Effectief vergaderen, natuurlijk wil je het graag, maar zo worden vergaderingen helaas zelden tot nooit zo ervaren. In de moderne werkomgeving zijn vergaderingen een noodzakelijk kwaad. Het is gemakkelijk te zien waarom: de gemiddelde werknemer spendeert bijna 50 uur per maand aan onproductieve vergaderingen. Uit onderzoek blijkt dat één op de drie werknemers een hekel heeft aan vergaderplanners en liever thuisblijft dan weer zo’n vervelende bijeenkomst bij te wonen. Voor veel werknemers zijn vergaderingen een vervelende verplichting of een onnodige afleiding van het werk dat ze echt willen doen. Maar als een bedrijf efficiënt wil werken en zijn doelen wil bereiken, heeft het effectieve vergaderingen nodig – niet per se veel, maar wel productieve. Een goede vergadering kan je tijd besparen, geeft alle betrokkenen de kans om ideeën en strategieën aan te dragen, en geeft iedereen een geïnformeerd en energiek gevoel over de volgende stappen. Hier zijn 8 tips voor effectievere vergaderingen.
Duidelijke agenda en actiepunten
Voordat je mensen uitnodigt voor een vergadering, moet je duidelijk zijn over de agenda en het doel van de vergadering. Voordat je de agenda opstelt, vraag je jezelf af: Waarom houden we deze vergadering? Wat willen we bereiken? Hoeveel mensen moeten bij de vergadering aanwezig zijn? Wat moeten ze weten als ze aanwezig zijn? Hoeveel tijd zal de vergadering in beslag nemen? Je moet ook verwachtingen scheppen voor het einde van de vergadering door af te spreken wat de volgende stappen zijn na de vergadering. Dit zal de vergadering effectiever en efficiënter maken omdat iedereen weet wat er van hem wordt verwacht.
Nodig niet te veel mensen uit
Als je te veel mensen uitnodigt voor de vergadering, zal deze niet productief zijn, storend werken en een grote kans hebben om te mislukken. Probeer niet meer dan 10 mensen uit te nodigen voor een bepaalde vergadering. Dit zal ervoor zorgen dat de vergadering productief is en dat iedereen in de vergadering de kans krijgt om bij te dragen en zich betrokken te voelen. Als je mensen hebt uitgenodigd voor de vergadering, wees dan duidelijk over wie er wel en wie er niet bij moet zijn. Dit voorkomt verstoring, extra lawaai en onproductieve onderbrekingen tijdens de vergadering.
Maak aantekeningen en volg ze onmiddellijk op
Aantekeningen maken tijdens een vergadering helpt niet alleen om op te letten, het helpt ook om de vergadering vlotter te laten verlopen. En terwijl je aantekeningen maakt, kun je ook nadenken over hoe je op een zinvolle manier kunt bijdragen aan de vergadering. Ga na de vergadering terug naar jouw notities en vat samen wat er tijdens de vergadering werd besproken. Onderneem actie op de punten van de vergadering en stuur meteen follow-up e-mails. Als je bedrijf een platform voor gedeelde notities heeft, bijvoorbeeld Notulen Software, gebruik dat dan om notities te maken. Als je deel uitmaakt van een virtueel team, kun je overwegen een samenwerkingsprogramma voor vergaderingen te gebruiken dat je helpt aantekeningen te maken, met je teamleden te communiceren en de voortgang van jullie vergaderactiviteiten in realtime bij te houden. Denk hierbij aan videobel tools als Zoom en Google Meet, maar ook een vergadertool als Notulen Software kan hierbij helpen.
Houd kortere vergaderingen
Vergaderingen die langer dan een uur duren, zijn vaak niet effectief. Zodra een vergadering de 60 minuten overschrijdt, verliest deze aan focus en effectiviteit. Als je een vergadering hebt die langer dan 60 minuten duurt, verdeel die dan in afzonderlijke, kortere vergaderingen. Als je bijvoorbeeld een verkoopvergadering heeft die 90 minuten duurt en een productvergadering die 30 minuten duurt, plan de verkoopvergadering dan vroeg op de dag en de productvergadering in de middag. Zo heeft iedereen tussen de vergaderingen door tijd om uit te rusten en zich voor te bereiden op de volgende vergadering.
Maak de uitnodiging voor de vergadering aanpasbaar
Als je verantwoordelijk bent voor het plannen van een vergadering, gebruik dan een tool waarmee je volledige vergaderagenda’s kunt toesturen. Denk hierbij aan de agenda, aanvullende documenten en openstaande acties. Als je bijvoorbeeld een groep mensen wilt uitnodigen voor een vergadering, stuur je een e-mailuitnodiging met een aangepaste vergaderuitnodiging zoals: “We houden op 12 december om 14.00 uur een teamvergadering om onze strategie voor 2022 te bespreken. Neem deel aan Zoom Meeting op zoom.us/join/TA4321.”
Stel een workflow in voor feedback over de vergadering
Als je vergaderingen faciliteert, zorg er dan voor dat je feedback verzamelt van je teamleden. Dit zal je helpen te begrijpen wat jouw teamleden van de vergadering vonden. Vonden ze de vergaderagenda goed? Vonden ze de vergaderlocatie leuk? Wat vonden ze van de vergaderplatforms? Vonden ze de opvolging van de vergadering goed? Vonden ze de facilitator van de vergadering goed? Zodra je de feedback over de vergadering hebt verzameld, kun je deze gebruiken om jouw manier van vergaderen te verbeteren. Bijvoorbeeld, als de meeste van je teamleden zeiden dat de vergaderlocatie niet comfortabel was, kun je de volgende keer beter een andere vergaderlocatie zoeken. Vergeet niet dat je jouw manier van vergaderen altijd kunt verbeteren.
Wissel vergaderplatforms af
Als je regelmatig online vergadert, probeer dan de vergaderplatforms af te wisselen en gebruik verschillende vergadertools en apps. Dit zal jouw teamleden helpen het gevoel te krijgen dat ze verschillende vergaderingen bijwonen. Enkele voorbeelden: organiseer om de week een Zoom-vergadering en om de week een Microsoft Teams vergadering.
Vergeet niet waarom je de vergadering in de eerste plaats houdt
Voor je een vergadering organiseert, denk eraan waarom je de vergadering in de eerste plaats organiseert. Is de vergadering bedoeld om mensen te informeren, te inspireren of te motiveren? Is de vergadering bedoeld om verbindingen en relaties te creëren? Of is de vergadering bedoeld om een probleem op te lossen? Houd alleen vergaderingen die een doel hebben. Als vergaderingen een onproductief onderdeel van je werkleven zijn geworden, is het misschien tijd om opnieuw te evalueren hoe je ze plant en leidt. Hopelijk helpen deze tips jou om effectievere vergaderingen te organiseren, waarbij de kans groter is dat de doelen worden bereikt.
