De moderne werknemers van vandaag hebben het ongelooflijk druk. Ze hechten waarde aan hun tijd en proberen die productief en efficiënt te besteden. Om je bedrijf succesvol te laten zijn, moet jouw team begrijpen wat er van hen wordt verwacht, wanneer ze die taken moeten voltooien en hoe ze de opdracht het beste kunnen volbrengen. Vandaag de dag zijn werknemers meestal niet geïnteresseerd in lange vergaderingen die niet resulteren in uitvoerbare punten of checklists die één keer worden afgewerkt en daarna nooit meer. En hoewel papieren checklists al een tijdje bestaan, zijn ze lang niet zo effectief als digitale oplossingen die overal kunnen worden geraadpleegd. Hoe kun je processen stroomlijnen zonder dat je team het gevoel krijgt dat ze worden gemicromanaged? Met deze tips over hoe je gemakkelijk een moderne vergadering kunt organiseren!
Gebruik een digitaal hulpmiddel om je vergadering te organiseren
In de huidige moderne wereld van samenwerking zijn er veel verschillende hulpmiddelen die je kunt gebruiken om een vergadering te organiseren. Afhankelijk van je bedrijf en het type vergadering dat je organiseert, zul je de beste oplossing voor je bedrijf willen vinden. Als je een virtuele vergadering organiseert, zijn er een aantal geweldige samenwerkingstools die je kunt gebruiken, zoals videoconferencing, online whiteboards en het delen van schermen. Als je een meer traditionele face-to-face vergadering organiseert, zult je willen uitzoeken hoe je technologie in de vergadering kunt integreren. Je kunt een zakelijk samenwerkingsplatform gebruiken om de vergadering te plannen, te weten te komen wie aanwezig is, de vergaderagenda op te nemen en de mogelijkheid te hebben je scherm te delen. Een voorbeeld van een dergelijke vergadertool is natuurlijk Notulen Software. Ga bovendien na of de vergaderzaal over de technologie beschikt die je nodig hebt om met anderen in jouw virtuele vergadering in contact te komen. Zo niet, dan kun je overwegen om een extern apparaat mee te nemen, zoals een laptop of een mobiel apparaat.
Maak taken op basis van de punten die tijdens de vergadering zijn besproken
Maak na afloop van de vergadering taken aan op basis van de besproken punten. Je kunt taken aanmaken in elke digitale tool die je bedrijf gebruikt, waaronder projectmanagementsoftware of een samenwerkingsplatform. Zorg ervoor dat de taak wordt toegewezen aan de juiste persoon, een vervaldatum heeft en een prioriteit krijgt. Als je nog een stap verder wilt gaan, wijs dan de persoon die de taak moet uitvoeren een verantwoordelijke datum toe voor wanneer de taak moet zijn voltooid. Deze informatie wordt niet alleen bijgehouden in een software oplossing, maar is ook zichtbaar voor iedereen in je organisatie. Als een taak niet is voltooid op de verantwoordelijke datum, kun je een follow-up doen met de persoon die verantwoordelijk is voor de taak. Als je nog verder wilt gaan, kun je een functionaliteit gebruiken waarmee je een persoon kunt aanwijzen die een notificatie ontvangt wanneer de taak is voltooid.
Maak een agenda met deadlines en ontvangers
Als de vergadering brainstormen omvat, zul je een agenda met deadlines willen maken. De agenda moet de punten bevatten die je tijdens de brainstormsessie wil bespreken, met de datum en het tijdstip waarop je de vergadering wil houden. De agenda moet de ontvangers van de agenda bevatten en voor iedereen zichtbaar zijn.
Moedig iedereen aan om deel te nemen en verantwoordelijk te zijn
Om ervoor te zorgen dat iedereen deelneemt aan de vergadering, leg je de verantwoordelijkheid bij hen om ervoor te zorgen dat ze voorbereid zijn. Dit kan via een online vergaderplatform dat je in staat stelt je scherm te delen met de deelnemers aan de vergadering. Als je aan het brainstormen bent en wilt dat iedereen meedoet, kun je overwegen om een sticky note aan de muur te hangen met een open vraag. Je kunt de vraag op verschillende manieren opschrijven totdat iemand de vraag afmaakt. Als je iedereen wilt aanmoedigen verantwoordelijk te zijn, gebruik dan het vergaderplatform om de aanwezigheid bij te houden en laat de aanwezigen verantwoordelijk zijn voor het lezen van hun vergadernotities.
Vergeet de mensen niet die de vergadering organiseren
Als jij degene bent die de vergadering organiseert, vergeet dan niet om taken aan jezelf toe te wijzen tijdens de vergadering. Dit zal je helpen om de dingen die je moet doen en de punten die je wilt bespreken te onthouden. Vergeet ook niet om de notulen van de vergadering, inclusief de agenda, te delen met iedereen die aan de vergadering heeft deelgenomen. Dit zal helpen ervoor te zorgen dat iedereen dezelfde informatie heeft en verantwoordelijk kan zijn voor de besproken punten.
Een moderne vergadering samengevat
Als je een moderne vergadering wilt organiseren, zul je willen beginnen met het vinden van een digitale oplossing om je te helpen de vergadering te organiseren. Je kunt deze digitale tool gebruiken om een vergaderagenda op te stellen, taken toe te wijzen die na de vergadering moeten worden voltooid en vergadernotities te delen met iedereen die bij de vergadering aanwezig was. Als je er zeker van wilt zijn dat iedereen op de vergadering is voorbereid, kun je een functie gebruiken waarmee je jouw scherm kunt delen met de deelnemers aan de vergadering. Als je wilt dat iedereen deelneemt en verantwoordelijk is, kun je overwegen een kleverige notitie op de muur te plakken met een open vraag. Je kunt de vraag op verschillende manieren opschrijven totdat iemand de vraag heeft ingevuld. Vergeet ten slotte niet om jezelf na de vergadering taken toe te wijzen, de vergadernotities te delen met iedereen die de vergadering heeft bijgewoond en iedereen aan te moedigen om deel te nemen en verantwoordelijk te zijn.
