Notuleren kan voor veel mensen een struikelblok zijn, met de nadruk op effectief notuleren. Uit onderzoek van Managementsupport is gebleken dat er veel verschillende ergernissen bestaan over notuleren, denk aan chaotische discussies, het afwijken van de agenda en het niet (duidelijk) vastleggen van beslissingen. Maar hoe kan jij ook effectief notuleren? Wat schrijf je wel op en wat niet? En hoe doe je dat dan zo duidelijk mogelijk zodat het voor iedereen te begrijpen is? In dit blog zal je antwoord krijgen op deze vragen en leren hoe je effectief kan notuleren!
Het voorbereiden van de agenda
Begin voordat de vergadering begint met het voorbereiden van de agenda. De agenda is namelijk de leidraad van de vergadering. Zorg dat je van te voren weet wat de belangrijkste punten van de vergadering zijn en bereid je voor op de inhoud van de agendapunten. Daarnaast is het ook belangrijk dat de agenda duidelijk is, zodat de vergadering niet chaotisch wordt. Als notulist kan jij ervoor zorgen dat er niet wordt afgeweken van de agenda en daarop mensen op aanspreken. Een goede voorbereiding is het halve werk!
Digitaal notuleren
Wanneer je op dit moment met pen en papier notuleert, is het nú het moment om over te stappen op een laptop of tablet. Hierdoor kan je zó effectief notuleren dat je na de vergadering veel minder tijd nodig hebt om de notulen uit te werken. Ook is een voordeel van digitaal notuleren dat je al veel kunt voorbereiden voorafgaand van een vergadering.
Kies een goede plek
Het is belangrijk dat wanneer je notuleert een goede plek hebt tijdens de vergaderingen. Zorg ervoor dat je iedereen goed kan zien en verstaan. Wanneer je iemand niet goed hebt begrepen, vraag dan om een herhaling.
Gebruik een template
In sommige vergadertools is het mogelijk om te notuleren direct onder een agendapunt. Zo is het overzichtelijk waar de notulen over gaan. Ook wanneer je opzoek bent naar de notulen van één specifiek agendapunt, kan je deze veel sneller vinden. Deze notulen kunnen naderhand doorgestuurd worden naar de deelnemers van de vergadering. Met behulp van Notulen Software kan je dit ook doen en zul je zien dat je notulen effectiever zijn.
Effectief notuleren
Het is vaak lastig om alles letterlijk woord voor woord te notuleren. Gebruik steekwoorden en notuleer de meest noodzakelijke punten. Notuleer zo beknopt als mogelijk en zo uitgebreid als noodzakelijk. Zorg ervoor dat de beslissingen en actiepunten zo duidelijk mogelijk genotuleerd worden, zodat er geen onduidelijkheden ontstaan. Onderstreep of markeer besluiten als dit het voor jou duidelijker maakt. Zo heb je alle beslissingen en actiepunten duidelijk op een rijtje.
Gebruik een vergadertool
Misschien maak je nu wel gebruik van pen en papier of een tekstverwerken (Word, Google Docs). Door middel van het gebruik van een vergadertool heb je alles op één plek en zijn alle stukken digitaal die met de deelnemers kunnen worden gedeeld. Ook kunnen tijdens de vergadering actiepunten toegewezen worden aan deelnemers, zo weet iedereen waar hij aan toe is. Daarnaast kan iedereen van tevoren de agenda inzien en kunnen achteraf de notulen zo verstuurd worden naar alle aanwezigen. Met behulp van Notulen Software kan jij dit ook en effectief notuleren!
Werk de notulen direct uit
Onderzoek wijst uit dat je na 24 uur nog 90% weet van wat er tijdens de vergadering is besproken. Na 48 uur is dat nog maar 70%. Het is dus belangrijk dat je meteen na de vergadering aan de slag gaat met het uitwerken van de notulen.
Heb jij hulp nodig om effectief te notuleren? Aarzel niet en contacteer ons!
