Een bouwvergadering is een belangrijk onderdeel van het contract tussen opdrachtgever en aannemer. Tijdens de bouwvergadering worden beleidsbepalende beslissingen genomen. Om de vergadering in goede banen te leiden is het belangrijk dat deze volgens duidelijke en overzichtelijke afspraken plaatsvindt. Ook een kwalitatief en duidelijk verslag na afloop van de bouwvergadering is van belang. 

De agenda van een bouwvergadering

Om het contact tussen opdrachtgever en aannemer gestructureerd te laten verlopen is het belangrijk dat de agenda ruim voor de vergadering helder is voor beide partijen. Op deze manier kunnen beide partijen de bouwvergadering goed voorbereiden. Op de website van monumentenregie is een voorbeeldagenda gepubliceerd:

Voorbeeldagenda:

1. Welkom, aanwezigen/afwezigen

2. Verslag vorige vergadering vaststellen

3. Planning/voortgang

4. Informatiebehoefte aannemer

5. Contractafwijkingen en meer- en minderwerk

6. Kwaliteit uitgevoerde werk

7. Facturen, betalingen, financieel overzicht

8. Rondvraag

9. Sluiting en volgende vergadering

Verslaglegging

Wanneer de vergadering van start is gegaan, is het belangrijk om te zorgen voor goede verslaglegging. Na afloop van de bouwvergadering moet er teruggepakt kunnen worden op genomen besluiten en afgesproken acties. De notulen moeten hier per agendapunt de context bij bieden. Zorg dat er één persoon aanwezig is bij de vergadering die verantwoordelijk is voor de verslaglegging en zich hierop kan focussen. 

Zorg dat het verslag een aparte lijst met afspraken en besluiten bevat. Zo kan men later terugpakken op de belangrijkste informatie, zonder het gehele verslag te moeten teruglezen. Bovendien is deze lijst vanuit juridisch oogpunt ook ontzettend belangrijk. 

Tot slot is het belangrijk dat het verslag van de bouwvergadering mooi opgemaakt is. Dit klinkt misschien overbodig in de oren van veel mensen, maar voor externe partijen en/of stakeholders dient dit als visitekaartje van jouw bedrijf. 

Notulen App om slimmer te notuleren

Software voor bouwvergaderingen

Om het vergaderproces strak in handen te houden is het gebruik van vergadersoftware belangrijk. Wil je meer weten over hoe de vergadertool Topical Meetings jouw proces van bouwvergaderingen optimaliseert? Klik dan hier om meer informatie te raadplegen. Of start direct online en geheel gratis.

Ontvang 7 tips om minder, korter en beter te vergaderen

In ons nieuwe Ebook geven we jou de handvaten om jouw meeting proces productief te maken.

  • Tot wel 25% korter vergaderen

  • Structureer jouw vergaderproces en voorkom inefficiënties

  • Analyse en observaties van 1200+ organisaties

  • Praktische tips en tricks voor jouw vergaderingen

Download gratis
Ebook Notulen Software Ebook Notulen Software
ETZ Tilburg - Notulen Software
Haaglanden Medisch Centrum - Notulen Software
Hoornbeeck College - Notulen Software
Huis en hypotheek logo
Binnenstad management Tilburg - Notulen Software
Partij van de Arbeid - Notulen Software
Vue Cinemas - Notulen Software
JCI Hart van Brabant - Notulen Software
Fyzio Totaal - Notulen Software
Van Ham tenten tenten en podia - Notulen Software
Impres Online Impact - Notulen Software
Prise D'eau Golf Tilburg - Notulen Software
Relined Fiber Network - Notulen Software
PvdA Heerenveen - Notulen Software

Effectieve vergaderingen

Heeft jouw team ook vaak langdradige vergaderingen waarin geen echte besluiten worden genomen? Zorg voor effectieve en bruikbare vergaderingen met een goede voorbereiding, overzichtelijke notulen en concrete actiepunten en beslissingen. Stimuleer jouw team om effectief te vergaderen met Notulen Software.

Meer tijd voor werkzaamheden

Met Notulen Software worden vergaderingen moeiteloos 33% korter. Dat betekent een besparing tot 3 uur per medewerker per week. Daarnaast heb je door effectief te vergaderen minder vergaderingen nodig. Zo krijg je kostbare tijd terug om je te concentreren op wat echt belangrijk is: jouw werkzaamheden.

Zet vandaag nog de eerste stap naar een gestroomlijnd vergaderproces.

Gratis aanmelden
  • 30 dagen gratis
  • Geen creditcard nodig
  • Volledig AVG proof