Op tijd starten en eindigen, efficiënte agenda’s maken en onthouden wanneer je microfoon uit staat om ongemakkelijke situaties te voorkomen. Dit zijn enkele voorbeelden van welbekende vergadertips. Ook al ben je niet op de hoogte van de basics, hoef je maar even op Google te zoeken. Veel waardevolle meeting tips zijn echter minder bekend. Ze gaan niet over de structuur, deelnemers en de agenda; ze gaan over de leider. Net als met bijna elk werkproject, hangt het succes van een meeting af van de voorbereiding en communicatie van de leider. Daarom heeft Harvard Business Review 10 tactieken op een rij gezet, zowel voor meeting leiders als leidinggevenden die een meeting bijwonen, om meetings in goede banen te leiden. In dit blog geven wij een samenvatting van dit artikel.
1. Bereid je punten – niet alleen je agenda – alvast voor
Een agenda is een goede ‘roadmap’, maar geen effectieve tool om de belangrijkste punten over te brengen. Ter aanvulling op een agenda, kun je voorafgaand aan de meeting een aantal beknopte maar waardevolle punten opstellen.
Voorbeelden van vragen die je jezelf kunt stellen om hierbij te helpen zijn:
- Welke ideeën wil ik ophalen tijdens deze meeting?
- Bij welke uitdagingen heb ik of hebben wij hulp nodig?
- Wie verdient een compliment of een speciale vermelding?
- Bij welke vragen verlang ik het meest dat de groep ze bespreekt en overweegt?”
Neem de antwoorden op deze vragen mee naar de meeting en deel ze bij de start of wanneer gerelateerde agendapunten ter sprake komen.
2. Zorg voor een doel
Deel bij de start van de meeting het doel ervan – wat moet er besloten, beoordeeld of behaald worden als resultaat van de meeting. Vermijd hierbij vage doelen als ‘ontdekken’ of een probleem ‘adresseren’, omdat dit geen actie of voortgang stimuleert. Het vermelden van een duidelijk doel zal helpen verzekeren dat het doel behaald– of in ieder geval gecheckt – wordt.
3. Geef richting aan je publiek
Leiders starten meetings vaak met een begroeting en belangrijke updates. Wanneer je startzinnen over verschillende onderwerpen gaan, geef dan een preview: ‘’Voordat we gaan beginnen, zou ik het graag kort willen hebben over X, Y en Z.’’ Maak daarnaast gebruik van overgangen (‘’Het tweede punt wat ik wil bespreken is Y’’) en conclusies (‘’Zoals je kunt zien, zijn X, Y en Z nodig voor ons succes’’). Deze opbouw geeft je publiek richting; ten eerste weten ze wat ze kunnen verwachten, ten tweede helpt het ze om je te volgen en ten slotte schept het duidelijkheid over de belangrijkste punten die ze mee moeten nemen.
4. Wees voorbereid om te luisteren
Niet alleen goed luisteren is cruciaal, ook laten blijken dat je luistert is key. Naast het starten van een dialoog wil je natuurlijk ook gezien worden als iemand die de input van je collega’s waardeert. Hier volgen een aantal tips om actief te luisteren en dit ook te tonen.
- Kijk altijd in de richting van je publiek en probeer direct oogcontact te houden wanneer je luistert. In een online meeting betekent dit dat je naar de camera moet kijken, niet naar het vakje waarin je de persoon ziet.
- Laat zien dat je luistert door te knikken. Knikken is de meest effectieve manier om support te laten zien, omdat je hiermee aangeeft ‘’Ik hoor wat je zegt en ik sluit me aan bij je woorden’’.
- Gebruik je tijd om te luisteren niet als een kans om te plannen wat je wilt gaan zeggen. Wanneer je een vraag verkeerd begrijpt omdat je niet goed geluisterd hebt, kan dit je geloofwaardigheid en vertrouwen beschadigen.
- Vermijd het onderbreken van sprekers of het afmaken van hun zinnen. Hierdoor wordt hun kans afgepakt om het punt toe te eigenen, wat onbeleefd kan overkomen.
- Stel wedervragen aan de spreker voordat je je eigen perspectief of een oplossing oppert. Een voorbeeld: ‘’Ik wil zeker weten dat ik je goed begrijp. Je zegt dat we te veel meetings hebben, vooral op vrijdag, is dat correct?’’ Dit bouwt vertrouwen op en toont inlevingsvermogen.
