Zo optimaal mogelijk vergaderen. Dat wil iedereen. Maar wat heb je eigenlijk allemaal nodig om goed te kunnen vergaderen? In deze blog geven we je aantal tips. Hierin bespreken we welke kantoorartikelen en welk meubilair niet mogen ontbreken tijdens jouw vergadering. Alleen dan kun je tot een optimale vergadering komen, waarin je uiteindelijk succesvol zult zijn en echt knopen doorgehakt hebt.
Een digitale vergadertool
Het gebruik van een online tool om de verslaglegging mee vast te leggen is anno 2021 onmisbaar in het vergaderproces. Op deze manier kan de notulist alle notulen direct voor iedereen inzichtelijk maken, en bovendien kunnen alle deelnemers hun aanvullingen zelfstandig toevoegen.
Presentatiemateriaal
Een collega wil wat presenteren aan een aantal andere collega’s. De laptop wordt bijgedraaid en voor dat je het weet zit met vijf of zes andere personen naar een klein laptopscherm te kijken. Dat kan anders! Zorg voor het juiste materiaal waarmee je kunt presenteren. Denk aan een presentatiescherm dat groot genoeg is. Een beamer kan ook een oplossing zijn. Tegenwoordig zijn er verschillende krachtige LCD-projectoren die ook bij daglicht kunnen presenteren.
Whiteboards of flip-overs
Tijdens een vergadering is het ook erg handig om een whiteboard of een flip-over bij de hand te hebben. Je kent ze wel. Het zijn die witte borden aan de muur of de borden die je uit kunt klappen en waar je op kunt schrijven en tekenen. Een must-have voor bij je vergadering!
De juiste plek
Vergaderen doe je het liefst in een ruimte die afgesloten is, waar je geen last hebt van geroezemoes of geluiden op de achtergrond. Je wilt ook vergaderen in een ruimte waar je privacy hebt. Zeker als er gevoelige onderwerpen besproken moeten worden of als er onderwerpen aan bod komen die andere mensen niet mogen horen. Zorg daarom voor een plek die privacy biedt, voldoende daglicht heeft en afgesloten kan worden indien nodig. Dat is een essentieel ingrediënt om een goede en succesvolle meeting met elkaar te hebben
Het meubilair
Vergaderen doe je niet op een afgetrapte keukenstoel of aan een tafel waar je geen ruimte hebt om te schrijven. Het meubilair is ontzettend belangrijk om tot een goede vergadering te komen. Kies voor gemakkelijke en fijn-zittende vergaderstoelen en ruime tafels waar mensen de ruimte hebben.
Kortom, voordat je optimaal kunt vergaderen, moet je wel het een en ander geregeld hebben. Heb je dat nog niet gedaan? Dan is er werk aan de winkel.
