Overzicht, structuur en duidelijkheid voor jouw organisatie

Tijdsbesparing door efficiënt vergaderen

Notulen Software zorgt voor tijdsbesparing voor jouw gehele organisatie. Ten eerste kunnen vergaderingen sneller verlopen, doordat verschillende vergader gerelateerde processen efficiënter verlopen. Overzicht in openstaande actiepunten en het overzichtelijke dashboard zorgen dat iedereen optimaal voorbereid op vergaderingen verschijnt. De vergaderingen zelf verlopen sneller doordat de gecentraliseerde vergaderomgeving het probleem van schriftelijke notulen en/of onhandige Word documenten tackelt.

Overzicht in genomen beslissingen en openstaande actiepunten

Beslissingen worden bij het bijbehorende agendapunt overzichtelijk weergegeven. Zo krijg jij in een oogopslag inzicht in alle genomen beslissingen. Ook openstaande actiepunten zijn inzichtelijk, zo weet jij precies wat jij en jouw werknemers nog te doen hebben. 

Terugzoeken in oude beslissingen

Enkele maanden geleden hebben jullie een besluit genomen over het advertentiebudget, maar het is je niet meer zeker wat de details van het besluit waren. Simpel, zoek op advertentiebudget met de zoekfunctie, en krijg onmiddellijk alle besluiten omtrent het advertentiebudget gepresenteerd. Je hoeft zelf geen documenten te openen en te doorzoeken, want wij filteren alles voor je!

De voordelen voor het management op een rijtje:

  1. Gecentraliseerde online vergaderomgeving
  2. Beheren van actiepunten/notulen/vergaderingen
  3. Terugzoeken oude beslissingen
  4. Automatische emails met uitnodigingen en verslagen van de vergaderingen
access_time
Bespaar tijd, moeite en frustraties
build
Creëer structuur voor de hele organisatie
search
Zoek snel terug naar bedrijfskritische informatie
history
Bouw historie op van belangrijke agendapunten
mail_outline
Voorkom onnodig lange e-mail threads
show_chart
Vergaderen wordt leuker en productiever
Bekijk uitleg video

Slimmer en sneller vergaderen

Overzicht vanuit jouw dashboard

Al jouw collega’s vinden de geplande en vorige vergaderingen in hun dashboard. In dit dashboard vinden ze ook een lijst met acties van alle vergaderingen (gegroepeerd per template). Zo kunnen ze altijd terugvinden welke acties er voor hen zijn uitgezet. Er worden hierdoor minder actiepunten vergeten en jij behoudt het overzicht van alle acties.

Stuur uitnodigingen met agenda en bijlagen

Met 1 druk op de knop ontvangen alle genodigden een email met de agenda en bijlagen. Tevens kunnen zij zelf ook agendapunten aandragen, voorbereiden en hun aanwezigheid aanvinken. Dit scheelt jullie weer flink wat mailverkeer!

Inzicht in oude actiepunten

Actiepunten uit vorige vergaderingen worden nog weleens vergeten. Daarom gebruiken wij vergadertemplates die ervoor zorgen dat acties uit voorgaande vergaderingen (indien template hetzelfde is) naar boven komen indien ze nog niet zijn afgerond. Vanuit de vergadering bekijk je dus eenvoudig de acties van vandaag en die uit alle voorgaande vergaderingen.

Delen en exporteren van vergaderingen

Download de vergadering naar PDF of naar Word, indien je hem nog even wilt aanpassen. Je kunt de download ook direct mailen naar alle genodigden om zo nog meer tijd te besparen.

Hergebruik vergadertemplates

In de template kies jij de genodigden, hun rechten en een vaste agendastructuur. Dit gebruik je om binnen 30 seconden jouw vergadering te plannen en de agenda te versturen! Geen gedoe meer met losse bestanden ‘dupliceren’ en ‘opslaan als’.

Kwalitatieve notulen, gesplitst van de acties & besluiten

Een lange lap notulen, daar wordt niemand gelukkig van. Splits de belangrijke van de minder belangrijke informatie zodat iedereen altijd super snel kan teruglezen wat alle acties en besluiten waren.

Zoek gericht in notulen, acties & besluiten

Door de notulen splitsen kan jij in de toekomst sneller terugvinden welke belangrijke acties en besluiten er in het verleden gemaakt zijn. Want hoevaak lees je nu oude notulen terug? Bijna nooit toch? Dat is nu verleden tijd! Je vindt belangrijke informatie binnen enkele seconden terug en het enige wat jij hoeft te doen is door de resultaten scrollen.

Toegangsrechten van jouw collega’s

Zo kunnen deelnemers bijvoorbeeld agendapunten aandragen, notulen voorbereiden of jou helpen met de notulen. Dit kun je overigens ook vastleggen in een template zodat het altijd goed staat voor alle vergaderingen. Hiermee weet je zeker dat de lijst met genodigden altijd klopt!

Inwerken nieuwe collega’s

Door met de templates te werken is het ook mogelijk om een nieuwe collega met 1 druk op knop toe te voegen aan alle voorgaande vergaderingen. Dit geeft hem of haar direct alle informatie die benodigd is om vlot te kunnen starten in de nieuwe positie.