Vertaalspecialist LinQuake bestaat sinds 2013. Het bedrijf uit Udenhout is met het leveren van hoogwaardige vertalingen van eenmanszaak uitgegroeid tot een team van tien personen. In 2018 kwam Dave van den Akker, directeur van LinQuake, voor het eerst in aanraking met Notulen Software: “Bij een netwerkontbijt, waar iemand van jullie een goede pitch gaf. Ik was nieuwsgierig, maar vond het concept ook erg interessant, omdat wij op dat moment nog werkten met Word templates”.

Efficiëntie en structuur

LinQuake werkte voorheen dus met Word documenten met als doel om acties gestructureerd vast te leggen en de verslaglegging gestructureerd te houden. Dave van den Akker: “Daar slaagden we natuurlijk helemaal niet in, want dat is met allemaal losse documenten enorm bewerkelijk. Nu centraliseren we het met Notulen Software en dat werkt erg fijn. Daarom ben ik meteen ingestapt en ik wil nu niet meer terug”.  

In de ogen van LinQuake is een groot voordeel van Notulen Software de mogelijkheid om informatie in de loop van de week te ‘parkeren’. Doordat iedereen voorafgaand aan de vergadering alvast zijn of haar toevoegingen aan de agenda kan doen, wordt voorkomen dat onderwerpen in de loop van de week van de hak op de tak worden besproken: “Daardoor weet ik dat ik onderwerpen voor dat moment even kan loslaten, want over een week bespreken we het in de meeting. Het is een goede manier om een efficiëntieslag te maken, omdat door vooraf input te leveren de daadwerkelijke meeting veel korter en krachtiger is. Kortom, Notulen Software biedt structuur, overzicht en gemak. Voor mij en voor mijn personeel”.

Doorzoekbaarheid

Een ander groot voordeel is dat alles wat besproken is veel makkelijker teruggevonden kan worden. Dave blikt terug op het terugzoeken van informatie voordat er gewerkt werd met Notulen Software: “Dit is erg lastig als je overleggeschiedenis eruit ziet als 26 losse documenten. Met Notulen Software is alles gecentraliseerd en makkelijk doorzoekbaar, echt veel beter”. 

Alle vormen van overleg

Wanneer er gevraagd wordt naar het type meetings waarvoor LinQuake gebruik maakt van Notulen Software, antwoordt Dave duidelijk: “Alle vormen van overleg worden ondersteund door Notulen Software, bijvoorbeeld 1-op-1 sessie met collega’s en operationeel overleg”. Belangrijk hierbij is dat alles voor LinQuake draait om acties: “We leggen niet alles vast wat besproken wordt, maar focussen op de acties. De acties worden structureel netjes opgevolgd met de software”. 

De gebruiker is koning

Omdat LinQuake enkele jaren geleden is gestart met Notulen Software, op het moment dat de tool in de pilotfase zat, heeft LinQuake de gehele ontwikkeling van de tool van dichtbij meegemaakt. Ter afsluiting blikt Dave kort terug op deze periode: “Ik ben blij dat we vanuit LinQuake een bijdrage kunnen leveren. Er gebeurt echt iets met de feedback. Dat is erg fijn, want dat is zeker niet vanzelfsprekend”.