Tips & Tricks van echte vergaderbazen

Vergadertips met oog op Future-proof Secretariaat

Acht vergadertips, met oog op Future-proof Secretariaat:

1. Bereid je goed voor en ken de inhoud. Een open deur, maar zorg dat je goed voorbereid bent. Zorg voor een perfect ingevuld sjabloon op basis van de agenda. Zo hoef je echt alleen te focussen op acties en besluiten. Maar zorg dat je de onderwerpen van de agenda kent: dat maakt notuleren veel makkelijker.
2. Vraag om input voor de agenda. Wil je een grotere betrokkenheid creëren in de vergadering? Vraag ca. een week van te voren bij alle genodigden of ze input hebben voor de agenda.
3. Pak de leiding als notulist. Je bent niet de dienstbare secretaresse die notuleert, jij moet goed je taak uit kunnen voeren. Ga voorafgaand aan de meeting in gesprek met de voorzitter over wat jij nodig hebt, zorg dat je een team vormt met de voorzitter. Hierbij kun je bijvoorbeeld bepaalde seintjes/gebaren afspreken om het tempo te verhogen/verlagen of om een korte samenvatting te vragen.
4. Teken een schematische plattegrond met deelnemers als je voor een groot gezelschap notuleert (zeker als er onbekenden voor jou aanwezig zijn). Gebruik afkorting voor wie waar zit. Pak ook hier je leiderschap: vraag even een voorstelronde (naam, functie en organisatie). Zo kun je iedereen beter plaatsen!
5. Maak een opname met de voicerecorder op je mobiel. We hebben de techniek, gebruik het! Zo weet je zeker dat wanneer je toch wat mist/het te snel gaat, je het na afloop terug kunt zoeken in je opname.
6. Help de voorzitter om er een efficiënte meeting van te maken. Als de voorzitter weinig leiderschap toont, neem dan initiatief door bijv. je notulen samen te vatten en het agendapunt af te ronden. Zo voorkom je lange en niet relevante discussies.
7. Laat van je horen in een vergadering. Natuurlijk zijn er zeer formele vergaderingen waar je echt alleen notulist bent, maar in vele vergaderingen kun je heus wel je zegje doen. Vergroot op deze manier je toegevoegde waarde.
8. Vraag een demo aan bij Notulen Software! Notuleren is nooit mijn allergrootste hobby geweest, wat had ik graag van een tool zoals Notulen Software gebruik gemaakt.

Hinke Veldhuizen Future For Assistants

Korte praktische tips

Vergaderen kan heel effectief zijn. Maar ga niet vergaderen om het vergaderen. Staan er belangrijke bespreekpunten op de agenda, dan zeker doen, maar leer ook tegen elkaar te zeggen dat het ook niet hoeft nu en je het volgende vergadermoment pakt.

Korte praktische tips:

Vooraf:
Begin op tijd, ook wanneer nog niet iedereen aanwezig is. Zo beloon je de mensen die wel op tijd komen.

Tijdens:
Wijs altijd een technisch voorzitter aan, deze zorgt ervoor dat de vergadering in goede banen wordt geleid.

Na / Einde vergadering:
Sluit agendapunten altijd af met wie doet wat wanneer?

Elise Virtual Assistent

Effectief vergaderen

Een vergadering moet in mijn ogen zo effectief (en prettig) mogelijk zijn.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Los van een goede voorbereiding en alle waardevolle tips die er zijn, staat bij Virtual Care op nr 1: Respecteer iedere aanwezige.
Vergaderen kost tijd en tijd is kostbaar. Iedereen die deelneemt heeft zich voorbereid (minimaal door het lezen van de agenda😉) met als doel bij te dragen aan effectief vergaderen. Daarmee creëer je niet alleen een prettige sfeer maar vooral vertrouwen bij de deelnemers.

Laatste wat je wilt is dat er kostbare tijd verloren gaan. ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Ten slotte kan je alleen een succesvolle vergadering neerzetten met de nodige bijdrage van de deelnemers. ⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Voor een extra prettige vergadering: Plan een vergadering zo min mogelijk in drukke maanden.

Virtual Care Business Support

Bij elk agendapunt hoort een doel

Zet bij elk agendapunt wat het doel is. Ter informatie/bijpraten, opiniërend of ter besluitvorming. Met (indien mogelijk) een achterliggende notitie, zodat iedereen zich in kan lezen. Als het ter besluitvorming is dan ook het voorgestelde besluit. En alles zo SMART mogelijk geformuleerd. Dat is niet alleen handig voor de andere deelnemers maar ook voor degene, die het agendapunt aanlevert. Het dwingt je tot nadenken i.p.v. klakkeloos één of meerdere punten te mailen naar de opsteller van de agenda of in het systeem te zetten (afhankelijk van hoe je werkt).

