Fysieke vergaderingen, pre-Corona waren ze een stuk vanzelfsprekender dan heden ten dage. Vandaag de dag zijn werken op afstand en flexibel werken populaire modewoorden. Steeds meer bedrijven introduceren programma’s voor werken op afstand, waardoor werknemers thuis of in een co-working space kunnen werken terwijl ze op reis zijn. Volgens een onderzoek van het Telework Advisory Network heeft 73% van de organisaties een telewerkprogramma en staat 42% van de ondervraagden werknemers toe om bijna altijd op afstand te werken. Maar ondanks de groeiende populariteit van telewerken, is er één element dat niet snel zal verdwijnen: fysieke ontmoetingen met collega’s. We begrijpen waarom je geneigd zou kunnen zijn om met je ogen te rollen bij dit nieuws; wie wil er immers zijn kostbare tijd besteden aan deze zinloze bijeenkomsten? Er is meer aan de hand dan je zou denken. Sterker nog, voor werkende volwassenen met een drukke agenda zijn fysieke ontmoetingen niet alleen nuttig, maar ook noodzakelijk om optimaal te kunnen presteren. Lees verder en we leggen uit waarom fysieke ontmoetingen een belangrijk onderdeel zijn van de hedendaagse beroepsbevolking en geven drie redenen waarom ze het beste zijn voor werkende volwassenen.
Werkende volwassenen hebben weinig tijd
In deze tijd kan drukte vaak een ereteken zijn, maar is het echt een ereteken dat je wilt dragen? Als je het constant druk, gestrest en overweldigd hebt, heb je weinig tijd voor jezelf, je geliefden, of de groei die je nodig hebt om succesvol te zijn. Om een gelukkig en gezond leven te leiden, moet je tijd voor jezelf maken, anders krijg je een burn-out. Maar hoe kun je tijd voor jezelf maken als je agenda vol staat met werk- en gezinsverplichtingen? Je moet tenslotte ook tijd doorbrengen met je collega’s, klanten en cliënten. Als je jouw kostbare tijd besteedt aan het rijden van en naar vergaderingen, verlies je tijd die anders aan andere belangrijke taken zou worden besteed. Echter, fysieke vergaderingen hebben factoren die ontzettend belangrijk zijn voor mensen en daarbij kunnen bijdrage aan beter werk en een gelukkig gevoel.
Fysieke ontmoetingen scheppen vertrouwen
Wanneer je met jouw team aan een nieuw project begint, moet je vertrouwen opbouwen tussen elk lid, zodat ze kunnen samenwerken en uitstekende resultaten kunnen boeken. Als je jouw collega’s niet vertrouwt, zul je misschien aarzelen om uw ideeën te delen of met hen samen te werken aan belangrijke projecten. Zonder vertrouwen zal je team niet op zijn best presteren. Wanneer je elkaar persoonlijk ontmoet, kun je non-verbale communicatie gebruiken om jouw collega’s te laten zien dat je hen vertrouwt. Je kunt hen in de ogen kijken, de hand schudden of een schouderklopje geven. Je kunt ook verbale communicatie gebruiken om vertrouwen op te bouwen. Door middel van jouw woorden kun je jouw doelen, waarden en het type persoon dat je bent met hen delen. Als je bijvoorbeeld met je collega’s een project bespreekt, kun je vertrouwen opbouwen door open, eerlijk en direct te zijn. Je kunt vragen stellen om erachter te komen waar iedereen in het team mee bezig is en wat het einddoel van het project is.
Fysieke vergaderingen stimuleren samenwerking
Zelfs als je elk lid van je team vertrouwt, wil je misschien niet allemaal aan hetzelfde project werken. Misschien wil je jouw eigen doelen nastreven en je eigen resultaten bereiken. Als je in een vergadering zit en iedereen probeert de leiding te nemen en het project te leiden, kun je het gevoel hebben dat je gedwongen wordt om samen te werken, zelfs als je dat niet wilt. Opnieuw kunnen fysieke vergaderingen helpen bij dit probleem. Fysieke vergaderingen geven je de kans om de projecten te kiezen waar je aan wilt werken en de mensen met wie je wilt samenwerken. Als je een vergadering houdt, kun je kiezen welke projecten je wilt bespreken en welke mensen van jouw team erbij betrokken zullen zijn. Als je in een vergadering zit, kun je non-verbale communicatie gebruiken om aan te geven dat je niet met iemand wilt samenwerken. Je kunt afstand nemen van de persoon door je lichaamstaal, of je kunt van onderwerp veranderen om te laten zien dat je jouw eigen doelen wilt nastreven.
Vergaderingen geven ons de kans om onze successen te vieren
Professionals vieren graag hun successen, maar soms is dat moeilijk omdat je altijd aan het werk bent. Als je het druk hebt, heb je misschien niet de kans om je successen te vieren, maar dat moet je wel doen. Als je het altijd druk hebt, heb je misschien niet de kans om na te denken over je prestaties, over wat je fout hebt gedaan en over wat je moet verbeteren. Zonder reflectie zul je niet beter worden als persoon of werknemer. Je weet niet wat je moet doen om te slagen en wat je moet doen om mislukking te voorkomen. Als je bijvoorbeeld met een project bezig bent en je je doelen overschrijdt, heb je misschien niet de kans om je successen te vieren omdat je altijd op weg bent naar het volgende. Je hebt het misschien te druk om stil te staan bij wat je bereikt hebt. Tijdens een vergadering kun je de tijd nemen om je successen te bespreken en de mensen in het team te erkennen die aan die successen hebben bijgedragen. Je kunt de verwezenlijkingen van het team vieren en die vieringen gebruiken als motivatie om op hetzelfde niveau te blijven presteren.
Slotwoorden: Werkende volwassenen moeten fysieke bijeenkomsten omarmen
Fysieke vergaderingen zijn niet dood; ze zijn hier om te blijven. Sterker nog, werken op afstand en flexibel werken zijn bedoeld als aanvulling op fysieke vergaderingen, niet als vervanging ervan. Je zou kunnen denken dat werken op afstand fysieke vergaderingen zal vervangen, maar dat is niet zo. Op afstand werken is het meest geschikt voor zelfstandigen, verkopers en mensen die veel reizen. Fysieke vergaderingen zijn belangrijk omdat ze je de tijd geven om samen te werken, vertrouwen op te bouwen en je successen te vieren. Ze stellen je ook in staat om je collega’s op een persoonlijk niveau te leren kennen en tijd door te brengen met mensen waar je anders misschien geen tijd mee zou doorbrengen. Als je een volwassene bent die vanuit huis of in een co-workingruimte werkt, zijn fysieke vergaderingen de beste manier om ervoor te zorgen dat je het contact met jouw collega’s niet verliest en dat je goed blijft presteren.
