Leren notuleren is belangrijk. Notuleren kan een van de moeilijkste taken zijn voor iemand die nieuw is in het proces van bestuursvergaderingen. Het kan ook een ongemakkelijke situatie opleveren voor iedereen die ze tijdens een vergadering moet notuleren. De notulen worden meestal gemaakt door iemand van het administratief personeel. Het doel van notuleren is om nuttige informatie van elke vergadering vast te leggen en zo te documenteren dat iedereen die bij de organisatie betrokken is gemakkelijk kan nalezen wat er is gebeurd, wanneer het is gebeurd en waarom het is gebeurd. Notuleren helpt iedereen op koers te houden, bespaart later tijd en voorkomt dat mensen tijdens de volgende vergadering dezelfde punten weer aan de orde stellen. Dit zijn enkele tips om te leren hoe je goede notulen maakt en voorbeelden van slechte notulen.
Blijf typen. Niet stoppen om na te denken
Notuleren is niet zoals een toets maken. Je hoeft niet te stoppen en proberen te herinneren wat er gebeurd is. Je hebt jouw aantekeningen voor je en kunt gewoon teruggaan naar wat je al hebt opgeschreven. Als je stopt om te proberen je te herinneren wat mensen hebben gezegd, kun je je plaats in de notities volledig kwijtraken en de belangrijke punten helemaal missen. Er zijn natuurlijk situaties waarin je moet stoppen met typen en vragen moet stellen. Als je ergens niet zeker van bent, is het beter te stoppen en te vragen dan een fout te maken in de notulen en die later te moeten corrigeren. Stel alle vragen die beantwoord moeten worden terwijl ze nog vers in het geheugen liggen. Denk er echter aan dat je niet elk woord hoeft op te schrijven dat iedereen zegt.
Neem alles op
De reden om alles wat gezegd wordt in een vergadering te noteren is om de notulen te kunnen nalezen en precies te weten te komen wat de beslissing was op het moment dat de beslissing genomen werd. Als je de notulen probeert te bewerken op het moment van de vergadering, raak je op een zijspoor en verlies je uit het oog wat je probeerde vast te leggen. Tegelijkertijd moet je echter accuraat zijn. Als mensen iets zeggen dat onjuist is, hetzij in feite, hetzij in de procedure, moet je daar nota van nemen. Als je de correctie in de notulen kunt opnemen op hetzelfde moment dat je de oorspronkelijke fout noteert, zal het veel gemakkelijker zijn om in de toekomst naar de correctie te verwijzen.
Probeer de essentie van wat er gezegd wordt vast te leggen, niet alleen de woorden
Het is belangrijk om alles op te nemen, maar het is ook belangrijk om de essentie te vatten van wat mensen zeggen. Als je aantekeningen maakt en je komt een zin tegen die je belangrijk vindt, maar die niet direct deel uitmaakt van de discussie, zet dan een haakje in jouw aantekeningen. Ga dan terug naar het begin van de zin en noteer de zin en het haakje. Aan het eind van de vergadering kun je teruggaan naar die zinnen en beslissen of ze in de notulen moeten worden opgenomen. Als je een term tegenkomt waarmee je niet vertrouwd bent, is het altijd beter te vragen wat die betekent. Dit zijn notities om je te helpen belangrijke punten te onthouden, maar het is beter om om verduidelijking te vragen dan om verkeerd te begrijpen wat er is gezegd of gedaan.
Schrijf in de tegenwoordige tijd en gebruik korte zinnen
Om te leren notuleren is het belangrijk dat je leert om goed leesbare notulen te schrijven. Notulen worden niet in de verleden tijd geschreven. Ze worden geschreven in de tegenwoordige tijd. Je schrijft geen geschiedenis van wat er is gebeurd; je schrijft een verslag van wat er gebeurt. De verleden tijd wordt echter wel gebruikt in notulen wanneer de gebeurtenissen worden opgetekend die tot de huidige situatie hebben geleid. Je moet de verleden tijd gebruiken wanneer je zaken optekent als de verkiezing van functionarissen of de goedkeuring van een grondwet. De tegenwoordige tijd wordt gebruikt omdat je wilt dat de lezer het gevoel heeft dat hij of zij zelf bij de vergadering aanwezig is. Als je de verleden tijd gebruikt, zal de lezer het gevoel hebben dat hij iets leest dat in het verleden is gebeurd.
Vat samen wat er is besloten en wanneer het zal worden gedaan
Wanneer je op het punt in de vergadering komt dat er beslissingen worden genomen, moet je er zeker van zijn dat je noteert welke beslissingen er worden genomen. Als je met de hand schrijft, kun je een andere kleur inkt gebruiken. Als je een computer gebruikt, maak dan het besluit vet en onderstreep de persoon die het besluit heeft genomen. Wanneer je een samenvatting geeft van de beslissingen die worden genomen, vermeld dan ook het tijdstip waarop de beslissing zal worden uitgevoerd. Dit voorkomt dat mensen beloften doen die niet worden nagekomen en dat ze vergeten wat ze moeten doen.
Sluit af met een laatste zin die de vergadering en de genomen beslissingen samenvat
Je moet ervoor zorgen dat je de notulen afsluit met een slotzin. Deze slotzin moet de vergadering samenvatten en aangeven wat er is besloten. Het kan mensen er ook aan herinneren wat er is besloten en wanneer het zal worden gedaan. Als je de notulen met de hand hebt gemaakt, moet je ze misschien aan het eind van de vergadering uittypen. Als je notulen op de computer hebt gemaakt, kun je ze afdrukken en op de gedrukte pagina eventuele correcties aanbrengen. Maak je nu nog geen zorgen over de opmaak. Je kunt later nog wijzigingen aanbrengen.