Marjolein Virtueel Assistent

Doel vaststellen per agendapunt

Zet op de agenda duidelijk wat voor soort punt het is Informatief- Meningvormend- Besluitvormend- Evaluatie of Uitvoerend.
En houd je daaraan tijdens de vergadering. Dit voorkomt dat een besluitvormend punt weer vervalt in een meningvormend punt.
De vergadering wordt effectiever en vaak kun je het dan ook korter houden.

Ingeborg Kannekens Virtueel Assistent

Vergaderdoel per agendapunt

Noteer bij het maken van de agenda (in overleg met de voorzitter) achter elk agendapunt het vergaderdoel. Voorbeelden zijn: ter vaststelling, ter besluitvorming, ter bespreking, ter inventarisatie of ter informatie.

Dat is niet alleen prettig voor de notulist, maar ook voor de deelnemers. Ze weten dan wat er van ze wordt verwacht en welk doel samen wordt nagestreefd. Ook geeft het aan wat voor gevolgen het agendapunt voor het proces heeft. Als een onderwerp bijvoorbeeld eerst ’ter bespreking’ is geagendeerd, kan het in de volgende vergadering ’ter vaststelling’ worden geagendeerd.

Dit klinkt vanzelfsprekend, maar ik merk dat het nog niet altijd wordt toegepast in de praktijk. Je zult zien dat het vergaderen hierdoor effectiever en efficiënter gaat. En daarom misschien ook wel iets leuker wordt.

Meer structuur in jouw vergadering

Vergaderingen met structuur zijn de prettigste en meest efficiëntie. Iemand dient de leiding te nemen en de volgende stappen te zetten:
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
– Agenda vooraf; op deze manier is iedereen voorbereid en weet wat er verwacht wordt.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
– Duidelijke opening; agenda en verwachting aan het begin van de vergadering benoemen, zodat iedereen weet welke onderwerpen er besproken worden en wat er van hem/haar verwacht wordt.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
– Voldoende breaks; vooral met een lange vergadering essentieel voor de focus.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
– Afsluiting; fijn als iemand de vergadering samenvat, verwachtingen en afspraken duidelijk verwoord en de notulen stuurt na afloop.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
Ongestructureerde vergaderingen zijn vaak alles behalve efficiënt en vaak zonde van ieders tijd als het te lang duurt.

Roëlla Personal Assitant

Duidelijkheid op een visuele manier

1. Zorg voor duidelijkheid op een visuele manier. Van een PowerPoint tot een Elevator pitch, van een filmpje tot kernwoorden met iconen en pictogrammen. Door duidelijk de insteek te visualiseren, trap je gelijk af op een krachtige manier. Hierdoor voorkom je dat je strandt in zijtakken en onderwerpen die tot buiten de vergadering kunnen wachten.

2. Speel met de sfeer. Planten in de kamer die zuurstof geven en een mooie kleur dat invloed heeft op je gemoedstoestand. Zorg ervoor dat de sfeer van de vergadering – of dat nu online of offline is – fijn is en past bij de vergadering. Stel jezelf de vraag wat je wil uitstralen, en probeer dat te verwerken in de vergadering. Een goede sfeer is het halve werk!

3. Word bewust van de deelnemers. Het komt vaak voor dat bepaalde mensen deelnemen aan een vergadering, en erna het idee hebben dat ze eigenlijk helemaal er niet bij hoefden te zijn. Zorg ervoor dat iedereen in de vergadering echt bij het proces hoort en iets aan de sessie heeft. Doe het desnoods in kleinere groepen met verschillende onderwerpen. Neem de regie en zorg voor een betrokken sfeer.

Marijn Ruijl Privé kantoortje

Schrap de rondvraag!

1. Schrap de rondvraag!
Tijdens de rondvraag komen er bijna altijd wel nieuwe vraagstukken op tafel waar geen tijd voor is gereserveerd, hierdoor ontstaat de kans dat er over en weer gediscussieerd wordt en de efficiëntie verloren gaat.
Zorg dus dat het duidelijk is dat iedere deelnemer vóór aanvang van de vergadering zijn punten dient in te brengen, zodat deze tijdens de vergadering besproken kunnen worden. Nieuwe punten kunnen ingebracht worden voor de volgende vergadering.

2. Ken per actiepunt 1 iemand toe die hoofdverantwoordelijk is voor de uitwerking, afhandeling & terugkoppeling, als er meerdere personen verantwoordelijk zijn is de kans aanwezig dat het actiepunt blijft liggen.

3. Zorg voor een voorzitter die de snelheid en de focus op de besluiten weet te bewaren zodat er niet wordt afgeweken van de ingebrachte punten en de vergadering niet onnodig lang hoeft te duren.

Jill Business Support