Weinig mensen vinden vergaderen leuk, maar toch besteden we veel van onze werktijd aan vergaderen. Vergaderen wordt vaak vergeleken met iets wat saai/slaapverwekkend is en lang duurt. Wat maakt vergaderen zo vervelend en wat kan je hieraan doen? In dit blog zullen wij veel voorkomende ergernissen van vergaderen bespreken en hoe je vergaderen weer leuk kan maken.

Veel mensen die wij spreken, waaronder veel virtual assistants, vinden vergaderingen te lang duren, worden er geen tot weinig beslissingen genomen en wordt er vaak afgeweken van de agendapunten. Dit zijn ergernissen die vaak worden genoemd wanneer je het hebt over vergaderen. Hoe maak je vergaderen dan leuk? Door vergader ergernissen op te lossen, wordt vergaderen al een stuk leuker!

Houd het kort

De grootste ergernis die mensen hebben is toch wel dat vergaderingen te lang duren. Dit kan je wegnemen door een goede agenda op te stellen en hier je ook aan te houden. Wijkt iemand van een agendapunt af? Spreek hem of haar hier dan op aan en bespreek het punt aan het einde van de vergadering of aan het begin van de volgende vergadering. Daarnaast is het belangrijk dat iedereen het kort houd. Doe dit door alleen de kern over te brengen aan de andere deelnemers, zo voorkom je dat je te veel erom heen gaat vertellen.

Stel een doel vast

Er worden vaak geen knopen doorgehakt, terwijl je dit juist met vergaderen wilt bereiken. Zorg dat je per agendapunt een doel vaststelt die je wilt bereiken, zo zorg je ervoor dat het gewenste resultaat ook echt gehaald wordt. Daarnaast kan je ook een tijd hanteren per agendapunt zodat je niet te lang blijft hangen bij één punt. Wanneer een agendapunt echt niet meer aan bod kan komen wegens tijdsgebrek, verschuif dit onderwerp dan naar de volgende meeting.

Vergader staand

Zoals wij in andere artikelen ook al hebben genoemd, kan je staand vergaderen. Hiermee stimuleer je deelnemers om sneller tot de kern te komen. Ook blijft iedereen actiever en duurt de vergadering korter.

Gebruik visuele beelden

Door het gebruik van visuele beelden kun je deelnemers hun aandacht trekken en zorgen dat ze het beter onthouden. Je kan afbeeldingen gebruiken, maar bijvoorbeeld ook tekenen op een whiteboard. Dit haalt het creatieve naar boven en kan ook zorgen dat het verhaal duidelijker wordt voor iedereen.

Leuk vergaderen samengevat

Zorg er dus voor dat je ergernissen waarvan je weet dat jij of de deelnemers ze ervaren op voorhand weggenomen worden. Ook is een goede tip om een vergadering positief te beginnen, dit heeft namelijk invloed op de hele vergadering. Hierdoor is de sfeer ook heel anders tijdens een vergadering, dan wanneer deelnemers alleen maar aan het klagen zijn.

Wanneer je vergader ergernissen weg zult nemen, zal je ook merken dat de deelnemers zich beter kunnen focussen en meer betrokken zullen zijn.

Wij willen graag vergaderen voor iedereen zo leuk mogelijk maken. Daarom schrijven wij vaak blogs over hoe je dat het beste kan doen en geven we je veel tips & tricks. Lees hier meer om een echte vergaderbaas te worden.

Maak het jezelf makkelijk!

Gebruik slimme vergadersoftware

Ontvang 7 tips om minder, korter en beter te vergaderen

In ons nieuwe Ebook geven we jou de handvaten om jouw meeting proces productief te maken.

  • Tot wel 25% korter vergaderen

  • Structureer jouw vergaderproces en voorkom inefficiënties

  • Analyse en observaties van 1200+ organisaties

  • Praktische tips en tricks voor jouw vergaderingen

Download gratis
Ebook Notulen Software Ebook Notulen Software
ETZ Tilburg - Notulen Software
Haaglanden Medisch Centrum - Notulen Software
Hoornbeeck College - Notulen Software
Huis en hypotheek logo
Binnenstad management Tilburg - Notulen Software
Partij van de Arbeid - Notulen Software
Vue Cinemas - Notulen Software
JCI Hart van Brabant - Notulen Software
Fyzio Totaal - Notulen Software
Van Ham tenten tenten en podia - Notulen Software
Impres Online Impact - Notulen Software
Prise D'eau Golf Tilburg - Notulen Software
Relined Fiber Network - Notulen Software
PvdA Heerenveen - Notulen Software

Effectieve vergaderingen

Heeft jouw team ook vaak langdradige vergaderingen waarin geen echte besluiten worden genomen? Zorg voor effectieve en bruikbare vergaderingen met een goede voorbereiding, overzichtelijke notulen en concrete actiepunten en beslissingen. Stimuleer jouw team om effectief te vergaderen met Notulen Software.

Meer tijd voor werkzaamheden

Met Notulen Software worden vergaderingen moeiteloos 33% korter. Dat betekent een besparing tot 3 uur per medewerker per week. Daarnaast heb je door effectief te vergaderen minder vergaderingen nodig. Zo krijg je kostbare tijd terug om je te concentreren op wat echt belangrijk is: jouw werkzaamheden.

Zet vandaag nog de eerste stap naar een gestroomlijnd vergaderproces.

Gratis aanmelden
  • 30 dagen gratis
  • Geen creditcard nodig
  • Volledig AVG proof