Om een goede indruk te maken tijdens een vergadering zijn vergaderetiquette erg belangrijk. In de moderne werkomgeving gebruiken professionals online samenwerkingstools om contact te leggen en ideeën uit te wisselen met collega’s van verschillende afdelingen en locaties. Als gevolg daarvan komen externe medewerkers nu vaker bijeen met medewerkers die in hun eigen kantoor werken. Het coördineren van deze vergaderingen is tijdrovend en kan overweldigend aanvoelen voor een werknemer die niet gewend is om met zoveel verschillende mensen samen te werken. Als je deze vergaderingen echter goed leidt, kun je vertrouwen opbouwen bij jouw collega’s en indruk maken op leidinggevenden. Gebruik deze 10 tips voor vergaderetiquette om jezelf als professional te onderscheiden wannee rje op het werk met iemand anders vergadert.
Maak een vergaderagenda
Wanneer je deelneemt aan een vergadering, kun je een beter resultaat creëren door een agenda te volgen en je bewust te zijn van de doelstellingen van de vergadering. Als je een agenda bijhoudt wanneer je een vergadering met collega’s organiseert, kun je voorkomen dat je van het hoofdonderwerp afdwaalt. Jouw collega’s zullen je aandacht voor details waarderen en zullen je eerder vertrouwen. Als je een vergadering bijwoont, kun je de agenda leren kennen door de persoon die de vergadering organiseert om een kopie te vragen. Als je de tijd neemt om de agenda te lezen, weet je wat u tijdens de vergadering kunt verwachten.
Kom op tijd
Als je de reputatie krijgt te laat te komen op vergaderingen, zullen jouw collega’s je niet meer vertrouwen. Ook de leidinggevenden zullen gefrustreerd raken door het gebrek aan stiptheid. Om dit te voorkomen, kun je apps als Google Calendar of Outlook gebruiken om je vergaderschema’s bij te houden en meldingen in te stellen om je te herinneren aan de tijden en locaties van de vergaderingen. Houd er rekening mee dat de organisator van de vergadering de vergadering vroeger kan laten beginnen om rekening te houden met de reistijd van iedereen.
Niet eten of drinken tijdens de vergadering
Sommige vergaderruimtes kunnen je snacks aanbieden, maar je moet ervan afzien die tijdens de vergadering op te eten. Door te eten kun je jezelf ongemakkelijk of zelfs onbeleefd voelen als je vergadert met collega’s die geen eten aan hun bureau hebben. Zelfs als er tijdens de vergadering snacks zijn, kun je er toch voor kiezen om niet te eten. Het is belangrijk om eten of drinken tijdens de vergadering te vermijden, omdat het afleidend kan zijn. Als je water nodig hebt, kun je om een pauze vragen, zodat je een glas water kunt krijgen.
Gebruik je telefoon niet
Een vergadering is niet het moment om even bij te praten via appjes of e-mails. Je komt onprofessioneel over als je tijdens de vergadering je telefoon pakt. Als je een belangrijk telefoontje krijgt en je moet het opnemen tijdens een vergadering, vraag dan aan de organisator van de vergadering of je even weg kunt gaan en zo snel mogelijk terug kunt keren naar de vergadering. Als je tijdens een vergadering een e-mail moet versturen, probeer het dan kort te houden.
Stel vragen
Vragen stellen is een geweldige manier om te laten zien dat je aandacht hebt voor details, maar je moet wel de juiste vragen stellen. Vermijd vragen waarop het antwoord gemakkelijk te vinden is of die waarschijnlijk al tijdens de vergadering beantwoord zullen worden. Stel vragen waaruit blijkt dat je betrokken en geïnteresseerd bent in wat er gebeurt.
Vat samen en sluit af
Aan het einde van de vergadering heb je de kans om jouw collega’s te laten zien dat je hebt opgelet en dat je de vergadering belangrijk vindt. Je kunt de vergadering samenvatten door de belangrijkste onderwerpen te overlopen die werden besproken en hoe ze betrekking hebben op jou. Je kunt ook aanbieden om na de vergadering te helpen. Je kunt bijvoorbeeld aanbieden om een samenvatting van de vergadering te sturen naar iemand die de vergadering niet kon bijwonen of aanbieden om de vergadering tot de orde te roepen als de voorzitter afwezig is.
Bied aan om na de vergadering te helpen
Als je na de vergadering meer informatie nodig hebt, kun je een collega vragen om iets nog eens door te nemen of iets te verduidelijken dat tijdens de vergadering is besproken. Je kunt ook aanbieden om te helpen met alles wat met de vergadering te maken heeft, zoals het maken van aantekeningen of het samenvatten van de discussie tijdens de vergadering. Je collega’s zullen jouw hulp op prijs stellen en zullen je eerder vertrouwen.
De conclusie
Aan het einde van de vergadering kun je vragen of er nog punten zijn die je gemist hebt of dat er nog iets is waarmee je kunt helpen. Dit is een geweldige manier om je collega’s te laten zien dat je geïnteresseerd bent in wat zij doen en dat je nuttig wilt zijn. Dit is ook een goede manier om de vergadering op een positieve manier af te sluiten en een samenvatting te maken voor de volgende vergadering begint. Volg deze tips voor vergaderetiquette om jezelf als professional te onderscheiden wanneer je met iemand anders op het werk vergadert. Deze eenvoudige stappen zullen je helpen een betere omgeving te creëren voor jouw vergaderingen en ervoor zorgen dat iedereen zich op zijn gemak voelt en geconcentreerd blijft. Door deze tips te volgen, kun je vertrouwen en respect verdienen van jouw collega’s, en zul je gezien worden als een professional die het waard is om in dienst te nemen.
