De beste tips & tricks

Vind hier de beste tips & tricks van andere vergaderbazen. Wil je jouw tips delen? Stuur ze hier naar ons in. Na goedkeuring zal ons team ze voor jou online plaatsen.

Vergadertips met oog op Future-proof Secretariaat
Hinke Veldhuizen Future For Assistants

Acht vergadertips, met oog op Future-proof Secretariaat:

1. Bereid je goed voor en ken de inhoud. Een open deur, maar zorg dat je goed voorbereid bent. Zorg voor een perfect ingevuld sjabloon op basis van de agenda. Zo hoef je echt alleen te focussen op acties en besluiten. Maar zorg dat je de onderwerpen van de agenda kent: dat maakt notuleren veel makkelijker.
2. Vraag om input voor de agenda. Wil je een grotere betrokkenheid creëren in de vergadering? Vraag ca. een week van te voren bij alle genodigden of ze input hebben voor de agenda.
3. Pak de leiding als notulist. Je bent niet de dienstbare secretaresse die notuleert, jij moet goed je taak uit kunnen voeren. Ga voorafgaand aan de meeting in gesprek met de voorzitter over wat jij nodig hebt, zorg dat je een team vormt met de voorzitter. Hierbij kun je bijvoorbeeld bepaalde seintjes/gebaren afspreken om het tempo te verhogen/verlagen of om een korte samenvatting te vragen.
4. Teken een schematische plattegrond met deelnemers als je voor een groot gezelschap notuleert (zeker als er onbekenden voor jou aanwezig zijn). Gebruik afkorting voor wie waar zit. Pak ook hier je leiderschap: vraag even een voorstelronde (naam, functie en organisatie). Zo kun je iedereen beter plaatsen!
5. Maak een opname met de voicerecorder op je mobiel. We hebben de techniek, gebruik het! Zo weet je zeker dat wanneer je toch wat mist/het te snel gaat, je het na afloop terug kunt zoeken in je opname.
6. Help de voorzitter om er een efficiënte meeting van te maken. Als de voorzitter weinig leiderschap toont, neem dan initiatief door bijv. je notulen samen te vatten en het agendapunt af te ronden. Zo voorkom je lange en niet relevante discussies.
7. Laat van je horen in een vergadering. Natuurlijk zijn er zeer formele vergaderingen waar je echt alleen notulist bent, maar in vele vergaderingen kun je heus wel je zegje doen. Vergroot op deze manier je toegevoegde waarde.
8. Vraag een demo aan bij Notulen Software! Notuleren is nooit mijn allergrootste hobby geweest, wat had ik graag van een tool zoals Notulen Software gebruik gemaakt.

Verkort de effectieve vergadertijd
Hedwig Wassing Directeur Golfclub Prise D'eau

Door met Notulen Software te werken is het voor mijn team mogelijk om voorafgaand alle input in Notulen Software te verzamelen. Als iedereen zijn input heeft geleverd stuur ik alvast een export rond. Mijn team kan zich inlezen en akkoord geven op de notulen. In sommige gevallen hoeven we dan niet eens meer (fysiek) bijeen te komen. In andere gevallen verkort het onze effectieve vergadertijd drastisch. Een goede voorbereiding is letterlijk het halve werk!

Voorbereiding
Millie Gietman Project manager

Bereid je voor op de vergadering, begin niet pas met nadenken over de onderwerpen die besproken worden op het moment dat je de ruimte binnen loopt. Dit zie ik als een teken van respect voor ieders tijd.

Bij grote en langere vergaderingen: wijs een tijdbewaker aan (iemand anders dan de voorzitter). Zo kan de voorzitter zich concentreren op de inhoud, maar weet hij/zij ook dat de tijd in de gaten gehouden wordt.

4 vergadertips
Judith Online Assistant

– Zorg voor een goede en strakke agenda.
– Een goede voorzitter die de tijd in de gaten houdt.
– Kort en bondige notulen.
– Maak duidelijke acties met eventueel een actielijst en tijdsplanning.

Deze 4 punten zijn voor mij wel heel belangrijk. Uiteraard ook het tijdig versturen van de agenda en eventuele bijlagen zodat de deelnemers tijd hebben om deze door te lezen.

Korte praktische tips
Elise Virtual Assistent

Vergaderen kan heel effectief zijn. Maar ga niet vergaderen om het vergaderen. Staan er belangrijke bespreekpunten op de agenda, dan zeker doen, maar leer ook tegen elkaar te zeggen dat het ook niet hoeft nu en je het volgende vergadermoment pakt.

Korte praktische tips:

Vooraf:
Begin op tijd, ook wanneer nog niet iedereen aanwezig is. Zo beloon je de mensen die wel op tijd komen.

Tijdens:
Wijs altijd een technisch voorzitter aan, deze zorgt ervoor dat de vergadering in goede banen wordt geleid.

Na / Einde vergadering:
Sluit agendapunten altijd af met wie doet wat wanneer?

Succesvolle bijeenkomst
Fia en Leonard van den Pol Eigenaren Stadskamer

Voor een succesvolle bijeenkomst is het belangrijk om in een goede stemming te zijn. Dat begint bij ons al bij het parkeren. Dat kan in Elburg gratis net buiten het stadje. Onze gasten lopen in 3 minuten door het historische stadje (eerste wauw moment) naar de Smedestraat. Kloppen bij ons aan en worden welkom geheten in onze sfeervolle monumentale vergaderruimte (tweede wauw moment) De sfeer is gelijk ontspannen. Mooie basis voor een succesvolle bijeenkomst.

Houd het kort
Ivonne van Dis Coach voor Ondernemers

Houd het kort en bondig, mensen kunnen zich maar kort concentreren. wees helder en duidelijk en durf te beslissen. Durf een “foute” keuze te maken en achteraf met de betrokkenen te bespreken wat er geleerd is van deze beslissing.

Nieuwe omgeving
Bob Anders Vergaderen

Zorg af en toe voor een “change of scenery” een nieuwe omgeving zorgt voor verfrissende nieuwe ideeën!

Een goede voorbereiding is het halve werk
Linda Meeting at Home

Een goede voorbereiding is het halve werk. En als je dat dan ook nog eens in een inspirerende en huiselijke omgeving doet is succes verzekerd bij Meeting at Home!!

