Microsoft heeft laatst een artikel met tips & tricks gedeeld die je kunnen helpen om het meeste uit Teams meetings met een groot publiek te halen. In deze blog geven we een samenvatting van dit artikel. 

Grote meetings met Microsoft Teams

Naarmate de algemene trend van hybride werken en werken op afstand doorzet, wordt het steeds belangrijker om efficiënt en effectief te vergaderen. Veel telefoontjes, vergaderingen en webinars worden gehouden met Teams; een tool van Microsoft die maandelijks door meer dan 270 miljoen mensen wordt gebruikt. Microsoft Teams ondersteunt momenteel de mogelijkheid om meetings met 1000 personen te houden, waarbij iedereen de chat-, audio- en videofuncties kan gebruiken. Wanneer je meetings voor een groter publiek gaat houden, is het belangrijk om de juiste stappen te ondernemen die de meeting effectiever maken. Om een succesvol event te runnen, raadt Microsoft aan om onderstaande werkwijze te volgen. 

  • Voor een soepele meeting dienen event organisators van tevoren presentatoren aan te wijzen voor het event. Dit zorgt voor de georganiseerde structuur van presentator en deelnemer rollen. 
  • Kies een co-organisator via ‘meeting options’. 
  • Configureer voorafgaand aan de meeting de video- en microfooninstellingen om de ervaring van deelnemers te controleren
    • Zet de microfoons van deelnemers op mute om verstoring te voorkomen. Wanneer iemand iets wil zeggen tijdens de meeting, kan diegene zijn hand opsteken om vervolgens de microfoon even aan te zetten. 
    • Zet de camera van deelnemers uit om visuele afleiding te voorkomen. Tijdens een geschikt moment in de meeting, kan gebruik van de camera toegestaan worden voor alle deelnemers of specifieke personen. 
  • Meeting applicaties zoals polls en Q&A worden aangeraden.
  • Voor event organisators en -presentatoren worden de volgende punten aanbevolen om voor een optimale ervaring te zorgen:
    • Om de geschiktheid van het netwerk te checken, kun je een aantal dagen vóór het event en de dag van het event een Microsoft 365 netwerkconnectiviteit test uitvoeren.
    • Wanneer je presenteert vanaf thuis, controleer dan of andere programma’s niet op de achtergrond draaien. 
    • Presenteer met een vaste kabelverbinding voor betrouwbare audio, video en screen sharing. 
    • Verzeker dat deelnemers de nieuwste versie van de Teams app op hun desktop of mobiele device hebben. 
    • Gebruik je een laptop? Check dan de kwaliteit van de netwerkverbinding en het batterijniveau.
  • Plan een testronde in voorafgaand aan het event om eventuele problemen met je device, licht of netwerk te ontdekken. Een testronde zorgt er bovendien voor dat organisators en presentatoren bekend zijn met de features die ze gaan gebruiken.
    • Als er problemen zijn ondervonden, plan dan extra testrondes in om er zeker van te zijn dat alle problemen verholpen zijn.
  • Gebruik lobbyknoppen om toegang tot vergaderingen of wachtruimten in de lobby te beheren.
  • Benut features als Spotlight, PowerPoint Live, opname, captions en transcriptie om engagement en effectiviteit te stimuleren.
  • Deelnemers dienen hun chat notificaties uit te zetten om afleidingen te voorkomen. 
  • Maak indien nodig gebruik van de monitoring en support van de IT administrator voor een belangrijke meeting.

Creëer interactie en betrokkenheid met deze meeting tips. 

  • Gebruik polls om informatie over deelnemers te verzamelen vóór en tijdens meetings.
  • Zorg voor interactie met deelnemers door de chatfunctie en/of Q&A’s in te zetten. Je kan hierbij de beste antwoorden markeren, antwoorden filteren, vragen afwijzen en posts ‘vastpinnen’ zoals een welkomstbericht. Momenteel hebben anonieme deelnemers hier geen toegang voor, maar later dit jaar wel.
  • Tijdens meetings kunnen organisators verschillende weergaves kiezen zoals ‘Dynamic View’, ‘Together Mode’ of ‘Presenter Mode’. Daarnaast kunnen ze Spotlight gebruiken om één of meerdere presentatoren te highlighten om ze eruit te laten springen. Het is wel belangrijk om hierbij te vermelden dat Spotlight niet gebruikt kan worden in de weergaves ‘Large Gallery’ of ‘Together Mode’. 
  • Herinner deelnemers eraan (en moedig ze aan) om hun hand op te steken voordat ze spreken. Met geordende ‘raised hands’ weet je wie je als eerst de beurt moet geven, wie je als tweede de beurt moet geven, etcetera. 
  • Schakel captions en transcriptie in voor een meer inclusieve meeting. Zowel transcripties als opnames zijn behulpzaam voor mensen die de meeting gemist hebben of een recap nodig hebben. 

Nu je alle tips & tricks van Microsoft gelezen hebt, ga je je volgende Teams event zelfverzekerd tegemoet. But there’s more: als je nog gestructureerder te werk wil gaan op het gebied van meetings, kun je deze tips combineren met onze vergadertool Notulen Software. Eerder schreven we al een blog waarin we uitleggen dat Notulen Software en Microsoft Teams complementair zijn aan elkaar. Online meetings via Teams worden met de inzet van Notulen Software efficiënter, meer gestroomlijnd en (niet onbelangrijk) een stuk plezieriger. Check onze website voor meer informatie!

Door David Schulpen

Vergaderbaas

Inhoudsopgave

Gratis E-book

Voorkom tijd en geldverspilling door omslachtige vergaderprocessen
  • Een optimaal vergaderproces

  • Betere voorbereiding, verslaglegging en afwikkeling

  • Input van 500+ verschillende organisaties

  • Handige tips om beter te vergaderen en notuleren

Download gratis
Future for Assistants - Notulen Software
Haaglanden Medisch Centrum - Notulen Software
ETZ Tilburg - Notulen Software
Partij van de Arbeid - Notulen Software
Vue Cinemas - Notulen Software
JCI Hart van Brabant - Notulen Software
National Networking Company - Notulen Software
Fyzio Totaal - Notulen Software
Van Ham tenten tenten en podia - Notulen Software
Impres Online Impact - Notulen Software
Golfclub Prise D'eau Tilburg - Notulen Software
Relined Fiber Network - Notulen Software