Er bestaan veel verschillende soorten vergaderingen. De meest voorkomende soort is een interne vergadering. Wat het meest verschilt, en het ‘soort vergadering’ bepaalt, is het doel van de vergadering. In dit blog vertellen wij jullie over de verschillende doelen die een vergadering kan hebben.

Verschillende doelen

Binnen een bedrijf wordt veel vergaderd. De voornaamste reden dat bedrijven vergaderen, is om te discussiëren over nieuwe ideeën, het oplossen van problemen of het nemen van beslissingen. Bij verschillende soorten vergaderingen horen ook verschillende doelen. Veel voorkomende doelen van een vergadering zijn:

Problemen oplossen: Wanneer een vergadering wordt gehouden om een probleem op te lossen, is het doel dat aan het einde van de vergadering dit probleem is opgelost.

Informeren: Een informatieve vergadering heeft als doel om informatie uit te wisselen tussen de deelnemers van de vergadering. Daarbij wil je dat er kennis wordt overgedragen en dat iedereen informatie kan geven en ontvangen. Meestal is 1 iemand (eigenaar van het agendapunt) aan het woord. Vaak is er veel ruimte voor presentaties en het stellen van vragen.

Discussiëren: Bij een vergadering waarbij discussiëren het doel is, wil je er achter komen hoe men staat tegenover een voorgenomen besluit of probleem. Bij dit soort vergaderingen wordt er meestal een probleem voorgelegd aan de deelnemers. Zij gaan in gesprek om tot een zo volledig mogelijke oplossing te komen.

Beslissen: Hier staat het maken van beslissingen centraal. De deelnemers trekken conclusies en nemen besluiten. Hierbij kan je aan elke deelnemer actiepunten koppelen. Het is belangrijk bij dit soort vergaderingen dat knopen worden doorgehakt, maar ook om ervoor te zorgen dat iedereen zich kan uitspreken over de besluiten.

Brainstormen: Vergaderingen met als doel om te brainstormen dienen ervoor om samen zoveel mogelijk ideeën te verzamelen voor een vraagstuk of probleem. Beslissingen worden meestal niet meteen genomen. Alle deelnemers hebben veel inspraak en dit is ook erg belangrijk. Iedereen kan met creatieve ideeën komen en op zoek gaan naar vernieuwende ideeën.

Deze doelen kom je vaak in combinatie tegen binnen één vergadering. Dit komt omdat elk agendapunt een ander doel kan hebben. Ga per agendapunt na welk doel je wilt gebruiken. Doordat je afwisseling hebt van verschillende doelen blijft je vergadering zo actief en effectief mogelijk.

Vergadersoftware voor iedere vergadersoort

Om een vergadering in goede banen te leiden, is het gebruik van vergadersoftware cruciaal. Het gebruik van vergadersoftware zorgt ervoor dat het gehele vergaderproces efficiënter en doelgerichter verloopt. Efficiëntie voordelen worden gerealiseerd door de automatisering van omslachtige handelingen en chaotisch mailverkeer. Door deze werkzaamheden te automatiseren kunnen alle deelnemers meer focussen op waar een vergadering echt om draait: waarde creëren. Ook helpt vergadersoftware om meer waarde te creëren en doelgerichter te vergaderen. Een voorbeeld van deze vergadersoftware is de tool Notulen Software. De tool stimuleert jou om tijdens de vergadering onderscheid te maken tussen de context (notulen) en de echte belangrijke informatie (acties en besluiten). Wil jij meer weten over wat Notulen Software voor iedere soort vergadering kan betekenen? Klik hier!

Verschillende locaties

Per vergadering kan je kiezen voor een andere locatie. Het ligt eraan wat je doel is en met wie je een vergadering hebt. Wanneer het een interne vergadering is, zal je vaak op kantoor vergaderen. Maar als je inspiratie zoekt, kan je ervoor kiezen om een externe locatie te kiezen, zoals een hotel, vergaderzaal of een locatie in de natuur. Meer weten over vergaderlocaties en het kiezen daarvan? Lees dan hier verder >>>

Door David Schulpen

Vergaderbaas

Inhoudsopgave

Gratis E-book

Voorkom tijd en geldverspilling door omslachtige vergaderprocessen
  • Een optimaal vergaderproces

  • Betere voorbereiding, verslaglegging en afwikkeling

  • Input van 500+ verschillende organisaties

  • Handige tips om beter te vergaderen en notuleren

Download gratis
Haaglanden Medisch Centrum
Partij van de Arbeid
ETZ
Future for Assistants
Vue Cinemas
Impres Online Impact
Golfclub Prise D'eau Tilburg
JCI Hart van Brabant
Relined Fiber Network
Fyzio Totaal