Zodra een vergadering start kan de aangewezen notulist verslagleggen in het systeem. Omdat we af willen stappen van ellenlange lappen notulen, hebben wij onderscheid aangebracht tussen de notulen enerzijds, en de actiepunten en beslissingen anderzijds.

Het is de taak van de notulist om daarom goed op te letten welke informatie moet worden opgeslagen als actiepunten, als beslissing of slechts als notulen. De notulen zou je zo moeten schrijven dat je enkel de actiepunten en beslissingen hoeft te raadplegen om grofweg te weten wat er tijdens die meeting is afgesproken. Zodoende kun je achteraf ook enkel de relevante informatie raadplegen, in plaats van een hele lap tekst. Handig toch? Ook worden wijzigingen in notulen continu automatisch opgeslagen om je sneller te laten schakelen tussen agendapunten en om je ervan te verzekeren dat je geen belangrijke notulen kwijtraakt.

De splitsing tussen deze informatie wordt straks ook duidelijker als we gaan terug zoeken naar informatie. Jullie zoeken ook wel eens terug in oude notulen, toch?