Het onderstaande artikel is een vertaling en samenvatting van een artikel op entrepreneur.com. Uiteraard gaat alle lof voor het inhoudelijke deel uit naar hen.
Meetings zijn de backbone van vrijwel ieder bedrijf. Er worden belangrijke besluiten genomen, nieuwe ideeën ontstaan en acties worden toegewezen. Helaas worden vergaderingen binnen veel bedrijven ervaren als omslachtig, frustrerend en niet zinvol. Dit is het gevolg van een alles behalve optimaal vergaderproces.
In dit blog nemen we 5 methoden onder de loep die zijn toegepast door ‘s werelds meest succesvolle bedrijven om een efficiënt en waardevol vergaderproces te realiseren.
1. Tesla en Space X: betere voorbereiding
Elon Musk, de bekende en zeer succesvolle ondernemer achter Tesla en Space X, is extreem streng naar zijn medewerkers als het aankomt op de voorbereiding van meetings. Het niet goed voorbereid bij meetings verschijnen wordt bij deze bedrijven niet geaccepteerd. Klinkt wellicht logisch, maar binnen de meeste organisaties is het helaas niet ongebruikelijk dat een deel van de deelnemers totaal onvoorbereid aanwezig is bij een vergadering.
2. Amazon en Apple: Kleinere vergaderteams
Jeff Bezos, CEO van Amazon, hanteert de regel dat het aantal deelnemers van een vergadering altijd dusdanig klein moet zijn dat iedere deelnemer een wezenlijke bijdrage kan leveren aan de meeting. Deze mening wordt gedeeld door Steve Jobs (CEO Apple). Ook deze lijkt wellicht logisch, maar geef toe: het is herkenbaar dat er 20 mensen aanwezig zijn bij een vergadering, maar er eigenlijk met slechts 5 mensen overlegd wordt.
3. Apple en Facebook: zeer strikte of juist relaxte agenda’s
Steve Jobs (CEO Apple) houdt er een hele andere manier van meeten op na als Sheryl Sandberg (COO Facebook). Jobs heeft altijd erg relaxte meetings met zijn medewerkers. Er wordt gechit-chatted en er ontstaat een ‘free flow’ met updates. Sandberg daarentegen werkt met een zeer strakke lijst met agendapunten. Aan ieder agendapunt wordt bovendien een tijd gekoppeld. De methode van Jobs geeft wat meer ruimte voor creatieve ideeën. De methode van Sandberg is daarentegen een garantie voor efficiëntie en resultaatgerichtheid.
4. Microsoft en Yahoo: heel lang of juist heel kort meeten
Ook Satya Nadella (CEO Microsoft) en Marissa Mayer (CEO Yahoo) meeten op een totaal andere wijze. Nadella wilt iedereen op één lijn houden, daarom wordt er vaak wel 4 uur vergaderd. Mayer daarentegen heeft iedere week ongeveer 70 korte meetings van 5 tot 10 minuten. Over het algemeen zien we de lange meetings vaker terug bij corporates en het ‘kort en vaak’ meeten bij innovatieve startups.
5. Google: Aanwijzen van een besluitnemer
Larry Page, CEO van Google, heeft zich in 2011 gefocust op het zorgen voor efficiëntere meetings bij Google. Een van zijn belangrijkste veranderingen was het toewijzen van een ‘besluitnemer’ aan iedere meeting. Deze persoon is tijdens de meeting verantwoordelijk voor het bereiken van een conclusie. Deze persoon is ook verantwoordelijk voor het uitstippelen van de route naar een besluit. Op deze manier garandeert Google dat een meeting altijd een uitkomst heeft.
