Een bouwvergadering is een belangrijk onderdeel van het contract tussen opdrachtgever en aannemer. Tijdens de bouwvergadering worden beleidsbepalende beslissingen genomen. Om de vergadering in goede banen te leiden is het belangrijk dat deze volgens duidelijke en overzichtelijke afspraken plaatsvindt. Ook een kwalitatief en duidelijk verslag na afloop van de bouwvergadering is van belang.
De agenda van een bouwvergadering
Om het contact tussen opdrachtgever en aannemer gestructureerd te laten verlopen is het belangrijk dat de agenda ruim voor de vergadering helder is voor beide partijen. Op deze manier kunnen beide partijen de bouwvergadering goed voorbereiden. Op de website van monumentenregie is een voorbeeldagenda gepubliceerd:
Voorbeeldagenda:
1. Welkom, aanwezigen/afwezigen
2. Verslag vorige vergadering vaststellen
3. Planning/voortgang
4. Informatiebehoefte aannemer
5. Contractafwijkingen en meer- en minderwerk
6. Kwaliteit uitgevoerde werk
7. Facturen, betalingen, financieel overzicht
8. Rondvraag
9. Sluiting en volgende vergadering
Verslaglegging
Wanneer de vergadering van start is gegaan, is het belangrijk om te zorgen voor goede verslaglegging. Na afloop van de bouwvergadering moet er teruggepakt kunnen worden op genomen besluiten en afgesproken acties. De notulen moeten hier per agendapunt de context bij bieden. Zorg dat er één persoon aanwezig is bij de vergadering die verantwoordelijk is voor de verslaglegging en zich hierop kan focussen.
Zorg dat het verslag een aparte lijst met afspraken en besluiten bevat. Zo kan men later terugpakken op de belangrijkste informatie, zonder het gehele verslag te moeten teruglezen. Bovendien is deze lijst vanuit juridisch oogpunt ook ontzettend belangrijk.
Tot slot is het belangrijk dat het verslag van de bouwvergadering mooi opgemaakt is. Dit klinkt misschien overbodig in de oren van veel mensen, maar voor externe partijen en/of stakeholders dient dit als visitekaartje van jouw bedrijf.
Software voor bouwvergaderingen
Om het vergaderproces strak in handen te houden is het gebruik van vergadersoftware belangrijk. Wil je meer weten over hoe de vergadertool Topical Meetings jouw proces van bouwvergaderingen optimaliseert? Klik dan hier om meer informatie te raadplegen. Of start direct online en geheel gratis.
