Vergaderen, we doen het allemaal. De een zit dagelijks in een vergadering, dat ander slechts sporadisch, maar vrijwel niemand vergadert nooit. Er komt veel kijken bij het faciliteren van een efficiënt vergaderproces. Zowel de processen om vergaderingen heen, als de vergadering zelf, bestaan uit veel tijdrovende en omslachtige werkzaamheden. In dit blog vertellen wij jou alles wat je moet weten over vergaderen en geven we tips om slimmer en beter te vergaderen.
Wat is vergaderen?
Op Wikipedia wordt als volgt antwoord gegeven op de vraag: Wat is een vergadering? Een vergadering is een bijeenkomst van meerdere mensen (meestal van eenzelfde organisatie) die met elkaar spreken en/of afspraken maken over de gemeenschappelijke toekomst. In deze definitie komt meteen een belangrijk aspect van het doel van vergaderingen terug: afspraken maken over de gemeenschappelijke toekomst. Een vergadering dient namelijk te leiden tot acties die ondernomen moeten worden, of besluiten die genomen zijn, waardoor er stappen gezet kunnen worden richting een beoogd resultaat.
Wie nemen er deel aan een vergadering?
Een vergadering wordt altijd geleid door een voorzitter. Wanneer er een vergadering wordt gepland met het marketing team, dan zal de marketing manager zeer waarschijnlijk de voorzitter zijn. De secretaris of notulist (of een persoon die deze rol toegewezen heeft gekregen) is verantwoordelijk voor de notulen / het verslag van de vergadering.
Verder is er aan te raden om alleen personen aan de vergadering te laten deelnemen die concrete input kunnen leveren. Vergaderingen zijn een bron van frustraties binnen veel organisaties en dat is voornamelijk het gevolg van een ‘nutteloos’ gevoel tijdens vergaderingen. Dit is gebleken uit een onderzoek dat is gepubliceerd op de website van Sprout. Een van de schokkende bevindingen uit dit onderzoek is dat 47% van de mensen vergaderingen ervaart als nutteloos. Dit kan voorkomen worden door ervoor te zorgen dat iedere deelnemer actief kan deelnemen aan de vergadering. Zo voorkom je dat men tijdens de vergadering bijvoorbeeld op hun telefoon gaat kijken. Dit kan veel onderlinge irritaties voorkomen. Ben dus zeer kritisch op wie er een uitnodiging ontvangt voor een vergadering.
Hoe ziet een vergaderagenda eruit?
Een vergaderagenda bestaat per type vergadering vaak uit een vast geraamte. Denk hierbij aan de opening, het vaststellen van de agenda, het bespreken van de afgesproken acties, mededelingen per onderwerp én een slot waarbij de afgesproken besluiten en acties geëvalueerd worden. Het eind van de vergadering wordt vaak uitgebreid met het w.v.t.t.k. (wat verder ter tafel komt) agendapunt. Tijdens dit agendapunt kan alles besproken worden waarvoor geen apart agendapunt is vastgesteld. In de online tool Notulen Software zijn er een aantal gratis templates beschikbaar, bijvoorbeeld voor het managementoverleg. Uiteraard biedt de tool ook de mogelijkheid om je eigen vergadertemplates te maken.
Welke tools worden er gebruikt voor de verslaglegging?
De notulen / de verslaglegging worden vaak gemaakt met Google Docs of Word documenten. Deze documenten worden vervolgens opgeslagen middels een mappenstructuur. Dit is een prima optie, maar kan op termijn tot een ongelofelijke warboel leiden. Hierdoor is de documentatie uiteindelijk niet goed inzichtelijk. Verstandiger is om te werken met een vergadertool. Een groot voordeel van werken met een vergadertool tijdens de verslaglegging is het gemak dat deze tools bieden om onderscheid te maken tussen de context (de notulen) en de belangrijke informatie (acties en besluiten).
