De Anton Groep bestaat uit unieke bedrijven die samen een collectieve kracht kunnen vormen door nauwe samenwerking. Allen bieden zij innovatieve oplossingen voor de staal- en betonbouw, industrie, grond-, weg- en waterbouw, en bij projecten rondom het spoor en op luchthavens.
De wens voor verbetering
Binnen zo’n groot bedrijf met veel werkmaatschappijen is logischerwijs veel overleg nodig. Er zijn maandelijks meer dan 15 verschillende directievergaderingen. Het vergaderproces werd gestroomlijnd in OneNote, maar dit verliep niet naar tevredenheid. Het ophalen van input ging gepaard met veel handwerk en het integreren van maatwerk in de zichtbaarheid van agenda’s was niet mogelijk. Om de processen rondom deze vergaderingen te versnellen en verbeteren, is algemeen directeur Jacco Braas op zoek gegaan naar een oplossing.
Een geweldige match
In de zoektocht naar een nieuwe vergaderoplossing is de Anton Groep uitgekomen bij Notulen Software. Het grote voordeel van Notulen Software ten opzichte van OneNote is voor de Anton Groep het handwerk dat vele malen makkelijker wordt. Voor onder andere het ophalen van input worden geautomatiseerd notificaties verstuurd en het instellen van toegang per agendapunt was zo gedaan.
Daarnaast is het handwerk rondom uitnodigingen versturen, agenda’s opstellen, stukken verzamelen, tijdig delen van voorbereidingswerk en het maken van verslagen, actie- en besluitenlijsten ook geautomatiseerd.
De vaste formats en de mogelijkheid om een reeks vergaderingen in te plannen, ben ik veel minder tijd kwijt om alles goed te organiseren.
Minder vergaderdruk
Met de veranderingen in het ophalen van input en de maatwerk toegang per agendapunt is het doel van de Anton Groep bereikt. Niet alle collega’s hoeven meer aan te sluiten bij ieder overleg, want vooraf bepaalt de directie aan welke input vervolg wordt gegeven. Zo is de algehele vergaderdruk per medewerker afgenomen en is er meer ruimte ontstaan voor ‘eigen werk’.
Algemeen directeur Jacco Braas zegt er het volgende over: “Als directielid vind ik het prettig om altijd alle input van de verschillende afdelingen direct op de agenda’s te zien. Hierdoor slaan we sneller spijkers met koppen en blijft het aantal deelnemers in een vergadering beperkt tot het hoogstnodige.”
Notulen Software
Wij zijn blij om de Anton Groep te mogen ondersteunen op het gebied van minder en beter vergaderen. Wil jij ook jouw vergaderproces eens onder de loep nemen? We helpen je graag het te structureren en versimpelen.
Review
Met Notulen Software zorg ik dat de juiste personen toegang krijgen tot specifieke onderdelen van de agenda’s. Zo halen we geautomatiseerd input op. Na afloop stuur ik met 1 druk op de knop alle betrokkenen een verslag toe en worden acties structureel goed opgevolgd (bijvoorbeeld door te koppelen met Teams/Outlook).