- Wees ruimdenkend en weersta de neiging om jezelf te verdedigen. Een meeting hoort een dialoog te zijn, geen debat. Probeer daarom eerst het perspectief van je team te begrijpen en geef geen tegenargumenten.
5. Bereid vragen voor
In dialogen tussen leiders en hun team, kunnen leiders het lerend vermogen van het team een boost geven door prikkelende vragen te stellen. Daarnaast kan het voorbereiden van vragen helpen om gaten in het gesprek op te vullen, bijvoorbeeld wanneer de deelnemers niet snel vragen stellen of iemand nodig hebben om het ijs te breken.
Er zijn verschillende typen vragen:
Strategische vragen
- ‘’Wat hoop je te bereiken?’’
- ‘’Hoe kunnen we deze aanpak binnen het bedrijf doorvoeren?’’
Erkennende vragen
- ‘’Wie heeft je geholpen met dit project?’’
- ‘’Hoe ben je op dit idee gekomen?’’
Behulpzame vragen
- ‘’Wat kan ik doen om te helpen?’’
- ‘’Welke middelen heb je nodig om dit project naar een hoger niveau te tillen?’’
6. Hou off-topic momenten kort
Op bepaalde momenten kan je geneigd zijn om even van het onderwerp af te dwalen en over iets totaal anders te beginnen. In eerste instantie gaat het gesprek bijvoorbeeld over social media, maar kort daarna ben je ineens in een gesprek over je favoriete Instagram influencers beland. Deze zijroute is gevaarlijk, want wanneer het gesprek blijft aanhouden, gaan kostbare tijd en concentratie verloren. Als je iets te binnen schiet dat maar gedeeltelijk of niet met het gespreksonderwerp te maken heeft, hou het dan kort en keer terug naar het oorspronkelijke onderwerp.
7. Weet wanneer je punt overgebracht is
Wellicht herken je deze gedachte: ‘’Ze snappen het nog niet, blijf praten!’’ Dit innerlijke stemmetje heeft het vaak bij het verkeerde eind, dus luister er niet naar. Wanneer je punt is gemaakt, stop dan met je uitleg en ga door met de rest van de meeting. Als mensen toch nog vragen hebben, geven ze het wel aan. Deze methode garandeert tevens dat anderen ook genoeg tijd hebben om te spreken.
8. Geef beknopte feedback
Het is altijd een goed idee voor leiders om lof, steun en aanmoediging uit te spreken naar hun team, maar let op: de waarde ervan daalt wanneer het te vaak gedaan wordt. Positieve feedback is zeker belangrijk, maar hou het beknopt en to-the-point. Omdat het woord ‘bedankt’ niet veelzeggend is, is het belangrijk om bij een compliment altijd de ‘waarom’ te vermelden. Een goede opbouw voor het uiten van tevredenheid is: wie het gedaan heeft, wat hij of zij gedaan heeft en wat voor impact deze actie gehad heeft.
9. Help anderen bij het overbrengen van een punt
Als een teamlid in zijn of haar verhaal een duidelijk punt of voorstel mist, geef dan subtiel een aanzet. Dit kun je doen door vragen te stellen als ‘’Wat zou je aanraden?’’ of ‘’Wat stel je voor dat we doen?’’ Hoe meer van deze hulpvragen je stelt, hoe waarschijnlijker het is dat deze persoon de cruciale leiderschaps-skill van het overbrengen van punten onder de knie krijgt.
10. Sluit af met duidelijke vervolgstappen
Je houdt het post-meeting momentum in stand wanneer je de meeting afsluit met duidelijke vervolgstappen, inclusief wie de acties moet uitvoeren en wanneer. Deze persoon kan bijvoorbeeld een manager, een administratieve assistent of jijzelf zijn, maar zorg ervoor dat het iemand is die niet alleen ideeën in zich opneemt, maar ze ook beter maakt.
Te veel meeting leiders denken dat hun werk erop zit wanneer de meeting van start is gegaan of dat ze enkel dienen als notulist en agenda-politie. Maar, een leider blijft een leider! Gebruik daarom deze 10 communicatietools om er zeker van te zijn dat belangrijke punten worden besproken op een manier die in gelijke mate effectief als efficiënt is.
