Zo optimaal mogelijk vergaderen. Dat wil iedereen. Maar wat heb je eigenlijk allemaal nodig om goed te kunnen vergaderen? In deze blog geven we je aantal tips. Hierin bespreken we welke kantoorartikelen en welk meubilair niet mogen ontbreken tijdens jouw vergadering. Alleen dan kun je tot een optimale vergadering komen, waarin je uiteindelijk succesvol zult zijn en echt knopen doorgehakt hebt.

Een digitale vergadertool

Het gebruik van een online tool om de verslaglegging mee vast te leggen is anno 2021 onmisbaar in het vergaderproces. Op deze manier kan de notulist alle notulen direct voor iedereen inzichtelijk maken, en bovendien kunnen alle deelnemers hun aanvullingen zelfstandig toevoegen.

Plan jouw meetings gemakkelijk op jouw telefoon (en notuleer op jouw laptop verder)

Presentatiemateriaal

Een collega wil wat presenteren aan een aantal andere collega’s. De laptop wordt bijgedraaid en voor dat je het weet zit met vijf of zes andere personen naar een klein laptopscherm te kijken. Dat kan anders! Zorg voor het juiste materiaal waarmee je kunt presenteren. Denk aan een presentatiescherm dat groot genoeg is. Een beamer kan ook een oplossing zijn. Tegenwoordig zijn er verschillende krachtige LCD-projectoren die ook bij daglicht kunnen presenteren.

Whiteboards of flip-overs

Tijdens een vergadering is het ook erg handig om een whiteboard of een flip-over bij de hand te hebben. Je kent ze wel. Het zijn die witte borden aan de muur of de borden die je uit kunt klappen en waar je op kunt schrijven en tekenen. Een must-have voor bij je vergadering!

De juiste plek

Vergaderen doe je het liefst in een ruimte die afgesloten is, waar je geen last hebt van geroezemoes of geluiden op de achtergrond. Je wilt ook vergaderen in een ruimte waar je privacy hebt. Zeker als er gevoelige onderwerpen besproken moeten worden of als er onderwerpen aan bod komen die andere mensen niet mogen horen. Zorg daarom voor een plek die privacy biedt, voldoende daglicht heeft en afgesloten kan worden indien nodig. Dat is een essentieel ingrediënt om een goede en succesvolle meeting met elkaar te hebben

Het meubilair

Vergaderen doe je niet op een afgetrapte keukenstoel of aan een tafel waar je geen ruimte hebt om te schrijven. Het meubilair is ontzettend belangrijk om tot een goede vergadering te komen. Kies voor gemakkelijke en fijn-zittende vergaderstoelen en ruime tafels waar mensen de ruimte hebben.

Kortom, voordat je optimaal kunt vergaderen, moet je wel het een en ander geregeld hebben. Heb je dat nog niet gedaan? Dan is er werk aan de winkel.

Ontvang 7 tips om minder, korter en beter te vergaderen

In ons nieuwe Ebook geven we jou de handvaten om jouw meeting proces productief te maken.

  • Tot wel 25% korter vergaderen

  • Structureer jouw vergaderproces en voorkom inefficiënties

  • Analyse en observaties van 1200+ organisaties

  • Praktische tips en tricks voor jouw vergaderingen

Download gratis
Ebook Notulen Software Ebook Notulen Software
ETZ Tilburg - Notulen Software
Haaglanden Medisch Centrum - Notulen Software
Hoornbeeck College - Notulen Software
Huis en hypotheek logo
Binnenstad management Tilburg - Notulen Software
Partij van de Arbeid - Notulen Software
Vue Cinemas - Notulen Software
JCI Hart van Brabant - Notulen Software
Fyzio Totaal - Notulen Software
Van Ham tenten tenten en podia - Notulen Software
Impres Online Impact - Notulen Software
Prise D'eau Golf Tilburg - Notulen Software
Relined Fiber Network - Notulen Software
PvdA Heerenveen - Notulen Software

Effectieve vergaderingen

Heeft jouw team ook vaak langdradige vergaderingen waarin geen echte besluiten worden genomen? Zorg voor effectieve en bruikbare vergaderingen met een goede voorbereiding, overzichtelijke notulen en concrete actiepunten en beslissingen. Stimuleer jouw team om effectief te vergaderen met Notulen Software.

Meer tijd voor werkzaamheden

Met Notulen Software worden vergaderingen moeiteloos 33% korter. Dat betekent een besparing tot 3 uur per medewerker per week. Daarnaast heb je door effectief te vergaderen minder vergaderingen nodig. Zo krijg je kostbare tijd terug om je te concentreren op wat echt belangrijk is: jouw werkzaamheden.

Zet vandaag nog de eerste stap naar een gestroomlijnd vergaderproces.

Gratis aanmelden
  • 30 dagen gratis
  • Geen creditcard nodig
  • Volledig AVG proof