Efficiënt vergaderen is de sleutel tot tijdswinst en bespaarde kosten. Binnen bedrijven en organisaties wordt veel vergaderd, maar vergaderingen zijn lang niet altijd nuttig en zeker niet altijd efficiënt. Veel werknemers ervaren vergaderingen als tijdverspilling en dat kan een negatieve invloed hebben op de prestaties van werknemers. De bedrijfsoplossing Notulen Software maakt vergaderen weer leuk, makkelijk en vooral efficiënt. Hoe we dat doen lees je in deze blog!

“Uit onderzoek blijkt dat werknemers gemiddeld 6 uur per week kwijt zijn aan vergaderingen en bij managers kan dit oplopen tot wel 23 uur per week” ¹

Cijfers

Directieleden en managers vergaderen gemiddeld 8,5 tot 9,5 uur per week. Bij een enkeling kan dit zelfs oplopen tot wel 23 uur per week. Voor een gemiddelde werknemer zit het aantal vergaderuren op +/- 6 uur per week².

Kosten

Vergaderen kost onze economie jaarlijks, naar schatting, zo’n 20 tot 25 miljard euro². Het is dus belangrijk dat er een zo hoog mogelijk rendement wordt gehaald uit vergaderingen. Dit kan betekenen dat je minder mensen laat aansluiten bij vergaderingen, of dat je een stramien hanteert waarmee het vergaderproces wordt bevorderd. Onze toverwoorden om zo veel mogelijk uit vergaderingen te halen zijn structuur en efficiëntie. Een voorbeeld van een vaak inefficiënt proces, is het terugzoeken van informatie uit voorgaande vergaderingen.

“Het terugzoeken van informatie, bijvoorbeeld over het marketing budget in 2017 en 2018, was voor ons erg tijdrovend. Dit komt omdat notulen werden opgeslagen in eindeloos lange documenten. De zoekfuncties van mijn computer of van cloud oplossingen zoals MS Teams en Google Drive helpen niet bij het filteren van informatie uit al die documenten. Gelukkig kan met NotulenSoftware.nl een splitsing gemaakt worden tussen belangrijke informatie (actiepunten en beslissingen) en de context van deze informatie (notulen). Op deze manier weten wij veel sneller informatie uit voorgaande vergaderingen terug te zoeken” – Daan Schoofs

Efficient vergaderen in 3 stappen

Om efficiënter en gestructureerder te vergaderen doen wij enkele aanbevelingen, zodat jij in drie stappen efficiënter kunt gaan vergaderen.

1. Voorbereiding

  • Kies een vaste structuur voor jouw vergaderingen. Dit kan door middel van vergadertemplates waarin jouw agendapunten vast staan. Je kunt altijd incidenteel een extra agendapunt toevoegen aan een enkele vergadering, maar zorg dat het fundament vaststaat.
  • Zorg ervoor dat alle aanwezigen de agenda ontvangen en de mogelijkheid hebben om onderwerpen toe te voegen.
  • Nodig alleen de juiste mensen uit. Hiervoor moet jij het doel van de vergadering helder hebben en weten wie welke expertise naar de tafel kan brengen. Extra mensen zorg al snel voor inefficiëntie en onnodige rompslomp.

2. Notuleren

  • Waarborg structuur en het doel van de vergadering. De voorzitter moet waarborgen dat er structuur wordt behouden in een vergadering en dat het doel van de vergadering altijd in zicht blijft. Zorg dat er niet te veel van de vooraf bepaalde agendapunten wordt afgeweken.
  • Kap mensen af die alleen klagen of enkel problemen communiceren. Kritiek uiten is nooit verkeerd, maar klagen zorgt voor negatieve gevoelens en problemen communiceren zonder oplossing heeft ook weinig nut. Vermijd dit en jouw vergaderingen worden korter en efficiënter.

3. Afwikkeling:

  • Zorg voor duidelijkheid in de vervolgacties. Dit kun je doen door op een aparte lijst bij te houden welke actiepunten er zijn toegewezen. Het is niet handig om deze te verwerken in de notulen want dan zou iemand alle notulen moeten scannen of lezen.
  • Vraag om feedback. In het vervolg nog efficiënter vergaderen? Vraag de aanwezigen na afloop om feedback, wellicht levert dit interessante inzichten op.

Voordelen van Notulen Software

Bronnen

¹https://zakelijk.infonu.nl/management/192039-efficient-vergaderen-op-basis-van-wetenschappelijk-onderzoek.html

²https://www.vergaderwijzer.nl/wp-content/uploads/2011/02/volkskrant.pdf

Joseph E. Mroz., Joseph A. Allen., Dana C. Verhoeven., & Marissa L. Shuffler (2018). Do We Really Need Another Meeting? The Science of Workplace Meetings – Current Directions in Psychological Science

http://sciencebriefss.com/in-depth/the-secrets-behind-better-workplace-meetings-according-to-science

Ontvang 7 tips om minder, korter en beter te vergaderen

In ons nieuwe Ebook geven we jou de handvaten om jouw meeting proces productief te maken.

  • Tot wel 25% korter vergaderen

  • Structureer jouw vergaderproces en voorkom inefficiënties

  • Analyse en observaties van 1200+ organisaties

  • Praktische tips en tricks voor jouw vergaderingen

Download gratis
Ebook Notulen Software Ebook Notulen Software
ETZ Tilburg - Notulen Software
Haaglanden Medisch Centrum - Notulen Software
Hoornbeeck College - Notulen Software
Huis en hypotheek logo
Binnenstad management Tilburg - Notulen Software
Partij van de Arbeid - Notulen Software
Vue Cinemas - Notulen Software
JCI Hart van Brabant - Notulen Software
Fyzio Totaal - Notulen Software
Van Ham tenten tenten en podia - Notulen Software
Impres Online Impact - Notulen Software
Prise D'eau Golf Tilburg - Notulen Software
Relined Fiber Network - Notulen Software
PvdA Heerenveen - Notulen Software

Effectieve vergaderingen

Heeft jouw team ook vaak langdradige vergaderingen waarin geen echte besluiten worden genomen? Zorg voor effectieve en bruikbare vergaderingen met een goede voorbereiding, overzichtelijke notulen en concrete actiepunten en beslissingen. Stimuleer jouw team om effectief te vergaderen met Notulen Software.

Meer tijd voor werkzaamheden

Met Notulen Software worden vergaderingen moeiteloos 33% korter. Dat betekent een besparing tot 3 uur per medewerker per week. Daarnaast heb je door effectief te vergaderen minder vergaderingen nodig. Zo krijg je kostbare tijd terug om je te concentreren op wat echt belangrijk is: jouw werkzaamheden.

Zet vandaag nog de eerste stap naar een gestroomlijnd vergaderproces.

Gratis aanmelden
  • 30 dagen gratis
  • Geen creditcard nodig
  • Volledig AVG proof