4 uur vergaderen is het maximum!
Sera Schniedermeier Meet your room

Vier uur vergaderen is het maximum!
Vaak lopen vergaderingen wat uit of staat er geen echte eindtijd op de agenda. Probeer dit toch eens te doen en neem bijvoorbeeld voor het eerste gedeelte een maximum van 2 uur. Dat is namelijk een periode die de meeste mensen zonder problemen kunnen volhouden en waarin de aandacht niet verslapt. Hierna is een (korte) vergaderonderbreking zeer gewenst zodat iedereen de boel even kan verwerken en weer wat nieuwe energie kan opdoen. Een zeer goede optie is om even een rondje te lopen in de frisse lucht zodat de hersenen opnieuw zuurstof krijgen. Daarna samen genieten van een lekkere en gezonde lunch zodat iedereen er weer 2 uur tegenaan kan!

Buiten de deur vergaderen
Eigentijdserf Vergaderlocatie

Ga buiten de deur vergaderen. Geen afleiding van de dagelijkse gang van zaken, inspirerende omgeving voor nieuwe en frisse ideeën, pauze is echt even pauze, even uit de waan van de dag treden voor een effectieve meeting.⁠

De notulen rondsturen
Kayleigh Virtual Assistant

Stuur de agenda en de notulen van de vorige vergadering een dag van tevoren op naar alle deelnemers. Zo kan iedereen zich goed voorbereiden en eventueel nog agendapunten aandragen. Dit zorgt ervoor dat de vergadering gestructureerd verloopt. En hou de vergadering kort en zakelijk! Dwaal niet teveel af naar onderwerpen die niet relevant zijn voor de vergadering en ook op een later tijdstip besproken kunnen worden. Zo voorkom je dat de deelnemers hun focus verliezen.

Effectief vergaderen
Virtual Care Business Support

Een vergadering moet in mijn ogen zo effectief (en prettig) mogelijk zijn.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Los van een goede voorbereiding en alle waardevolle tips die er zijn, staat bij Virtual Care op nr 1: Respecteer iedere aanwezige.
Vergaderen kost tijd en tijd is kostbaar. Iedereen die deelneemt heeft zich voorbereid (minimaal door het lezen van de agenda😉) met als doel bij te dragen aan effectief vergaderen. Daarmee creëer je niet alleen een prettige sfeer maar vooral vertrouwen bij de deelnemers.

Laatste wat je wilt is dat er kostbare tijd verloren gaan. ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Ten slotte kan je alleen een succesvolle vergadering neerzetten met de nodige bijdrage van de deelnemers. ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Voor een extra prettige vergadering: Plan een vergadering zo min mogelijk in drukke maanden.

Nodig niet te veel mensen uit
Elvira Virtual Sidekick

Ik weet nog wel van dat ik nog op kantoor werkte, dat er vaak te veel mensen waren uitgenodigd voor een vergadering, want ‘o die is ook wel handig om er bij te zitten’. Resultaat is dat mensen zich vervelen bij de vergadering en dat is zonde van hun tijd. Dit heb ik jammer genoeg best vaak mee gemaakt.
Dus tip; nodig niet te veel mensen uit, alleen degenen die echt nodig zijn.

Bij elk agendapunt hoort een doel
Marjolein Virtueel Assistent

Zet bij elk agendapunt wat het doel is. Ter informatie/bijpraten, opiniërend of ter besluitvorming. Met (indien mogelijk) een achterliggende notitie, zodat iedereen zich in kan lezen. Als het ter besluitvorming is dan ook het voorgestelde besluit. En alles zo SMART mogelijk geformuleerd. Dat is niet alleen handig voor de andere deelnemers maar ook voor degene, die het agendapunt aanlevert. Het dwingt je tot nadenken i.p.v. klakkeloos één of meerdere punten te mailen naar de opsteller van de agenda of in het systeem te zetten (afhankelijk van hoe je werkt).

Andere deelnemers op de hoogte stellen
Janneke Landman Virtueel Assistent

Op dit moment gewoon delen met de deelnemers of je kinderen of huisdieren in huis hebt. Zodat ze op de hoogte zijn dát de kans bestaat dat er iemand in beeld komt, of even iets nodig heeft. Zo weet iedereen waar hij aan toe is. Vooral nu heeft iedereen hier begrip voor, maar is het wel goed om even te weten.

Maak je werkplek gezellig!
Laura van Elderen Personal Assistant

Maak je werkplek nu gezellig, zeker omdat de meeste mensen vanuit huis werken. Maak er het beste van. Zoek een ruimte in huis waar je kunt zitten, desnoods aan de keuken tafel 😉. Daarnaast zorgen voor een goede planning en beweging.

Doel vaststellen per agendapunt
Ingeborg Kannekens Virtueel Assistent

Zet op de agenda duidelijk wat voor soort punt het is Informatief- Meningvormend- Besluitvormend- Evaluatie of Uitvoerend.
En houd je daaraan tijdens de vergadering. Dit voorkomt dat een besluitvormend punt weer vervalt in een meningvormend punt.
De vergadering wordt effectiever en vaak kun je het dan ook korter houden.

4 snelle vergadertips!
Helena de Bruijn Virtual Assistent

– Max. een uur, hoe korter hoe beter
– Max. 10 deelnemers
– Vergader staand
– Behandel alleen van te voren ingestuurde agenda punten

Online vergaderen
Danielle Davelaar Marketing Assistant

Ik werk met name online en opdrachtgevers kunnen door het hele land zitten. Voor mij is dan efficiënt vergaderen – online vergaderen. Met o.a. de tool Zoom kun je met meerderen tegelijkertijd online vergaderen. Ideaal als je op verschillende locaties zit.

4 vergadertips!
Kim Virtueel Assistent

1. Kom op tijd! Niets zo vervelend als een vergadering beginnen en dat er steeds mensen binnen komen. Het is storend en weinig respectvol. ⠀⠀⠀⠀⠀
2. Zorg voor een goede actie- en besluitenlijst en neem ook even de tijd om hierbij stil te staan. Wie doet wat? Is het afgehandeld, hoe? Nog niet afgehandeld, waarom niet?⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
3. Ben voorbereid. Zorg dat je weet waar het overgaat en wat je hierover te zeggen hebt.⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
4. Gebruik niet steeds je telefoon tijdens de vergadering. Ben oprecht aanwezig.

Deelnemers uitnodigen
Bonny de Git Virtueel Assistent

Nodig alleen mensen met een belang bij het onderwerp uit om de vergadering bij te wonen, dat praat makkelijk en is vaak efficiënter. Zorg ook als je bij een vergadering zit voor een actieve houding en draag bij aan het gesprek. Dat laatste is vooral voor vrouwen vaak een dingetje, die zijn heel goed in zichzelf onzichtbaar maken in een organisatie.

Vergaderdoel per agendapunt
Carina stoppels Online Marketing Assistent

Noteer bij het maken van de agenda (in overleg met de voorzitter) achter elk agendapunt het vergaderdoel. Voorbeelden zijn: ter vaststelling, ter besluitvorming, ter bespreking, ter inventarisatie of ter informatie.

