Niemand wordt gelukkig van een enorme lap notulen. Toch staat er vaak waardevolle informatie in. Met Notulen Software kun jij de waardevolle informatie opslaan in ‘actiepunten‘ en in ‘beslissingen‘. De overige zaken (waarom beslis je iets, of waarom wijs je iemand een actiepunt toe) kun je rustig vastleggen in de notulen. Zodoende scheiden wij de relevante informatie van de minder relevante informatie. Hierdoor is het ook veel simpeler om in de toekomst snel te zien welke waardevolle informatie jij hebt gecreëerd gedurende een vergadering. Bovendien hoeft jouw collega die bijvoorbeeld net terug is van zijn welverdiende vakantie slechts door het overzicht te bladeren om te weten wat jullie hebben afgesproken en besloten.
In jouw persoonlijke Notulen Software dashboard zie je een overzicht van alle vergaderingen. Ook heb je hier inzicht in de persoonlijk aan jou toegewezen actiepunten van vergaderingen. Het handige hieraan is dat je dus in één oogopslag ziet wat je nog te doen staat! Je kunt het hier dan ook eenvoudig afvinken wanneer je een bepaalde taak uitgevoerd hebt. Voltooide actiepunten komen in het daarvoor bestemde vakje terecht, waardoor je dus duidelijk kunt zien wat je al uitgevoerd hebt.
Wil jij de output van een vergadering delen met (niet-)gebruikers in het systeem? Je kunt dit eenvoudig doen door de volledige vergadering te exporteren naar PDF en te delen met anderen. De notulen worden op een gestructureerde manier in PDF opgemaakt, met op de laatste pagina een overzicht van alle actiepunten en beslissingen. Dit is erg handig als je niet alle notulen wilt terug lezen maar slechts de actiepunten en beslissingen wilt terugzoeken. Je kunt dit overzicht ook met de knop email naar alle genodigden sturen.
Zoals in het plaatje hieronder te zien is, bepaal jij zelf welke onderdelen je terug laat komen in het exportverslag. Zo heb je zelf de regie over de grootte en de relevantie van het overzicht van de vergadering.
Heb jij een vergadering met iemand buiten jouw bedrijf of organisatie? Dan wil je ze waarschijnlijk niet toevoegen als vaste gebruiker in het systeem. Hiervoor kun jij per meeting kiezen welke externe genodigden jij wil toevoegen. Zij ontvangen dan een uitnodiging en achteraf een verslag van de vergadering. In de email staat ook een knop waarmee zij eenmalig kunnen inloggen in het systeem om de vergadering te raadplegen.
Erg handig voor o.a.:
Bekijk de video om te zien hoe het precies werkt!
Zodra een vergadering start kan de aangewezen notulist verslagleggen in het systeem. Omdat we af willen stappen van ellenlange lappen notulen, hebben wij onderscheid aangebracht tussen de notulen enerzijds, en de actiepunten en beslissingen anderzijds.
Het is de taak van de notulist om daarom goed op te letten welke informatie moet worden opgeslagen als actiepunten, als beslissing of slechts als notulen. De notulen zou je zo moeten schrijven dat je enkel de actiepunten en beslissingen hoeft te raadplegen om grofweg te weten wat er tijdens die meeting is afgesproken. Zodoende kun je achteraf ook enkel de relevante informatie raadplegen, in plaats van een hele lap tekst. Handig toch? Ook worden wijzigingen in notulen continu automatisch opgeslagen om je sneller te laten schakelen tussen agendapunten en om je ervan te verzekeren dat je geen belangrijke notulen kwijtraakt.
De splitsing tussen deze informatie wordt straks ook duidelijker als we gaan terug zoeken naar informatie. Jullie zoeken ook wel eens terug in oude notulen, toch?
De gebruikersrollen zijn:
1. Admin (kan bij alle pagina’s)
2. Team Manager (kan ook gebruikers beheren)
3. Gebruiker (kan alleen vergaderingen plannen, templates maken en zoeken)
4. Externe gebruiker (kan alleen bij specifieke vergaderingen)
Verder kun je per meeting/template kiezen welke rechten je verleend aan de genodigden:
1. Alle rechten (ook het aanpassen van de agenda, genodigden, datum etc.)
2. Alleen notuleren (en acties en besluiten toevoegen)
3. Alleen lezen (je kunt alleen bijlagen uploaden/downloaden)
Ook voor een template kun je kiezen wat een persoon zoals mag doen:
1. Template gebruiken (om nieuwe vergaderingen te plannen)
2. Template bewerken (om de vaste structuur aan te passen)
Om structuur en efficiëntie aan te brengen in vergaderprocessen kun je vergader templates aanmaken. Een template omvat de vaste agenda structuur en een lijst met genodigden.
Kies hiervoor een algemene opzet, want het is altijd mogelijk om incidenteel een agendapunt toe te voegen aan een vergadering. Door het gebruik van templates koppel je vergaderingen achter elkaar zodat je in volgende vergaderingen gemakkelijk kunt doorpakken op eerder gemaakte afspraken.
Templates maak je voor verschillende type vergaderingen, bijvoorbeeld:
Wil je graag de output van een vergadering op een handige manier snel exporteren naar deelnemers? Je kunt dit eenvoudig doen door de volledige vergadering te exporteren naar Word of PDF en deze dan te delen met anderen.
Druk op de knop ‘E-mail’ om een geheel overzicht van de vergadering door te sturen naar genodigden van de meeting.
Om direct tijd te besparen én om informatie uit het verleden snel en accuraat te kunnen filteren heeft Notulen Software een slimme zoekfunctie ingebouwd. Op basis van jouw zoekopdracht doorzoeken wij alle vergaderingen, agendapunten, actiepunten en beslissingen. De resultaten worden direct getoond zodat jij snel kunt opzoeken in welke vergadering jouw zoektermen naar boven komen. Erg handig, want als jij met Word of Office 365 werkt zal je altijd verschillende documenten moeten openen om uit te vinden wanneer iets is besproken. Tot slot is de zoekfunctie zo ingesteld dat het rekening houdt met typefouten. Dit is natuurlijk erg praktisch omdat notulen alsnog teruggevonden kunnen worden als er per ongeluk typefouten gemaakt zijn.
Omdat jouw verslagen zijn gesplitst in acties, besluiten en notulen kunnen we een beter overzicht voor je tonen. Binnenkort komen er ook nog handige filter knoppen zodat je kunt zoeken per template of in een bepaalde periode.
Start jouw gratis proefomgeving en ga direct aan de slag.
Laat ons even weten hoe jij te bereiken bent dan nemen wij binnen 24 uur contact met jou op. Tijdens de sessie staan we still bij jouw behoeften en laten we jou zien hoe jij Notulen Software geheel naar wens kunt configureren.
Benieuwd wat Notulen Software voor jouw organisatie kan betekenen? Probeer het uit in onze Live Demo.
Laat ons even weten hoe jij te bereiken bent dan nemen wij binnen 24 uur contact met jou op. Tijdens de sessie staan we still bij jouw behoeften en laten we jou zien hoe jij Notulen Software geheel naar wens kunt configureren.