderwijs werkelijkheid te maken is het belangrijk dat er na afloop van de vergadering een helder overzicht is van alle nieuwe acties en besluiten. Om dit overzicht te maken, is het belangrijk dat er tijdens de meeting geen acties en besluiten verloren gaan in een wirwar van notulen en aantekeningen. Zorg ervoor dat er tijdens de meeting al een aparte plek is waar acties en besluiten worden vastgelegd, of zorg dat acties en besluiten in de tekst een ander kleurtje krijgen. 

Na de onderwijsvergadering

Waarborg de opvolging

Wanneer een meeting niet wordt opgevolgd, dan is deze eigenlijk nutteloos geweest. Zorg ervoor dat alle deelnemers die acties toegewezen hebben gekregen hier een helder overzicht van ontvangen. Nog beter: werk met een tool waarmee je geautomatiseerde reminders van acties verzendt voor de deadline. Het belangrijkste is dat je het je collega’s niet te makkelijk mag maken een smoesje te bedenken voor het niet voltooien van een actiepunt.

Software voor vergaderen in het onderwijs

Notulen Software is een online tool waarmee het gehele vergaderproces wordt geoptimaliseerd. Al veel onderwijsinstanties zorgen voor effectieve onderwijsvergaderingen door gebruik te maken van Notulen Software. In de voorbereiding, verslaglegging, afwikkeling en opvolging worden optimalisaties doorgevoerd. Zo maak jij effectief vergaderen in het onderwijs realiteit. 

Door David Schulpen

Vergaderbaas

Inhoudsopgave

Gratis E-book

Voorkom tijd en geldverspilling door omslachtige vergaderprocessen
  • Een optimaal vergaderproces

  • Betere voorbereiding, verslaglegging en afwikkeling

  • Input van 500+ verschillende organisaties

  • Handige tips om beter te vergaderen en notuleren

Download gratis
Haaglanden Medisch Centrum
Partij van de Arbeid
ETZ
Future for Assistants
Vue Cinemas
Impres Online Impact
Golfclub Prise D'eau Tilburg
JCI Hart van Brabant
Relined Fiber Network
Fyzio Totaal