Dat is niet alleen prettig voor de notulist, maar ook voor de deelnemers. Ze weten dan wat er van ze wordt verwacht en welk doel samen wordt nagestreefd. Ook geeft het aan wat voor gevolgen het agendapunt voor het proces heeft. Als een onderwerp bijvoorbeeld eerst ‘ter bespreking’ is geagendeerd, kan het in de volgende vergadering ‘ter vaststelling’ worden geagendeerd.

Dit klinkt vanzelfsprekend, maar ik merk dat het nog niet altijd wordt toegepast in de praktijk. Je zult zien dat het vergaderen hierdoor effectiever en efficiënter gaat. En daarom misschien ook wel iets leuker wordt.

Een gekke zin in je notulen!
Samantha Dorenbos Smart VA

Zet eens een gekke zin in je notulen. Bijvoorbeeld: ‘Heb jij maandag ook Sint Maarten gelopen?’. Zo kun je zien of jouw notulen echt worden gelezen!

Meer structuur in jouw vergadering
Roëlla Personal Assitant

Vergaderingen met structuur zijn de prettigste en meest efficiëntie. Iemand dient de leiding te nemen en de volgende stappen te zetten:
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
– Agenda vooraf; op deze manier is iedereen voorbereid en weet wat er verwacht wordt.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
– Duidelijke opening; agenda en verwachting aan het begin van de vergadering benoemen, zodat iedereen weet welke onderwerpen er besproken worden en wat er van hem/haar verwacht wordt.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
– Voldoende breaks; vooral met een lange vergadering essentieel voor de focus.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
– Afsluiting; fijn als iemand de vergadering samenvat, verwachtingen en afspraken duidelijk verwoord en de notulen stuurt na afloop.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Ongestructureerde vergaderingen zijn vaak alles behalve efficiënt en vaak zonde van ieders tijd als het te lang duurt.

Staand vergaderen
Jolanda van Velsen Personal Virtual Assistant

Staand vergaderen…lekker efficiënt!

Heb je dat ook wel eens, dat je gedachtes in een vergadering steeds verder afdwalen, je niet meer rustig op je stoel kunt zitten, je het gapen ook niet meer in de hand hebt. Vergaderingen duren soms echt te lang.

Het voelt bij tijd en wijle echt als tijdverspilling…..al dat geneuzel….⠀⠀⠀⠀⠀⠀

De oplossing? Staand vergaderen! Want met staand vergaderen:⠀⠀⠀⠀⠀⠀

→ duren de vergaderingen niet zo lang, lang staan is namelijk niet zo prettig dus mensen komen sneller to the point.⠀⠀⠀

→ voel je je langer fit, doordat je meer beweegt. Je hebt wat meer afwisseling ten opzichte van een constante zithouding.

→ lijkt het allemaal net iets informeler, vind je niet? Er ontstaat een andere sfeer, waarbij je meer geneigd bent om input te leveren.

→ ontstaat er een hoger productiviteitsgevoel bij iedereen die aan de vergadering deelneemt, doordat er sneller besluiten worden genomen en acties geformuleerd.

 

Ik kan je vertellen…ik ben om…heerlijk zo’n actieve houding en to the point. En meer tijd over voor andere belangrijke taken!

Neem pauze!
Claudia Virtueel Assistent

Las tijdens een (lange) vergadering een pauze in van 15 minuten. Loop allemaal even de ruimte uit om iets te drinken/eten. Na zo’n pauze heb je weer nieuwe energie en kun je er weer tegenaan. Voor een notulist is dit ook fijn, na een korte pauze is er weer voldoende focus.

𝐌𝐢𝐣𝐧 𝐯𝐞𝐫𝐠𝐚𝐝𝐞𝐫𝐭𝐢𝐩: 𝐞𝐞𝐧 𝐠𝐨𝐞𝐝𝐞 𝐯𝐨𝐨𝐫𝐛𝐞𝐫𝐞𝐢𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐢𝐬 𝐡𝐞𝐭 𝐡𝐚𝐥𝐯𝐞 𝐰𝐞𝐫𝐤!⁣
Iris Virtual Assistant

𝐄𝐞𝐧 𝐠𝐨𝐞𝐝𝐞 𝐯𝐨𝐨𝐫𝐛𝐞𝐫𝐞𝐢𝐝𝐢𝐧𝐠 👇⁣
Belangrijk bij notuleren is een goede voorbereiding. Lees voor de vergadering de notulen door van de vorige vergadering en neem vooral de actiepunten aandachtig door. Neem ook de agendapunten alvast door van de aankomende vergadering, zodat je weet wat er besproken gaat worden. ⁣
Zijn er punten niet duidelijk, informeer hier dan naar. En weet van tevoren wie er aanwezig zullen zijn bij de vergadering.⁣
Een goede voorbereiding scheelt tijd bij het uitwerken van de notulen.⁣

𝐓𝐢𝐣𝐝𝐞𝐧𝐬 𝐝𝐞 𝐯𝐞𝐫𝐠𝐚𝐝𝐞𝐫𝐢𝐧𝐠 👇⁣
Tijdens de vergadering is het handig om een goede positie te hebben als notulist. Kun je iedereen zien en horen? Als er een PowerPoint of iets anders op een scherm te zien is, zorg ervoor dat je dit goed kunt zien.⁣
Schrijf tijdens de vergadering steekwoorden op en korte zinnen. Je kunt natuurlijk nooit alles opschrijven wat er gezegd wordt. Dit hoeft ook zeker niet. Zorg ervoor dat je de belangrijkste punten opschrijft en een actielijst bijhoudt. Hou je tijdens de vergadering vast aan de agendapunten. Als je na de vergadering dan de notulen gaat uitwerken, dan heb je een goede houvast.⁣
Zijn er aan het einde van de vergadering dingen onduidelijk, vraag hier dan naar.⁣

𝐍𝐚 𝐝𝐞 𝐯𝐞𝐫𝐠𝐚𝐝𝐞𝐫𝐢𝐧𝐠 👇⁣
Wacht met het uitwerken van de notulen niet te lang. Ondanks dat je aantekeningen hebt opgeschreven zullen er dingen wegzakken. Maak de notulen dus op tijd, het liefst binnen 24 uur. Wat ik zelf het liefst doe, is dat ik tijdens de vergadering de aantekeningen op mijn laptop maak. Zo heb ik deze al digitaal en dit scheelt tijd met het uitwerken van de notulen.⁣

Met deze tips ben je goed voorbereid en nog belangrijker het bespaart je tijd 🙌

Duidelijkheid op een visuele manier
Marijn Ruijl Privé kantoortje

1. Zorg voor duidelijkheid op een visuele manier. Van een PowerPoint tot een Elevator pitch, van een filmpje tot kernwoorden met iconen en pictogrammen. Door duidelijk de insteek te visualiseren, trap je gelijk af op een krachtige manier. Hierdoor voorkom je dat je strandt in zijtakken en onderwerpen die tot buiten de vergadering kunnen wachten.

