Effectief vergaderen in de zorg is een onderwerp dat speelt binnen veel zorginstellingen. In zorginstellingen vinden er op dagelijkse basis overleggen en meetings plaats. In een omgeving waar goed samengewerkt moet worden, is dit natuurlijk super belangrijk. Deze vergaderingen gaan gepaard met agenda’s, actielijsten, besluitenlijsten, aanvullende documentatie en verslaglegging.

Bovendien wil je natuurlijk zo veel mogelijk tijd aan cliënten besteden. Echter, zorgpersoneel is verplicht om verslag te leggen van de gang van zaken. Door optimaal te vergaderen, kan deze tijd geminimaliseerd worden en kan er nog meer focus gelegd worden op de cliënten. Hoe zorg je ervoor dat er effectief vergaderd wordt in de zorg? Dat nemen we in dit blog door!

Voorbereiden zorgvergadering

In de zorg vinden er vaak op vaste momenten overleggen en/of vergaderingen plaats. Ieder team komt samen op bepaalde momenten. Dit kan dagelijks zijn, maar het kan ook gaan om een wekelijks of maandelijks overleg. 

Wanneer het gaat om een overleg waarbij structuur en overzicht nodig is, is het gebruikelijk dat de agenda daags voor de meeting rondgestuurd wordt. Vaak wordt deze samen met acties die in het voorgaande overleg zijn gemaakt toegestuurd. Gebeurt dit binnen jouw team nog niet? Zorg dan dat dit het geval is! Door de agenda tijdig de verspreiden, geef je genodigden de kans om zich goed voor te bereiden.

Tot slot is het belangrijk dat aanvullende documentatie meegestuurd wordt, of in ieder geval op een centrale plek beschikbaar is. Wanneer de bovenstaande zaken in de voorbereiding niet goed gedaan worden, kan dit leiden tot veel frustraties in de voorbereiding. Frustraties resulteren uiteraard niet in effectief vergaderen! 

Kortom: wil jij effectief vergaderen in de zorg? Zorg dan voor een goede voorbereiding. De agenda dient tijdig gedeeld te worden, acties uit voorgaande meetings moeten altijd inzichtelijk zijn én aanvullende documentatie moet op een centrale plek bereikbaar zijn.

Verslaglegging van een zorgvergadering

Tijdens het vergaderen is het vooral erg belangrijk dat er een goede taakverdeling is. De voorzitter is de eindverantwoordelijke voor het in goede banen leiden van de meeting. Verder moet er een notulist toegewezen worden die de notulen, acties en besluiten vastlegt. 

Voor de voorzitter is het voornamelijk belangrijk om te zorgen dat de gehele vergadering blijft toewerken naar het vooraf bepaalde doel van de vergadering, zo blijf je effectief vergaderen!

Afwikkeling zorgvergadering

Na afloop van de vergadering is het belangrijk dat het verslag (notulen, acties en besluiten) overzichtelijk is opgemaakt. Alle deelnemers moeten wanneer ze het verslag bekijken, in no-time de belangrijkste informatie inzichtelijk hebben. Uiteraard dient het verslag naar alle genodigden en belanghebbende toegestuurd te worden, maar het dient ook altijd beschikbaar te zijn op een centrale plek.

Wanneer je vergadering voldoet aan de bovenstaande fundamenten in de voorbereiding, verslaglegging en afwikkeling weet je zeker dat je effectief kunt vergaderen in de zorg.

Notulen App om slimmer te notuleren

Vergadersoftware voor de zorg

Om effectief te vergaderen wordt er binnen veel zorginstellingen gebruik gemaakt van hiervoor ontwikkelde software. Een voorbeeld hiervan is natuurlijk Notulen Software. Door te werken met Notulen Software weet jij zeker dat jouw voorbereiding, verslaglegging en afwikkeling optimaal is. Zo kun jij effectief vergaderen in de zorg.

Talloze zorginstanties maken al gebruik van de mogelijkheden van Notulen Software. Denk aan Haaglanden Medisch Centrum, ETZ, FyzioTotaal, de Kinderkliniek en verschillende huisartsenpraktijken.

Meer lezen over de mogelijkheden van Notulen Software? Klik hier! Direct een geheel gratis en vrijblijvend account aanmaken? Klik hier

Door David Schulpen

Inhoudsopgave

Gratis E-book

Voorkom tijd en geldverspilling door omslachtige vergaderprocessen
  • Een optimaal vergaderproces

  • Betere voorbereiding, verslaglegging en afwikkeling

  • Input van 500+ verschillende organisaties

  • Handige tips om beter te vergaderen en notuleren

Download gratis
ETZ Tilburg - Notulen Software
Haaglanden Medisch Centrum - Notulen Software
Hoornbeeck College - Notulen Software
Huis en hypotheek logo
Binnenstad management Tilburg - Notulen Software
Partij van de Arbeid - Notulen Software
Vue Cinemas - Notulen Software
JCI Hart van Brabant - Notulen Software
National Networking Company - Notulen Software
Fyzio Totaal - Notulen Software
Van Ham tenten tenten en podia - Notulen Software
Impres Online Impact - Notulen Software
Prise D'eau Golf Tilburg - Notulen Software
Relined Fiber Network - Notulen Software
PvdA Heerenveen - Notulen Software