Vergaderfrustraties
Vergaderingen zijn een bron van frustratie binnen veel organisaties. Op de website van Sprout werden de schokkende onderstaande statistieken gepubliceerd:
“Maar liefst 96 procent van de werknemers heeft weleens een vergadering overgeslagen, 73 procent zit regelmatig iets anders te doen tijdens een vergadering, 45 procent voelt zich overweldigd door het aantal vergaderingen en 47 procent ziet vergaderen als een grote tijdsverspilling.”
Om ervoor te zorgen dat jouw teamleden niet tot deze groepen behoren, is het belangrijk om een efficiënt vergaderproces te realiseren. Lees verder om te lezen uit welke stappen het vergaderproces bestaat en hoe je deze stappen in goede banen kunt leiden.
Uit welke stappen bestaat het vergaderproces?
Het vergaderproces bestaat uit vier stappen: de voorbereiding, de vergadering, de afwikkeling en de opvolging. Alle vier de stappen worden kort toegelicht:
De voorbereiding
De voorbereiding begint uiteraard met het plannen van de vergadering. Bepaal wie er aanwezig moeten zijn (heel belangrijk!) en kies een strategisch tijdstip. Maak de agenda van de vergadering en verzamel (wanneer nodig) additionele documenten. Vervolgens wordt de agenda inclusief documenten verstuurd alle de genodigden. Op deze manier kunnen genodigden alvast eigen input leveren. Ook kan het handig zijn om voor ieder agendapunt een bepaalde tijd vast te stellen. Zo wordt er voorkomen dat er afgedwaald wordt.
De vergadering
Tijdens de vergadering gaat het meeste ‘vanzelf’. Het belangrijkste is het waarborgen van goede notulen/verslaglegging. Erg belangrijk hierbij is dat er onderscheid gemaakt wordt tussen de context (de notulen) en de belangrijkste informatie (acties en besluiten). De voorzitter dient ervoor te zorgen dat er niet wordt afgeweken van de vastgestelde agendapunten en dat er een tempo wordt gehanteerd dat het mogelijk maakt voor de notulist om goed bij te blijven. Op deze manier wordt er gewaarborgd dat er na afloop van de vergadering een overzichtelijk verslag is.
De afwikkeling
Super mooi natuurlijk wanneer het gelukt is om een overzichtelijk verslag van een vergadering te realiseren, maar het is belangrijk dat hier ook iets mee gebeurt. Zorg dat de acties, beslissingen en de additionele notulen aan alle belanghebbende worden toegestuurd. Dit klinkt wellicht logisch, maar het gebeurt heel vaak niet. Zonder goede afwikkeling gaat er ontzettend veel potentiële waarde verloren.
Zorg er bovendien voor dat het verslag op een vaste plek wordt opgeslagen. Zo kan iedereen de output terugvinden en snel terugzoeken wanneer dit mogelijk is. Want zeg zou zelf, herken jij je er niet in dat je helemaal bent vergeten wat er enkele maanden geleden in een vergadering is besproken? Vervolgens duurt het hartstikke lang om deze informatie terug te vinden. Hier gaat zoveel meer tijd aan verloren dan we ons kunnen voorstellen…
De opvolging
Oke, de vergadering is achter de rug en de afwikkeling is voltooid. Maar nu? Je kent allemaal wel die collega of werknemer die structureel zijn actiepunten niet of te laat voltooid. Super vervelend natuurlijk, maar dit kan de gehele flow in het bedrijf vertragen. Wat weer zorgt voor verspilling van tijd en geld.
Natuurlijk mogen we van iedereen eigen verantwoordelijkheid verwachten, maar we zijn allemaal ontzettend druk. Een reminder met openstaande acties enkele dagen voor de deadline is wel zo prettig. Dit kan met een mailtje, of een plek waar iedereen zijn of haar persoonlijke acties gemakkelijk kan terugvinden. Hiermee voorkom je een hoop frustraties en blijft jouw organisatie een efficiënte geoliede machine.
Tips om slimmer te vergaderen
- Zorg dat er een persoon verantwoordelijk is voor ieder type vergadering. Zo voorkom je onderlinge verwarring. Kortom: een persoon verzorgt de voorbereiding, de taakverdeling tijdens de vergadering, de afwikkeling en het controleren van de opvolging van de vergadering.