2. Speel met de sfeer. Planten in de kamer die zuurstof geven en een mooie kleur dat invloed heeft op je gemoedstoestand. Zorg ervoor dat de sfeer van de vergadering – of dat nu online of offline is – fijn is en past bij de vergadering. Stel jezelf de vraag wat je wil uitstralen, en probeer dat te verwerken in de vergadering. Een goede sfeer is het halve werk!

3. Word bewust van de deelnemers. Het komt vaak voor dat bepaalde mensen deelnemen aan een vergadering, en erna het idee hebben dat ze eigenlijk helemaal er niet bij hoefden te zijn. Zorg ervoor dat iedereen in de vergadering echt bij het proces hoort en iets aan de sessie heeft. Doe het desnoods in kleinere groepen met verschillende onderwerpen. Neem de regie en zorg voor een betrokken sfeer.

Virtuele Vergadering
Relinda Virtual Assistant

In deze tijden van Corona is de virtuele vergadering een van de meest gebruikelijke manier om het vergaderen nog voort te kunnen blijven zetten en elkaar nog te kunnen zien.

Veel van jullie zullen het al gebruiken maar er zijn ook heel veel mensen met minder digitale vaardigheden.

De meeste gebruiksvriendelijk websites zijn Google Hangouts, Google Meet, Zoom, Whereby of Teams.

Stuur de link van de vergadering, die je aangemaakt hebt op de website, mee in de uitnodiging.

Hele fijne virtuele vergadering!

Schrap de rondvraag!
Jill Business Support

1. Schrap de rondvraag!
Tijdens de rondvraag komen er bijna altijd wel nieuwe vraagstukken op tafel waar geen tijd voor is gereserveerd, hierdoor ontstaat de kans dat er over en weer gediscussieerd wordt en de efficiëntie verloren gaat.
Zorg dus dat het duidelijk is dat iedere deelnemer vóór aanvang van de vergadering zijn punten dient in te brengen, zodat deze tijdens de vergadering besproken kunnen worden. Nieuwe punten kunnen ingebracht worden voor de volgende vergadering.

2. Ken per actiepunt 1 iemand toe die hoofdverantwoordelijk is voor de uitwerking, afhandeling & terugkoppeling, als er meerdere personen verantwoordelijk zijn is de kans aanwezig dat het actiepunt blijft liggen.

3. Zorg voor een voorzitter die de snelheid en de focus op de besluiten weet te bewaren zodat er niet wordt afgeweken van de ingebrachte punten en de vergadering niet onnodig lang hoeft te duren.

Alleen vergaderen als het echt nodig is!
Karin de Waardt Virtual Assistant

Alleen vergaderen als het echt nodig is!

Vergaderen gebeurt vaak routinematig. Het kost vaak onnodig veel tijd. Korte vragen, interacties en actiepunten kunnen onderling gedeeld worden dmv een digitaal platform.

Scheelt een hoop tijd en onnodige vergaderingen!

Inspirerende vergaderlocatie
Anneloes Assistent Hotelmanager

1 Laat de natuur je de weg wijzen. Kies voor een locatie die inspireert en huiselijk aanvoelt, zoals een locatie in het groen. Dit zorgt voor meer openheid onder de deelnemers: natuur geeft rust,
‘ont-moet’, laat beleven en inspireert.
2 Doe nieuwe energie op door het plannen van een korte vergaderbreak of kom tot nieuwe inzichten door een unieke teambuildingsactiviteit.

Bepaal je doel!
Kristel Huisman Virtual Assistant

Bepaal vooraf wat het doel is van de meeting. Wat moet het overleg opleveren? En heel belangrijk, wie heb je daarvoor nodig?

Ik zie vaak dat er veel personen aan tafel zitten die niets of weinig in te brengen hebben, zonde van de kostbare tijd (en geld). Daarnaast is het wel heel belangrijk dat als je met minder personen vergadert, er een goede en snelle verslaglegging plaatsvindt zodat iedereen zich vlot op de hoogte kan stellen van de besproken punten en besluiten.
Zo zit iedereen snel op hetzelfde level!

Vergader Staand!
Sandra Manders Online Personal Assistant

Doe je vergadering staand! Dat brengt meer energie en is ook nog beter voor je dan zitten.

Neem de touwtjes in Handen!
Liselore Verschuren SEO Specialist

Neem de touwtjes in handen.

Bepaal voor het begin van de vergadering wat jouw doel van dat gesprek is. Zorg dat jouw doel op de agenda komt en dat het ook echt wordt besproken. Ga niet aan de zijlijn wachten totdat jouw punt aandacht krijgt, laat je stem horen en pak je moment. Heb je geen concreet doel voor de vergadering? Dan is het ook niet essentieel dat je erbij bent. Als je achteraf de notulen leest ben je toch op de hoogte en bespaar je ook tijd.

Een goede voorbereiding!
Kim Virtual Assistant

Ik zorg altijd voor een goede voorbereiding en ga bij de genodigden na of zij nog iets toe te voegen hebben. Het is ook belangrijk dat je nagaat of de vergadering wel nodig is, het is namelijk zonde als de vergadering geen toegevoegde waarde heeft. Zorg voor een goede setting en let erop dat er niet te veel afgeweken wordt van het vergaderpunt.

“Vergaderen met een grasspriet tussen je tenen”
Marije Buiten Business

Wij als BuitenBusiness zijn natuurlijk voorstander van vergaderen in de natuur 🙂 Wij zijn namelijk van mening dat de natuur inspireert en aanzet tot creatieve ideeën. Niet voor niets is onze slogan “Vergaderen met een grasspriet tussen je tenen” 🌳 Op onze website verzamelen wij inspirerende vergaderlocaties die allemaal zijn gelegen in de natuur.

