Vind je personeelsvergaderingen, teamsamenwerkingssessies en andere soorten vergaderingen vreselijk? Het zijn waarschijnlijk niet je favoriete bezigheden omdat ze aanvoelen als tijdverspilling. Als leider weet je echter dat dit soort vergaderingen essentieel zijn voor het stroomlijnen van activiteiten en het plannen van de toekomst. Het houden van de juiste soort vergadering kan het verschil maken om jouw team productief en aan het werk te houden. Het hebben van de juiste vergaderstrategie is essentieel om ervoor te zorgen dat je team krijgt wat ze nodig hebben van hun vergaderingen en dat je als hun leider krijgt wat je nodig hebt van hen. Deze tips zullen je helpen succesvollere vergaderingen te houden, zodat iedereen productief de deur uitgaat en klaar is om de volgende uitdaging aan te gaan.

Zorg voor een gedeeld begrip van het probleem voordat je oplossingen bespreekt

De beste manier om een vergadering te beginnen als je niet weet waar je het over moet hebben, is om het probleem te identificeren dat je moet oplossen. Het herkennen en verwoorden van het probleem voordat je oplossingen voorstelt, geeft iedereen een gedeeld doel en helpt voorkomen dat de vergadering ontspoort. Als je dit doet, voorkom je ook het vingerwijzen dat soms gebeurt als je bespreekt waarom het probleem in de eerste plaats is ontstaan. Als je vergadert met je team, kun je hen vragen om de drie dingen op te schrijven die hen het meest zorgen baren of die ze willen verbeteren. Als je vergadert met een kleine groep belanghebbenden, kun je hen vragen een “Issues Statement” op te stellen. Het opschrijven van de problemen en gedachten voordat de vergadering begint, zal je helpen gefocust te blijven wanneer mensen ideeën beginnen uit te wisselen en oplossingen bespreken.

Succesvolle vergaderingen

Vraag de juiste mensen voor de vergadering

Voordat je mensen uitnodigt voor een vergadering, moet je jezelf afvragen wie je nodig hebt voor de vergadering om ervoor te zorgen dat je de beste resultaten krijgt. Als je iedereen in de organisatie verzamelt voor een bepaalde vergadering, is de kans groot dat je eindigt met een vergadering die niets bereikt. Zorg ervoor dat je de juiste mensen uitnodigt voor de vergadering, zodat je hun tijd en de jouwe niet verspilt. Je kunt dit doen door jezelf af te vragen: “Wie heeft er belang bij deze vergadering of de beslissing die we moeten nemen?” Afhankelijk van het doel van uw vergadering, wil je misschien het aantal genodigden beperken of zelfs een virtuele vergadering houden in plaats van iedereen in de organisatie uit te nodigen. Dit zal helpen om de vergadering efficiënter en gerichter te maken, zodat je het meeste uit jouw tijd samen haalt.

Heb altijd een doel voor uw vergadering

Als je weet waarom je een vergadering houdt en wat je hoopt te bereiken, kun je je beter concentreren op het doel van de vergadering. Het hebben van een vergaderdoel zal je helpen beslissen wie moet worden uitgenodigd voor de vergadering en wat de vergaderagenda moet zijn. De vergaderagenda zal de deelnemers helpen op koers te blijven en de vergadering op haar doel gericht te houden. Als je virtueel vergadert, kun je vergadertools gebruiken om de vergadering gefocust en op koers te houden. Je kunt bijvoorbeeld de agendafunctie in een tool voor vergaderruimtes gebruiken om iedereen op de hoogte te houden van de agenda van de vergadering en wanneer elk punt wordt besproken. Zo blijven de deelnemers aan de vergadering betrokken en op koers, zelfs als ze niet in dezelfde ruimte zijn als jou.

Laat de deelnemers beslissen wat ze nodig hebben

Neem na het begin van de vergadering even de tijd om iedereen in de zaal te vragen wat ze nodig hebben van de vergadering. Door deze vraag te stellen krijgen de deelnemers de leiding over de vergadering en kunt je de vergadering aanpassen aan hun behoeften. Je kunt dit doen door iets te zeggen als: “Iedereen, wat hoop je uit deze vergadering te halen? Wat zou jullie helpen om het meest succesvol te zijn?” Dit zal je helpen om te bepalen of de vergadering op het juiste spoor zit en of je aanpassingen moet maken. Het zal de deelnemers ook tonen dat je hen genoeg respecteert en waardeert om hen te vragen wat zij nodig hebben in de vergadering en aanpassingen te maken indien nodig.

Ga voor de beslissing die het belangrijkst is voor uw organisatie

Als je de vergadering houdt, let dan op welke beslissingen de meeste aandacht of interesse van de deelnemers lijken te krijgen. Dit zal je helpen beslissen welke onderwerpen en beslissingen tijdens de vergadering moeten worden besproken. Als je vergadert over een nieuwe marketingstrategie en een van de deelnemers begint te praten over het nieuwe computersysteem, kun je een van deze drie reacties gebruiken om de vergadering voorzichtig terug te leiden naar het oorspronkelijke onderwerp: Wanneer je een van deze reacties gebruikt, kun je de deelnemers laten weten dat het laatste onderwerp of de laatste beslissing belangrijker is dan het onderwerp of de beslissing die ze aan het bespreken zijn. Je kunt dit doen op een diplomatieke en respectvolle manier die niemand voor het hoofd stoot.

Vat samen en eindig met een goede noot

Neem aan het einde van de vergadering even de tijd om samen te vatten wat jullie bereikt hebben en wat je verder van plan bent. Dit zal de deelnemers helpen om de vergadering productief en positief te beëindigen over wat ze tijdens de vergadering hebben bereikt. Het zal je ook helpen herinneren wat je beslist hebt en welke acties je na de vergadering nog moet ondernemen. Een goede manier om de vergadering samen te vatten is om de “drie W’s” (wat, waarom en wie) te gebruiken wanneer je de vergadering afsluit. Deze drie vragen kunnen je helpen de vergadering samen te vatten en je voor te bereiden op wat er nu komt: Deze drie vragen kunnen je helpen de vergadering samen te vatten en je voor te bereiden op wat er daarna gaat gebeuren.

Door David Schulpen

Vergaderbaas

Inhoudsopgave

Gratis E-book

Voorkom tijd en geldverspilling door omslachtige vergaderprocessen
  • Een optimaal vergaderproces

  • Betere voorbereiding, verslaglegging en afwikkeling

  • Input van 500+ verschillende organisaties

  • Handige tips om beter te vergaderen en notuleren

Download gratis
Huis en hypotheek logo
Haaglanden Medisch Centrum - Notulen Software
ETZ Tilburg - Notulen Software
Partij van de Arbeid - Notulen Software
Vue Cinemas - Notulen Software
JCI Hart van Brabant - Notulen Software
National Networking Company - Notulen Software
Fyzio Totaal - Notulen Software
Van Ham tenten tenten en podia - Notulen Software
Impres Online Impact - Notulen Software
Golfclub Prise D'eau Tilburg - Notulen Software
Relined Fiber Network - Notulen Software