Efficiënt vergaderen is de sleutel tot tijdswinst en bespaarde kosten. Binnen bedrijven en organisaties wordt veel vergaderd, maar vergaderingen zijn lang niet altijd nuttig en zeker niet altijd efficiënt. Veel werknemers ervaren vergaderingen als tijdverspilling en dat kan een negatieve invloed hebben op de prestaties van werknemers. De bedrijfsoplossing Notulen Software maakt vergaderen weer leuk, makkelijk en vooral efficiënt. Hoe we dat doen lees je in deze blog!
“Uit onderzoek blijkt dat werknemers gemiddeld 6 uur per week kwijt zijn aan vergaderingen en bij managers kan dit oplopen tot wel 23 uur per week” ¹
Cijfers
Directieleden en managers vergaderen gemiddeld 8,5 tot 9,5 uur per week. Bij een enkeling kan dit zelfs oplopen tot wel 23 uur per week. Voor een gemiddelde werknemer zit het aantal vergaderuren op +/- 6 uur per week².
Kosten
Vergaderen kost onze economie jaarlijks, naar schatting, zo’n 20 tot 25 miljard euro². Het is dus belangrijk dat er een zo hoog mogelijk rendement wordt gehaald uit vergaderingen. Dit kan betekenen dat je minder mensen laat aansluiten bij vergaderingen, of dat je een stramien hanteert waarmee het vergaderproces wordt bevorderd. Onze toverwoorden om zo veel mogelijk uit vergaderingen te halen zijn structuur en efficiëntie. Een voorbeeld van een vaak inefficiënt proces, is het terugzoeken van informatie uit voorgaande vergaderingen.
“Het terugzoeken van informatie, bijvoorbeeld over het marketing budget in 2017 en 2018, was voor ons erg tijdrovend. Dit komt omdat notulen werden opgeslagen in eindeloos lange documenten. De zoekfuncties van mijn computer of van cloud oplossingen zoals MS Teams en Google Drive helpen niet bij het filteren van informatie uit al die documenten. Gelukkig kan met NotulenSoftware.nl een splitsing gemaakt worden tussen belangrijke informatie (actiepunten en beslissingen) en de context van deze informatie (notulen). Op deze manier weten wij veel sneller informatie uit voorgaande vergaderingen terug te zoeken” – Daan Schoofs
Efficient vergaderen in 3 stappen
Om efficiënter en gestructureerder te vergaderen doen wij enkele aanbevelingen, zodat jij in drie stappen efficiënter kunt gaan vergaderen.
1. Voorbereiding
- Kies een vaste structuur voor jouw vergaderingen. Dit kan door middel van vergadertemplates waarin jouw agendapunten vast staan. Je kunt altijd incidenteel een extra agendapunt toevoegen aan een enkele vergadering, maar zorg dat het fundament vaststaat.
- Zorg ervoor dat alle aanwezigen de agenda ontvangen en de mogelijkheid hebben om onderwerpen toe te voegen.
- Nodig alleen de juiste mensen uit. Hiervoor moet jij het doel van de vergadering helder hebben en weten wie welke expertise naar de tafel kan brengen. Extra mensen zorg al snel voor inefficiëntie en onnodige rompslomp.
2. Notuleren
- Waarborg structuur en het doel van de vergadering. De voorzitter moet waarborgen dat er structuur wordt behouden in een vergadering en dat het doel van de vergadering altijd in zicht blijft. Zorg dat er niet te veel van de vooraf bepaalde agendapunten wordt afgeweken.
- Kap mensen af die alleen klagen of enkel problemen communiceren. Kritiek uiten is nooit verkeerd, maar klagen zorgt voor negatieve gevoelens en problemen communiceren zonder oplossing heeft ook weinig nut. Vermijd dit en jouw vergaderingen worden korter en efficiënter.
3. Afwikkeling:
- Zorg voor duidelijkheid in de vervolgacties. Dit kun je doen door op een aparte lijst bij te houden welke actiepunten er zijn toegewezen. Het is niet handig om deze te verwerken in de notulen want dan zou iemand alle notulen moeten scannen of lezen.
- Vraag om feedback. In het vervolg nog efficiënter vergaderen? Vraag de aanwezigen na afloop om feedback, wellicht levert dit interessante inzichten op.
Voordelen van Notulen Software
- Snel nieuwe vergaderingen inplannen op basis van vergadertemplates met vaste bespreekpunten.
- Razendsnel informatie terugvinden in oude notulen door het gebruik van de zoekfunctie.
- Overzicht in actiepunten en beslissingen.
- Meer weten over de voordelen van Notulen Software? Klik hier!
Bronnen
¹https://zakelijk.infonu.nl/management/192039-efficient-vergaderen-op-basis-van-wetenschappelijk-onderzoek.html
²https://www.vergaderwijzer.nl/wp-content/uploads/2011/02/volkskrant.pdf
Joseph E. Mroz., Joseph A. Allen., Dana C. Verhoeven., & Marissa L. Shuffler (2018). Do We Really Need Another Meeting? The Science of Workplace Meetings – Current Directions in Psychological Science
http://sciencebriefss.com/in-depth/the-secrets-behind-better-workplace-meetings-according-to-science