Top 3 beste vergadertips

Card image cap
Vergadertips met oog op Future-proof Secretariaat

Acht vergadertips, met oog op Future-proof Secretariaat:

1. Bereid je goed voor en ken de inhoud. Een open deur, maar zorg dat je goed voorbereid bent. Zorg voor een perfect ingevuld sjabloon op basis van de agenda. Zo hoef je echt alleen te focussen op acties en besluiten. Maar zorg dat je de onderwerpen van de agenda kent: dat maakt notuleren veel makkelijker.
2. Vraag om input voor de agenda. Wil je een grotere betrokkenheid creëren in de vergadering? Vraag ca. een week van te voren bij alle genodigden of ze input hebben voor de agenda.
3. Pak de leiding als notulist. Je bent niet de dienstbare secretaresse die notuleert, jij moet goed je taak uit kunnen voeren. Ga voorafgaand aan de meeting in gesprek met de voorzitter over wat jij nodig hebt, zorg dat je een team vormt met de voorzitter. Hierbij kun je bijvoorbeeld bepaalde seintjes/gebaren afspreken om het tempo te verhogen/verlagen of om een korte samenvatting te vragen.
4. Teken een schematische plattegrond met deelnemers als je voor een groot gezelschap notuleert (zeker als er onbekenden voor jou aanwezig zijn). Gebruik afkorting voor wie waar zit. Pak ook hier je leiderschap: vraag even een voorstelronde (naam, functie en organisatie). Zo kun je iedereen beter plaatsen!
5. Maak een opname met de voicerecorder op je mobiel. We hebben de techniek, gebruik het! Zo weet je zeker dat wanneer je toch wat mist/het te snel gaat, je het na afloop terug kunt zoeken in je opname.
6. Help de voorzitter om er een efficiënte meeting van te maken. Als de voorzitter weinig leiderschap toont, neem dan initiatief door bijv. je notulen samen te vatten en het agendapunt af te ronden. Zo voorkom je lange en niet relevante discussies.
7. Laat van je horen in een vergadering. Natuurlijk zijn er zeer formele vergaderingen waar je echt alleen notulist bent, maar in vele vergaderingen kun je heus wel je zegje doen. Vergroot op deze manier je toegevoegde waarde.
8. Vraag een demo aan bij Notulen Software! Notuleren is nooit mijn allergrootste hobby geweest, wat had ik graag van een tool zoals Notulen Software gebruik gemaakt.

Ingestuurd door: Hinke Veldhuizen Future For Assistants
Card image cap
Verkort de effectieve vergadertijd

Door met Notulen Software te werken is het voor mijn team mogelijk om voorafgaand alle input in Notulen Software te verzamelen. Als iedereen zijn input heeft geleverd stuur ik alvast een export rond. Mijn team kan zich inlezen en akkoord geven op de notulen. In sommige gevallen hoeven we dan niet eens meer (fysiek) bijeen te komen. In andere gevallen verkort het onze effectieve vergadertijd drastisch. Een goede voorbereiding is letterlijk het halve werk!

Ingestuurd door: Hedwig Wassing Directeur Golfclub Prise D'eau
Card image cap
Voorbereiding

Bereid je voor op de vergadering, begin niet pas met nadenken over de onderwerpen die besproken worden op het moment dat je de ruimte binnen loopt. Dit zie ik als een teken van respect voor ieders tijd.

Bij grote en langere vergaderingen: wijs een tijdbewaker aan (iemand anders dan de voorzitter). Zo kan de voorzitter zich concentreren op de inhoud, maar weet hij/zij ook dat de tijd in de gaten gehouden wordt.

Ingestuurd door: Millie Gietman Project manager

Overige vergadertips

Klik op een kaartje om de tip te lezen. Gebruik de duimpjes om tips te up- en downvoten.

4 vergadertips
Judith Online Assistant

– Zorg voor een goede en strakke agenda.
– Een goede voorzitter die de tijd in de gaten houdt.
– Kort en bondige notulen.
– Maak duidelijke acties met eventueel een actielijst en tijdsplanning.

Deze 4 punten zijn voor mij wel heel belangrijk. Uiteraard ook het tijdig versturen van de agenda en eventuele bijlagen zodat de deelnemers tijd hebben om deze door te lezen.

Korte praktische tips
Elise Virtual Assistent

Vergaderen kan heel effectief zijn. Maar ga niet vergaderen om het vergaderen. Staan er belangrijke bespreekpunten op de agenda, dan zeker doen, maar leer ook tegen elkaar te zeggen dat het ook niet hoeft nu en je het volgende vergadermoment pakt.

Korte praktische tips:

Vooraf:
Begin op tijd, ook wanneer nog niet iedereen aanwezig is. Zo beloon je de mensen die wel op tijd komen.

Tijdens:
Wijs altijd een technisch voorzitter aan, deze zorgt ervoor dat de vergadering in goede banen wordt geleid.

Na / Einde vergadering:
Sluit agendapunten altijd af met wie doet wat wanneer?

Succesvolle bijeenkomst
Fia en Leonard van den Pol Eigenaren Stadskamer

Voor een succesvolle bijeenkomst is het belangrijk om in een goede stemming te zijn. Dat begint bij ons al bij het parkeren. Dat kan in Elburg gratis net buiten het stadje. Onze gasten lopen in 3 minuten door het historische stadje (eerste wauw moment) naar de Smedestraat. Kloppen bij ons aan en worden welkom geheten in onze sfeervolle monumentale vergaderruimte (tweede wauw moment) De sfeer is gelijk ontspannen. Mooie basis voor een succesvolle bijeenkomst.

Houd het kort
Ivonne van Dis Coach voor Ondernemers

Houd het kort en bondig, mensen kunnen zich maar kort concentreren. wees helder en duidelijk en durf te beslissen. Durf een “foute” keuze te maken en achteraf met de betrokkenen te bespreken wat er geleerd is van deze beslissing.

Nieuwe omgeving
Bob Anders Vergaderen

Zorg af en toe voor een “change of scenery” een nieuwe omgeving zorgt voor verfrissende nieuwe ideeën!

Een goede voorbereiding is het halve werk
Linda Meeting at Home

Een goede voorbereiding is het halve werk. En als je dat dan ook nog eens in een inspirerende en huiselijke omgeving doet is succes verzekerd bij Meeting at Home!!

4 uur vergaderen is het maximum!
Sera Schniedermeier Meet your room

Vier uur vergaderen is het maximum!
Vaak lopen vergaderingen wat uit of staat er geen echte eindtijd op de agenda. Probeer dit toch eens te doen en neem bijvoorbeeld voor het eerste gedeelte een maximum van 2 uur. Dat is namelijk een periode die de meeste mensen zonder problemen kunnen volhouden en waarin de aandacht niet verslapt. Hierna is een (korte) vergaderonderbreking zeer gewenst zodat iedereen de boel even kan verwerken en weer wat nieuwe energie kan opdoen. Een zeer goede optie is om even een rondje te lopen in de frisse lucht zodat de hersenen opnieuw zuurstof krijgen. Daarna samen genieten van een lekkere en gezonde lunch zodat iedereen er weer 2 uur tegenaan kan!

