Meeting notes schrijven: het lijkt misschien makkelijk. Toch is het efficiënt maken van goede meeting notes lastiger dan het wellicht lijkt. Wanneer het vastleggen van informatie tijdens een meeting niet goed gebeurt, verwaarloost het resultaat van de gehele meeting. Kortom: slechte meeting notes kunnen de kwaliteit van een gehele vergadering verpesten. In dit blog nemen we door hoe de notulist het beste te werk kan gaan om succesvol meeting notes te schrijven.
Een goede voorbereiding is het halve werk
Om goede notulen te maken is een goede voorbereiding ontzettend belangrijk. Als notulist dien je boven de ‘stof’ te staan waar over gesproken gaat worden. Dit maakt het maken van notes een stuk makkelijker, zeker als het tempo in de meeting hoog ligt. Zorg dus dat je bekend bent met: de agenda, vooraf gedeelde notities en eventueel additionele documenten.
Start met het fundament
Bij de start van de meeting is het belangrijk dat er een aantal zaken zijn vastgelegd in de notes: naam/type van de vergadering, tijd en datum, genodigden, aanwezigen en de verwachte duur.
Of je nu werkt met Word, papier of een vergadertool: zorg ervoor dat je gemakkelijk kunt starten met informatie vastleggen. Zorg dat onder ieder agendapunt genoeg ruimte is voor notities. Ook heeft ieder agendapunt een aparte plek nodig voor acties en besluiten. Zo zorg je ervoor dat de belangrijkste informatie wordt gescheiden van de context.
Het maken van meeting notes
Vervolgens gaat de meeting van start. Het is aan jouw als notulist om ervoor te zorgen dat de deelnemers zich goed aan de agenda houden. Niet alleen zodat jouw werk als notulist makkelijker is, maar ook zodat de structuur van de meeting wordt gewaarborgd. Ben jij als notulist niet de voorzitter van de meeting? Zorg ervoor dat je naast de voorzitter zit. Zo kun je hem of haar gemakkelijk aanspreken wanneer de structuur volgens jou verdwijnt.
Tijdens het maken van meeting notes is het belangrijk om te beseffen dat niet alles wordt vastgelegd. Uit angst om iets belangrijks te missen, zijn er veel notulisten die alles vastleggen in de meeting notes. Dit kun je tackelen door te werken met een voice recorder. Wanneer je opnames hebt van de meeting, kun je na afloop altijd terugluisteren. Tijdens de meeting iets niet genotuleerd wat wel belangrijk bleek te zijn? Geen probleem! Na afloop van de meeting kun je het alsnog vastleggen.
Zorg dat er in de meeting notes altijd duidelijk is wie wat heeft gezegd. Dit kan door te werken met initialen. Houd hierbij altijd in je hoofd: ben zo uitgebreid als noodzakelijk, maar zo beknopt als mogelijk.
Acties en besluiten vastleggen
Het belangrijkste tijdens het maken van meeting notes is misschien wel het vastleggen van acties en besluiten. Acties en besluiten zijn het fundament van de workflow binnen jouw organisatie. Wanneer deze niet goed zijn vastgelegd, of ergens verstopt staan tussen de notulen, is de kans groot dat er niet doorgepakt wordt. Een heldere actie- en besluitenlijst zorgt er bovendien voor dat iedereen na afloop van de meeting in no-time kan zien wat de meeting heeft opgeleverd.
Werk met meeting management software
Om het gehele vergaderproces in goede banen te leiden: voorbereiding, het maken van meeting notes, actie- en besluitenlijsten, afwikkeling en opvolging, is het zeer aan te bevelen om met meeting management software te werken. Een voorbeeld hiervan is Notulen Software. De tool is uitermate geschikt voor het efficiënt maken van goede meeting notes. Meer weten over Notulen Software? Klik hier!
