Vaak volgen terugkerende vergaderingen een duidelijke structuur. Denk aan de agendapunten die vaak voorbijkomen, de deelnemers, de starttijd en locatie. Je legt dit vast in een template zodat je het niet voor elke volgende meeting handmatig hoeft te regelen.
Stroomlijn het vergaderproces
Met Notulen Software standaardiseer je het proces per overlegvorm zodat je met 1 druk op de knop een hele reeks aan vergaderingen vooruit kunt plannen. De software helpt jou dan om per meeting het gewenste proces te volgen. Bijvoorbeeld:
- Stuur direct agenda-verzoeken per overleg
- Stuur X dagen vooraf de agenda en stukken toe
- Stuur X dagen achteraf het PDF verslag toe
Structuur voor elk volgend overleg
Niet alleen het proces, maar ook elke volgende agenda volgt jouw vaste structuur. Zo ben je minder tijd kwijt met het aanmaken van agenda’s en borg je dat de verslaglegging consistent gebeurt. Voorzie de agenda ook van sjablonen per agendapunt, zodat je het anderen makkelijk maakt om de voorbereiding in het gewenste format te doen.
Vorige meetings
Door een template te gebruiken kun je eenvoudig terugblikken op de openstaande acties uit voorgaande meetings. Je hoeft dus nooit meer actielijsten te maken of handmatig te updaten.