Buiten de deur vergaderen
Eigentijdserf Vergaderlocatie

Ga buiten de deur vergaderen. Geen afleiding van de dagelijkse gang van zaken, inspirerende omgeving voor nieuwe en frisse ideeën, pauze is echt even pauze, even uit de waan van de dag treden voor een effectieve meeting.⁠

De notulen rondsturen
Kayleigh Virtual Assistant

Stuur de agenda en de notulen van de vorige vergadering een dag van tevoren op naar alle deelnemers. Zo kan iedereen zich goed voorbereiden en eventueel nog agendapunten aandragen. Dit zorgt ervoor dat de vergadering gestructureerd verloopt. En hou de vergadering kort en zakelijk! Dwaal niet teveel af naar onderwerpen die niet relevant zijn voor de vergadering en ook op een later tijdstip besproken kunnen worden. Zo voorkom je dat de deelnemers hun focus verliezen.

Effectief vergaderen
Virtual Care Business Support

Een vergadering moet in mijn ogen zo effectief (en prettig) mogelijk zijn.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Los van een goede voorbereiding en alle waardevolle tips die er zijn, staat bij Virtual Care op nr 1: Respecteer iedere aanwezige.
Vergaderen kost tijd en tijd is kostbaar. Iedereen die deelneemt heeft zich voorbereid (minimaal door het lezen van de agenda😉) met als doel bij te dragen aan effectief vergaderen. Daarmee creëer je niet alleen een prettige sfeer maar vooral vertrouwen bij de deelnemers.

Laatste wat je wilt is dat er kostbare tijd verloren gaan. ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Ten slotte kan je alleen een succesvolle vergadering neerzetten met de nodige bijdrage van de deelnemers. ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Voor een extra prettige vergadering: Plan een vergadering zo min mogelijk in drukke maanden.

Nodig niet te veel mensen uit
Elvira Virtual Sidekick

Ik weet nog wel van dat ik nog op kantoor werkte, dat er vaak te veel mensen waren uitgenodigd voor een vergadering, want ‘o die is ook wel handig om er bij te zitten’. Resultaat is dat mensen zich vervelen bij de vergadering en dat is zonde van hun tijd. Dit heb ik jammer genoeg best vaak mee gemaakt.
Dus tip; nodig niet te veel mensen uit, alleen degenen die echt nodig zijn.

Bij elk agendapunt hoort een doel
Marjolein Virtueel Assistent

Zet bij elk agendapunt wat het doel is. Ter informatie/bijpraten, opiniërend of ter besluitvorming. Met (indien mogelijk) een achterliggende notitie, zodat iedereen zich in kan lezen. Als het ter besluitvorming is dan ook het voorgestelde besluit. En alles zo SMART mogelijk geformuleerd. Dat is niet alleen handig voor de andere deelnemers maar ook voor degene, die het agendapunt aanlevert. Het dwingt je tot nadenken i.p.v. klakkeloos één of meerdere punten te mailen naar de opsteller van de agenda of in het systeem te zetten (afhankelijk van hoe je werkt).

Andere deelnemers op de hoogte stellen
Janneke Landman Virtueel Assistent

Op dit moment gewoon delen met de deelnemers of je kinderen of huisdieren in huis hebt. Zodat ze op de hoogte zijn dát de kans bestaat dat er iemand in beeld komt, of even iets nodig heeft. Zo weet iedereen waar hij aan toe is. Vooral nu heeft iedereen hier begrip voor, maar is het wel goed om even te weten.

Maak je werkplek gezellig!
Laura van Elderen Personal Assistant

Maak je werkplek nu gezellig, zeker omdat de meeste mensen vanuit huis werken. Maak er het beste van. Zoek een ruimte in huis waar je kunt zitten, desnoods aan de keuken tafel 😉. Daarnaast zorgen voor een goede planning en beweging.

Doel vaststellen per agendapunt
Ingeborg Kannekens Virtueel Assistent

Zet op de agenda duidelijk wat voor soort punt het is Informatief- Meningvormend- Besluitvormend- Evaluatie of Uitvoerend.
En houd je daaraan tijdens de vergadering. Dit voorkomt dat een besluitvormend punt weer vervalt in een meningvormend punt.
De vergadering wordt effectiever en vaak kun je het dan ook korter houden.

4 snelle vergadertips!
Helena de Bruijn Virtual Assistent

– Max. een uur, hoe korter hoe beter
– Max. 10 deelnemers
– Vergader staand
– Behandel alleen van te voren ingestuurde agenda punten

Online vergaderen
Danielle Davelaar Marketing Assistant

Ik werk met name online en opdrachtgevers kunnen door het hele land zitten. Voor mij is dan efficiënt vergaderen – online vergaderen. Met o.a. de tool Zoom kun je met meerderen tegelijkertijd online vergaderen. Ideaal als je op verschillende locaties zit.

4 vergadertips!
Kim Virtueel Assistent

1. Kom op tijd! Niets zo vervelend als een vergadering beginnen en dat er steeds mensen binnen komen. Het is storend en weinig respectvol. ⠀⠀⠀⠀⠀
2. Zorg voor een goede actie- en besluitenlijst en neem ook even de tijd om hierbij stil te staan. Wie doet wat? Is het afgehandeld, hoe? Nog niet afgehandeld, waarom niet?⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
3. Ben voorbereid. Zorg dat je weet waar het overgaat en wat je hierover te zeggen hebt.⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
4. Gebruik niet steeds je telefoon tijdens de vergadering. Ben oprecht aanwezig.

Deelnemers uitnodigen
Bonny de Git Virtueel Assistent

Nodig alleen mensen met een belang bij het onderwerp uit om de vergadering bij te wonen, dat praat makkelijk en is vaak efficiënter. Zorg ook als je bij een vergadering zit voor een actieve houding en draag bij aan het gesprek. Dat laatste is vooral voor vrouwen vaak een dingetje, die zijn heel goed in zichzelf onzichtbaar maken in een organisatie.

Vergaderdoel per agendapunt
Carina stoppels Online Marketing Assistent

Noteer bij het maken van de agenda (in overleg met de voorzitter) achter elk agendapunt het vergaderdoel. Voorbeelden zijn: ter vaststelling, ter besluitvorming, ter bespreking, ter inventarisatie of ter informatie.

Dat is niet alleen prettig voor de notulist, maar ook voor de deelnemers. Ze weten dan wat er van ze wordt verwacht en welk doel samen wordt nagestreefd. Ook geeft het aan wat voor gevolgen het agendapunt voor het proces heeft. Als een onderwerp bijvoorbeeld eerst ‘ter bespreking’ is geagendeerd, kan het in de volgende vergadering ‘ter vaststelling’ worden geagendeerd.