- Zorg dat de deelnemers de vergadering graag willen afronden. Dit heeft tot gevolg dat de vergadering efficiënter verloopt. Hoe je dit kunt realiseren? Vergader staand (dit is minder comfortabel dan zitten) en kies een strategisch tijdstip (voor de lunch of aan het einde van de dag wilt men de vergadering graag sneller afronden). Zo is iedereen een stuk meer to-the-point.
- Werk met een vergadertool. Met een vergadertool kun je het gehele proces (voorbereiding, verslaglegging, afwikkeling en opvolging) rondom vergaderingen een stuk efficiënter laten verlopen. Lees in het onderstaande kopje welke voordelen mogelijk worden door het digitaliseren van het vergaderproces.
Het gehele vergaderproces stroomlijnen met een online tool
Er zijn verschillende tools waarmee het vergaderproces gedigitaliseerd kan worden. In dit artikel vertellen wij jou hoe je met Notulen Software een efficiënt vergaderproces realiseert. Als je geen zin hebt om dit te lezen, kijk dan zeker de onderstaande video. Deze video is onderdeel van een exclusieve online training waarin de kracht van Notulen Software wordt uitgelegd.
De voordelen van de voorbereiding digitaliseren
In de voorbereiding van een vergadering vinden er veel omslachtige processen plaats die veel efficiënter en slimmer kunnen. Denk maar eens aan het dupliceren van de vergaderagenda. Door gebruik te maken van vergadersoftware kun je met een druk op de knop het gehele geraamte van een bepaald type agenda klaarzetten.
Ook het versturen van de agenda inclusief bijlagen is een proces dat handmatig veel te veel tijd kost. De meeste vergadertools hebben een functionaliteit ingebouwd om in no-time een uitnodiging, inclusief alle benodigden documenten, te versturen aan alle genodigden.
De voordelen van de verslaglegging digitaliseren
De verslaglegging digitaliseren heeft als grote voordeel dat je makkelijk bewerkingen in de notulen kunt aanbrengen. Bovendien gaat dit natuurlijk veel sneller dan met papier.
Tevens moet er onderscheid gemaakt worden tussen digitaal verslagleggen met Word/Docs en met een vergadertool. In tegenstelling tot Word/Docs bieden vergadertools de mogelijkheid om makkelijk onderscheid te maken tussen de context (de notulen) en de belangrijke informatie (acties en beslissingen).
De voordelen van de afwikkeling digitaliseren
Na afloop van de meeting kan er een stuk efficiënter gewerkt worden door gebruik te maken van een vergadertool. Er wordt automatisch een mooi PDF gegenereerd met een verslag van de vergadering. Dit verslag kan met een klik verzonden worden aan alle genodigden. Bovendien kan het verslag ook verzonden worden aan alle afwezigen. Door de overzichtelijke structuur van het verslag hebben zij in een oogopslag een overzicht van alle nieuwe acties en besluiten.
De voordelen van de opvolging digitaliseren
De opvolging van vergaderingen zijn het onderdeel waarbinnen bij de meeste organisaties de meeste winst gemaakt kan worden. Met een vergadertool, zoals Notulen Software, worden reminders voor gemaakte acties enkele dagen voorafgaand aan de deadline automatisch verzonden aan de bijbehorende persoon.
Ook het terugzoeken van informatie wordt veel makkelijker. Er is geen sprake meer van een complexe en rommelige mappenstructuur. Hierdoor kun je veel sneller bij de juiste informatie komen. Hiervoor kun je ook de zoekfunctie gebruiken, waarmee je door enkele keywords in te tikken super snel de juiste informatie terugvindt.
Zelf een efficiënt vergaderproces realiseren
Ook jij kunt een efficiënt vergaderproces realiseren! Notulen Software helpt jou met het implementeren van alle stappen die zijn uitgelegd in dit artikel! Klik hier voor meer informatie over Notulen Software en klik hier om zelf een omgeving aan te maken voor jouw bedrijf of organisatie.
