Misschien vergader jij op dit moment met pen en papier of met een tekstverwerker (Word, Google docs). Maar heb je ook wel eens over een vergaderapp nagedacht? Vergaderen is niet iets waar iedereen vrolijk van wordt en kan makkelijker gemaakt worden door het gebruik van een vergaderapp. Dit kan als ondersteuning dienen tijdens een vergadering. Maar wat is een vergaderapp en wat zijn de voor- en nadelen? Tegenwoordig bestaan er veel vergaderapps, maar deze bieden niet dezelfde functionaliteiten. In dit blog zullen we je alles vertellen over vergaderapps!

Je wilt natuurlijk zorgen dat je vergaderingen van begin tot eind makkelijker worden. Het is belangrijk dat een vergadering succesvol verloopt en resultaat oplevert. Productiviteit staat bovenaan en er moeten duidelijke beslissingen en actiepunten gemaakt worden waar men direct mee aan de slag kan. Kun jij je hierin vinden? Dan is een vergaderapp misschien iets voor jou!

vergaderapp

Wat is een vergaderapp?

Het gebruik van verschillende devices per persoon groeit. Op meerdere devices hebben we beschikking over onze informatie. Zo ook met vergaderen. Met een vergaderapp kan je de agendapunten of notulen ook lezen op je mobiel of tablet. Zo kan je altijd en overal een vergadering voorbereiden. Een vergaderapp gaat verder dan alleen maar papierbesparing. Het gaat er niet alleen om dat je digitaal vergadert. Een vergaderapp zorgt voor een overzicht op al je devices. Per vergadering heb je alle stukken bij elkaar. Een helder en overzichtelijk dashboard met alle actiepunten voor iedere deelnemer op een rijtje. Ook zijn er integraties met andere software, bijvoorbeeld Google Calendar en e-mail. Op deze manier kan jij vanaf elk device de deelnemers een uitnodiging van de vergadering sturen of ze achteraf de notulen doorsturen.

Voor- en nadelen

Door het werken met een vergaderapp bestaan er veel voordelen voor jouw organisatie. Zo kunnen vergaderingen op ieder apparaat worden voorbereid. Of je nu op kantoor zit of ‘s avonds op de bank zit en nog iets wilt toevoegen aan de agendapunten voor de vergaderingen de volgende dag, dat kan gemakkelijk via je smartphone of tablet. Je hebt altijd de notulen bij de hand zodat je ze altijd kan nalezen indien nodig. Soms kan het voorkomen dat er papieren of documenten kwijt zijn tijdens een vergadering. Met het gebruik van een vergaderapp zijn altijd alle documenten compleet. Daarnaast bespaar je ook nog een hoop papier als je gebruik maakt van een vergaderapp. Maar nóg belangrijker is de besparing op de voorbereiding van een vergadering.


Echter kan een vergaderapp ook nadelen hebben. Zo kan een smartphone voor afleiding zorgen wanneer deze wordt gebruikt tijdens het vergaderen. Het kan zo zijn dat vergaderapps verschillen per browser of device. Wanneer dit erg verschilt kost het meer tijd om de app onder de knie te krijgen! Als laatste is het ook belangrijk dat je van tevoren goed bekijkt of de vergaderapp veilig is. Zeker wanneer een belangrijk bestand op mobiele apparaten te lezen is. Zo kan er voorkomen worden dat een vertrouwelijk document gelezen wordt door iemand die daar niet toe bevoegd is.

We kunnen concluderen dat een vergaderapp vele voordelen heeft voor jouw organisatie. Zorg dat je een vergaderapp uitkiest die past bij jouw wensen en bedrijf. Heb je hier hulp bij nodig? Aarzel niet om ons te contacteren!

Door Dion Duimel

Directeur Notulen Software

Inhoudsopgave

Gratis E-book

Voorkom tijd en geldverspilling door omslachtige vergaderprocessen
  • Een optimaal vergaderproces

  • Betere voorbereiding, verslaglegging en afwikkeling

  • Input van 500+ verschillende organisaties

  • Handige tips om beter te vergaderen en notuleren

Download gratis
Haaglanden Medisch Centrum
Partij van de Arbeid
ETZ
Future for Assistants
Vue Cinemas
Impres Online Impact
Golfclub Prise D'eau Tilburg
JCI Hart van Brabant
Relined Fiber Network
Fyzio Totaal