Dit klinkt vanzelfsprekend, maar ik merk dat het nog niet altijd wordt toegepast in de praktijk. Je zult zien dat het vergaderen hierdoor effectiever en efficiënter gaat. En daarom misschien ook wel iets leuker wordt.

Een gekke zin in je notulen!
Samantha Dorenbos Smart VA

Zet eens een gekke zin in je notulen. Bijvoorbeeld: ‘Heb jij maandag ook Sint Maarten gelopen?’. Zo kun je zien of jouw notulen echt worden gelezen!

Meer structuur in jouw vergadering
Roëlla Personal Assitant

Vergaderingen met structuur zijn de prettigste en meest efficiëntie. Iemand dient de leiding te nemen en de volgende stappen te zetten:
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
– Agenda vooraf; op deze manier is iedereen voorbereid en weet wat er verwacht wordt.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
– Duidelijke opening; agenda en verwachting aan het begin van de vergadering benoemen, zodat iedereen weet welke onderwerpen er besproken worden en wat er van hem/haar verwacht wordt.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
– Voldoende breaks; vooral met een lange vergadering essentieel voor de focus.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
– Afsluiting; fijn als iemand de vergadering samenvat, verwachtingen en afspraken duidelijk verwoord en de notulen stuurt na afloop.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Ongestructureerde vergaderingen zijn vaak alles behalve efficiënt en vaak zonde van ieders tijd als het te lang duurt.

Staand vergaderen
Jolanda van Velsen Personal Virtual Assistant

Staand vergaderen…lekker efficiënt!

Heb je dat ook wel eens, dat je gedachtes in een vergadering steeds verder afdwalen, je niet meer rustig op je stoel kunt zitten, je het gapen ook niet meer in de hand hebt. Vergaderingen duren soms echt te lang.

Het voelt bij tijd en wijle echt als tijdverspilling…..al dat geneuzel….⠀⠀⠀⠀⠀⠀

De oplossing? Staand vergaderen! Want met staand vergaderen:⠀⠀⠀⠀⠀⠀

→ duren de vergaderingen niet zo lang, lang staan is namelijk niet zo prettig dus mensen komen sneller to the point.⠀⠀⠀

→ voel je je langer fit, doordat je meer beweegt. Je hebt wat meer afwisseling ten opzichte van een constante zithouding.

→ lijkt het allemaal net iets informeler, vind je niet? Er ontstaat een andere sfeer, waarbij je meer geneigd bent om input te leveren.

→ ontstaat er een hoger productiviteitsgevoel bij iedereen die aan de vergadering deelneemt, doordat er sneller besluiten worden genomen en acties geformuleerd.

 

Ik kan je vertellen…ik ben om…heerlijk zo’n actieve houding en to the point. En meer tijd over voor andere belangrijke taken!

Neem pauze!
Claudia Virtueel Assistent

Las tijdens een (lange) vergadering een pauze in van 15 minuten. Loop allemaal even de ruimte uit om iets te drinken/eten. Na zo’n pauze heb je weer nieuwe energie en kun je er weer tegenaan. Voor een notulist is dit ook fijn, na een korte pauze is er weer voldoende focus.

𝐌𝐢𝐣𝐧 𝐯𝐞𝐫𝐠𝐚𝐝𝐞𝐫𝐭𝐢𝐩: 𝐞𝐞𝐧 𝐠𝐨𝐞𝐝𝐞 𝐯𝐨𝐨𝐫𝐛𝐞𝐫𝐞𝐢𝐝𝐢𝐧𝐠 𝐢𝐬 𝐡𝐞𝐭 𝐡𝐚𝐥𝐯𝐞 𝐰𝐞𝐫𝐤!⁣
Iris Virtual Assistant

𝐄𝐞𝐧 𝐠𝐨𝐞𝐝𝐞 𝐯𝐨𝐨𝐫𝐛𝐞𝐫𝐞𝐢𝐝𝐢𝐧𝐠 👇⁣
Belangrijk bij notuleren is een goede voorbereiding. Lees voor de vergadering de notulen door van de vorige vergadering en neem vooral de actiepunten aandachtig door. Neem ook de agendapunten alvast door van de aankomende vergadering, zodat je weet wat er besproken gaat worden. ⁣
Zijn er punten niet duidelijk, informeer hier dan naar. En weet van tevoren wie er aanwezig zullen zijn bij de vergadering.⁣
Een goede voorbereiding scheelt tijd bij het uitwerken van de notulen.⁣

𝐓𝐢𝐣𝐝𝐞𝐧𝐬 𝐝𝐞 𝐯𝐞𝐫𝐠𝐚𝐝𝐞𝐫𝐢𝐧𝐠 👇⁣
Tijdens de vergadering is het handig om een goede positie te hebben als notulist. Kun je iedereen zien en horen? Als er een PowerPoint of iets anders op een scherm te zien is, zorg ervoor dat je dit goed kunt zien.⁣
Schrijf tijdens de vergadering steekwoorden op en korte zinnen. Je kunt natuurlijk nooit alles opschrijven wat er gezegd wordt. Dit hoeft ook zeker niet. Zorg ervoor dat je de belangrijkste punten opschrijft en een actielijst bijhoudt. Hou je tijdens de vergadering vast aan de agendapunten. Als je na de vergadering dan de notulen gaat uitwerken, dan heb je een goede houvast.⁣
Zijn er aan het einde van de vergadering dingen onduidelijk, vraag hier dan naar.⁣

𝐍𝐚 𝐝𝐞 𝐯𝐞𝐫𝐠𝐚𝐝𝐞𝐫𝐢𝐧𝐠 👇⁣
Wacht met het uitwerken van de notulen niet te lang. Ondanks dat je aantekeningen hebt opgeschreven zullen er dingen wegzakken. Maak de notulen dus op tijd, het liefst binnen 24 uur. Wat ik zelf het liefst doe, is dat ik tijdens de vergadering de aantekeningen op mijn laptop maak. Zo heb ik deze al digitaal en dit scheelt tijd met het uitwerken van de notulen.⁣

Met deze tips ben je goed voorbereid en nog belangrijker het bespaart je tijd 🙌

Duidelijkheid op een visuele manier
Marijn Ruijl Privé kantoortje

1. Zorg voor duidelijkheid op een visuele manier. Van een PowerPoint tot een Elevator pitch, van een filmpje tot kernwoorden met iconen en pictogrammen. Door duidelijk de insteek te visualiseren, trap je gelijk af op een krachtige manier. Hierdoor voorkom je dat je strandt in zijtakken en onderwerpen die tot buiten de vergadering kunnen wachten.

