In Nederland merken we al bijna twee jaar de gevolgen van de coronacrisis. Een van de grootste gevolgen van de crisis is dat we vrijwel allemaal veel meer vanuit huis zijn gaan werken. Wij krijgen regelmatig de vraag of we tips hebben over hoe men het beste kan vergaderen tijdens de coronacrisis. We zetten een aantal tips op een rijtje:
Schrap onnodige vergaderingen
Deze crisis biedt ook kansen. Vanuit huis vergaderen is omslachtiger dan op kantoor. Om deze reden wordt de drempel om te gaan vergaderen groter. Na verloop van tijd zul je merken dat de onnodige vergaderingen er vanzelf uitgefilterd worden. Dit is het ideale moment om erachter te komen welke vergaderingen ook afgedaan kunnen worden met enkele mailtjes.
Maak gebruik van een videocall tool
Maak gebruik van een goede tool om te videobellen, de mogelijkheden zijn enorm (Skype, Zoom, Google Hangouts etc.). Zorg dat iedereen gebruik maakt van zijn of haar webcam tijdens de digitale vergaderingen. Zo zorg je ervoor dat iedereen ‘aanwezig’ blijft. Wanneer er zonder webcam wordt vergaderd, maakt dit het te makkelijk om af te dwalen en zullen veel deelnemers hun focus sneller verliezen.
Digitaliseer de verslaglegging
Voor vergaderen tijdens de coronacrisis is het belangrijk dat er iemand verantwoordelijk blijft voor de verslaglegging. Gebruik hiervoor een digitale tool, zodat je de verslaglegging van alle vergaderingen centraliseert in één online omgeving. Zo’n omgeving kun je bovendien gebruiken voor het vastleggen van actiepunten en beslissingen. Een vergadertool hoeft helemaal niet duur te zijn. Notulen Software is zelfs de goedkoopste vergadertool op de markt!
Vergaderen tijdens de coronacrisis
Samengevat: laat alleen vergaderingen plaatsvinden die daadwerkelijk noodzakelijk zijn, maak gebruik van videobellen en gebruik een tool om de verslaglegging te digitaliseren.
Als je nog vragen hebt over vergaderen tijdens de coronacrisis, neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag en horen graag over jouw ervaringen.
