Effectief vergaderen in de zorg is een onderwerp dat speelt binnen veel zorginstellingen. In zorginstellingen vinden er op dagelijkse basis overleggen en meetings plaats. In een omgeving waar goed samengewerkt moet worden, is dit natuurlijk super belangrijk. Deze vergaderingen gaan gepaard met agenda’s, actielijsten, besluitenlijsten, aanvullende documentatie en verslaglegging. Hoe zorg je ervoor dat er effectief vergaderd wordt in de zorg? Dat nemen we in dit blog door!
Voorbereiden zorgvergadering
In de zorg vinden er vaak op vaste momenten overleggen en/of vergaderingen plaats. Ieder team komt samen op bepaalde momenten. Dit kan dagelijks zijn, maar het kan ook gaan om een wekelijks of maandelijks overleg.
Wanneer het gaat om een overleg waarbij structuur en overzicht nodig is, is het gebruikelijk dat de agenda daags voor de meeting rondgestuurd wordt. Vaak wordt deze samen met acties die in het voorgaande overleg zijn gemaakt toegestuurd.
Tot slot is het belangrijk dat aanvullende documentatie meegestuurd wordt, of in ieder geval op een centrale plek beschikbaar is. Wanneer de bovenstaande zaken in de voorbereiding niet goed gedaan worden, kan dit leiden tot veel frustraties in de voorbereiding. Frustraties resulteren uiteraard niet in effectief vergaderen!
Kortom: wil jij effectief vergaderen in de zorg? Zorg dan voor een goede voorbereiding. De agenda dient tijdig gedeeld te worden, acties uit voorgaande meetings moeten altijd inzichtelijk zijn én aanvullende documentatie moet op een centrale plek bereikbaar zijn.
Verslaglegging van een zorgvergadering
Tijdens het vergaderen is het vooral erg belangrijk dat er een goede taakverdeling is. De voorzitter is de eindverantwoordelijke voor het in goede banen leiden van de meeting. Verder moet er een notulist toegewezen worden die de notulen, acties en besluiten vastlegt.
Voor de voorzitter is het voornamelijk belangrijk om te zorgen dat de gehele vergadering blijft toewerken naar het vooraf bepaalde doel van de vergadering, zo blijf je effectief vergaderen!
Afwikkeling zorgvergadering
Na afloop van de vergadering is het belangrijk dat het verslag (notulen, acties en besluiten) overzichtelijk is opgemaakt. Alle deelnemers moeten wanneer ze het verslag bekijken, in no-time de belangrijkste informatie inzichtelijk hebben. Uiteraard dient het verslag naar alle genodigden en belanghebbende toegestuurd te worden, maar het dient ook altijd beschikbaar te zijn op een centrale plek.
Wanneer je vergadering voldoet aan de bovenstaande fundamenten in de voorbereiding, verslaglegging en afwikkeling weet je zeker dat je effectief kunt vergaderen in de zorg.
Vergadersoftware voor de zorg
Om effectief te vergaderen wordt er binnen veel zorginstellingen gebruik gemaakt van hiervoor ontwikkelde software. Een voorbeeld hiervan is natuurlijk Notulen Software. Door te werken met Notulen Software weet jij zeker dat jouw voorbereiding, verslaglegging en afwikkeling optimaal is. Zo kun jij effectief vergaderen in de zorg.
Meer lezen over de mogelijkheden van Notulen Software? Klik hier! Direct een geheel gratis en vrijblijvend account aanmaken? Klik hier!