2. Speel met de sfeer. Planten in de kamer die zuurstof geven en een mooie kleur dat invloed heeft op je gemoedstoestand. Zorg ervoor dat de sfeer van de vergadering – of dat nu online of offline is – fijn is en past bij de vergadering. Stel jezelf de vraag wat je wil uitstralen, en probeer dat te verwerken in de vergadering. Een goede sfeer is het halve werk!

3. Word bewust van de deelnemers. Het komt vaak voor dat bepaalde mensen deelnemen aan een vergadering, en erna het idee hebben dat ze eigenlijk helemaal er niet bij hoefden te zijn. Zorg ervoor dat iedereen in de vergadering echt bij het proces hoort en iets aan de sessie heeft. Doe het desnoods in kleinere groepen met verschillende onderwerpen. Neem de regie en zorg voor een betrokken sfeer.

Virtuele Vergadering
Relinda Virtual Assistant

In deze tijden van Corona is de virtuele vergadering een van de meest gebruikelijke manier om het vergaderen nog voort te kunnen blijven zetten en elkaar nog te kunnen zien.

Veel van jullie zullen het al gebruiken maar er zijn ook heel veel mensen met minder digitale vaardigheden.

De meeste gebruiksvriendelijk websites zijn Google Hangouts, Google Meet, Zoom, Whereby of Teams.

Stuur de link van de vergadering, die je aangemaakt hebt op de website, mee in de uitnodiging.

Hele fijne virtuele vergadering!

Schrap de rondvraag!
Jill Business Support

1. Schrap de rondvraag!
Tijdens de rondvraag komen er bijna altijd wel nieuwe vraagstukken op tafel waar geen tijd voor is gereserveerd, hierdoor ontstaat de kans dat er over en weer gediscussieerd wordt en de efficiëntie verloren gaat.
Zorg dus dat het duidelijk is dat iedere deelnemer vóór aanvang van de vergadering zijn punten dient in te brengen, zodat deze tijdens de vergadering besproken kunnen worden. Nieuwe punten kunnen ingebracht worden voor de volgende vergadering.

2. Ken per actiepunt 1 iemand toe die hoofdverantwoordelijk is voor de uitwerking, afhandeling & terugkoppeling, als er meerdere personen verantwoordelijk zijn is de kans aanwezig dat het actiepunt blijft liggen.

3. Zorg voor een voorzitter die de snelheid en de focus op de besluiten weet te bewaren zodat er niet wordt afgeweken van de ingebrachte punten en de vergadering niet onnodig lang hoeft te duren.

Alleen vergaderen als het echt nodig is!
Karin de Waardt Virtual Assistant

Alleen vergaderen als het echt nodig is!

Vergaderen gebeurt vaak routinematig. Het kost vaak onnodig veel tijd. Korte vragen, interacties en actiepunten kunnen onderling gedeeld worden dmv een digitaal platform.

Scheelt een hoop tijd en onnodige vergaderingen!

Inspirerende vergaderlocatie
Anneloes Assistent Hotelmanager

1 Laat de natuur je de weg wijzen. Kies voor een locatie die inspireert en huiselijk aanvoelt, zoals een locatie in het groen. Dit zorgt voor meer openheid onder de deelnemers: natuur geeft rust,
‘ont-moet’, laat beleven en inspireert.
2 Doe nieuwe energie op door het plannen van een korte vergaderbreak of kom tot nieuwe inzichten door een unieke teambuildingsactiviteit.

Bepaal je doel!
Kristel Huisman Virtual Assistant

Bepaal vooraf wat het doel is van de meeting. Wat moet het overleg opleveren? En heel belangrijk, wie heb je daarvoor nodig?

Ik zie vaak dat er veel personen aan tafel zitten die niets of weinig in te brengen hebben, zonde van de kostbare tijd (en geld). Daarnaast is het wel heel belangrijk dat als je met minder personen vergadert, er een goede en snelle verslaglegging plaatsvindt zodat iedereen zich vlot op de hoogte kan stellen van de besproken punten en besluiten.
Zo zit iedereen snel op hetzelfde level!

Vergader Staand!
Sandra Manders Online Personal Assistant

Doe je vergadering staand! Dat brengt meer energie en is ook nog beter voor je dan zitten.

Neem de touwtjes in Handen!
Liselore Verschuren SEO Specialist

Neem de touwtjes in handen.

Bepaal voor het begin van de vergadering wat jouw doel van dat gesprek is. Zorg dat jouw doel op de agenda komt en dat het ook echt wordt besproken. Ga niet aan de zijlijn wachten totdat jouw punt aandacht krijgt, laat je stem horen en pak je moment. Heb je geen concreet doel voor de vergadering? Dan is het ook niet essentieel dat je erbij bent. Als je achteraf de notulen leest ben je toch op de hoogte en bespaar je ook tijd.

Een goede voorbereiding!
Kim Virtual Assistant

Ik zorg altijd voor een goede voorbereiding en ga bij de genodigden na of zij nog iets toe te voegen hebben. Het is ook belangrijk dat je nagaat of de vergadering wel nodig is, het is namelijk zonde als de vergadering geen toegevoegde waarde heeft. Zorg voor een goede setting en let erop dat er niet te veel afgeweken wordt van het vergaderpunt.

“Vergaderen met een grasspriet tussen je tenen”
Marije Buiten Business

Wij als BuitenBusiness zijn natuurlijk voorstander van vergaderen in de natuur 🙂 Wij zijn namelijk van mening dat de natuur inspireert en aanzet tot creatieve ideeën. Niet voor niets is onze slogan “Vergaderen met een grasspriet tussen je tenen” 🌳 Op onze website verzamelen wij inspirerende vergaderlocaties die allemaal zijn gelegen in de natuur.

Verhoog de productiviteit van jouw team

Start jouw gratis proefomgeving en ga direct aan de slag.

Word ook een echte vergaderbaas!

Meld je aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief en jij ontvang altijd de nieuwste vergadertips en tricks in jouw inbox.

Bedankt, wij houden je op de hoogte!

Plan jouw inspiratie sessie

Laat ons even weten hoe jij te bereiken bent dan nemen wij binnen 24 uur contact met jou op. Tijdens de sessie staan we still bij jouw behoeften en laten we jou zien hoe jij Notulen Software geheel naar wens kunt configureren.

You have Successfully Subscribed!

Live Demo

Benieuwd wat Notulen Software voor jouw organisatie kan betekenen? Probeer het uit in onze Live Demo.

Dankjewel! Check je inbox!

Plan jouw inspiratie sessie

Laat ons even weten hoe jij te bereiken bent dan nemen wij binnen 24 uur contact met jou op. Tijdens de sessie staan we still bij jouw behoeften en laten we jou zien hoe jij Notulen Software geheel naar wens kunt configureren.

You have Successfully Subscribed!