Procesoptimalisatie, binnen vrijwel elk bedrijf is men ermee bezig: efficiënter werken en de kosten verlagen. Op infoland.nl wordt procesoptimalisatie als volgt gedefinieerd: “Procesoptimalisatie is het continu verbeteren van bedrijfsprocessen om ze nóg efficiënter en effectiever te laten verlopen. Hierdoor kun je als organisatie voldoen aan de wensen en behoeften van de klant, voorkom je verspilling en is het mogelijk om financieel voordeel te behalen.”
Een proces binnen bedrijven dat wel eens over het hoofd gezien wil worden wanneer het gaat om procesoptimalisatie is het vergaderproces. Het vergaderproces neemt vaak ontzettend veel omslachtig, chaotisch en frustrerend werk met zich mee. Niet zozeer de vergadering zelf, maar vooral in de voorbereiding, afwikkeling en opvolging.
In dit blog leggen wij uit hoe jij met de online tool Notulen Software optimalisatie kunt doorvoeren in het gehele vergaderproces en zo wekelijks concreet tijd en geld kunt besparen.
Procesoptimalisatie in het vergaderproces
In het gehele vergaderproces kunnen optimalisatie stappen doorgevoerd worden: voorbereiding, verslaglegging, afwikkeling en opvolging. Wij zullen deze 4 fases stap voor stap doornemen, dit doen we in een before – after stijl.
Procesoptimalisatie in de voorbereiding
Opslag van verslagen
Before: een complexe mappenstructuur met talloze documenten in bijvoorbeeld Google Drive
After: Een overzichtelijk dashboard, waarin meetings met één druk op de knop gesorteerd kunnen worden per type. Zo heb je in no-time een overzicht van alle marketing-meetings.
De agenda maken
Before: In de complexe mappenstructuur zoeken naar een meeting van hetzelfde type. Vervolgens kopieer je de agenda en plak je deze in een nieuw bestand.
After: Je hebt de keuze uit de verschillende templates die jij hebt gemaakt (een voor ieder type vergadering). Met een klik heb jij het fundament voor de agenda en de genodigden. Ook heb je direct toegang tot belangrijke acties en besluiten van vorige meetings van dit type.
Stroom aan mails
Before: Talloze mails met uitnodigingen, input, additionele documenten, aan-en afmeldingen, updates etc.
After: Een digitale omgeving die voor iedereen toegankelijk is. Iedereen kan hier zijn of haar input leveren en documenten uploaden. Zo hoeft niemands mailbox vol te stromen, veel efficiënter en makkelijker!
Uitvragen wel en niet voltooide acties
Before: De voorzitter moet daags voor de meeting controleren of iedereen zijn of haar acties uit de vorige meeting heeft voltooid. Vaak is dit niet het geval: ‘vergeten’. Hierdoor begin je de meeting al met een 0-1 achterstand.
After: Iedere deelnemer heeft in zijn of haar dashboard een overzicht van persoonlijke acties. Deze kunnen aangevinkt worden wanneer ze voltooid zijn. Ook gaat er vanuit Notulen Software enkele dagen voor de deadline een reminder naar de verantwoordelijke voor de actie.
Procesoptimalisatie in de verslaglegging
Tussentijds handmatig verslagen opslaan
Before: Tijdens het notuleren sla je regelmatig de notulen op, omdat je bang bent dat je ze kwijtraakt.
After: Een autosave die constant wordt gemaakt zorgt ervoor dat jij nooit je notulen kwijtraakt.
Rommelige verslagen
Before: De notulist weet het tempo maar net bij te benen. Alles wordt genoteerd, maar het verslag is een wirwar aan notulen, acties en besluiten. Na afloop van de meeting moet de notulist alles overzichtelijk gaan maken.
After: Er wordt automatisch een splitsing gemaakt tussen de context (notulen) en de belangrijke informatie (acties en besluiten). Na afloop van de meeting download je direct een PDF met hierin een mooi opgemaakt verslag.
Terugzoeken in voorgaande meeting
Before: Tijdens de meeting ontstaat er discussie over een besluit dat is genomen in de voorgaande meeting. Om deze informatie terug te vinden, moet ik meerdere documenten openen in je complexe mappenstructuur. Hierdoor loopt de meeting een hoop vertraging op.
After: Met Notulen Software gebruik je de super snelle zoekfunctie om te zoeken naar dit besluit. Binnen enkele seconde heb je de informatie waar je naar zocht gevonden.
Procesoptimalisatie in de afwikkeling
Het maken en rondsturen van het verslag
Before: De verantwoordelijke maakt een mooi document met alle notulen, bijvoorbeeld door een logo toe te voegen en met kopjes te zorgen voor structuur. Vervolgens moet het verslag handmatig doorgemaild worden naar alle belanghebbende.
After: Met één druk op de knop genereert Notulen Software een PDF in jouw huisstijl. Bovendien kan het verslag automatisch verzonden worden naar alle genodigden.
Het maken van een actie en besluitenlijst
Before: Er moet in de notulen teruggezocht worden naar alle gemaakte besluiten en toegewezen acties. Aan acties moet een verantwoordelijke en een deadline gekoppeld worden.
After: Notulen Software genereert vanzelf een lijst met alle genomen acties en besluiten. Deze kunnen vervolgens gesorteerd worden per deadline of verantwoordelijke.
Procesoptimalisatie in de opvolging
Herinneringen voor openstaande acties
Before: Collega’s vergeten hun acties te voltooien of je verspilt veel tijd aan het herinneren van collega’s.
After: Iedereen heeft in Notulen Software zijn of haar persoonlijke dashboard met acties. Bovendien ontvang je enkele dagen voor de deadline een reminder in je mailbox.
