Vergaderlocaties. De een vindt het prettig om op kantoor te vergaderen, de andere heeft liever een locatie in de buitenlucht of een locatie die hem of haar inspireert. Tegenwoordig is er de mogelijkheid om gebruik te maken van verschillende vergaderlocaties: voor ieder wat wils.
Tegenwoordig werken veel mensen vanaf verschillende locaties, thuis, op een flexplek of op kantoor. Wanneer er dan vergaderd moet worden, is er geen vaste plek beschikbaar o.i.d. Ook kan het zijn dat een andere vergaderlocatie je beter inspireert. Hierdoor kan je er voor kiezen om een (andere) vergaderruimte op te zoeken. Bovendien kan het kiezen van een andere locatie van een externe partij ervoor zorgen dat deelnemers acties zijn, de verwachtingen worden namelijk psychologisch verhoogd.
Maar wat is de juiste vergaderlocatie? Steeds meer verschillende plekken bieden zich aan als vergaderlocatie. Denk aan hotels, vakantieparken of zelfs omgevingen in de buitenlucht. Het is belangrijk om een locatie te kiezen die het beste bij je past.
Tips bij het kiezen van een goede vergaderlocatie:
- Maak een lijst met je wensen: Zorg dat de doelstelling van de vergadering vaststaat, zodat het vinden van een geschikte vergaderruimte makkelijker verloopt. Schat daarnaast ook een tijdsduur in.
- Bereken vooraf de kosten: Stel voorafgaand aan het kiezen van een locatie een budget vast. Zo zorg je ervoor dat je uiteindelijk niet te veel kwijt bent.
- Kijk naar de sfeer die de locatie met zich meebrengt : Ieder type vergadering kan om een andere omgeving vragen. Kijk naar wat bij het bedrijf past en welke sfeer dit met zich meebrengt.
- Zorg voor goede bereikbaarheid: Het is handig wanneer iedereen makkelijk bij de locatie kan komen d.m.v. een parkeerterrein en het openbaar vervoer.
Wanneer je kiest voor een externe vergaderlocatie kiest om een lange dag te gaan vergaderen/brainstormen, kan het zeker handig zijn om gebruik te maken van vergadersoftware. Dit maakt het makkelijker om de resultaten vast te leggen en deze bovendien te delen met afwezigen.
Wij hebben enkele leuke vergaderlocaties op een rijtje gezet voor jullie:
