Als secretaresse/assistant herken je het vast wel, volgende week staat die ene vergadering weer op de planning. Je hebt al 2 keer gevraagd naar input voor de agenda. Behalve van je ene collega, die altijd wel punten voor op de agenda heeft, reageert er niemand op je vraag. Het concept ligt bij je leidinggevende ter goedkeuring, het zal wel weer last minute worden dat deze verzonden kan worden. Ondertussen ben je druk met het bijwerken van de actiepunten, zodat deze actueel zijn. Zo eerst maar weer eens vragen wat de stand van zaken is van die ene actie, die blijft maar open staan. Ook nog even een check van de bijlagen, of je nu echt de definitieve versies hebt om te verzenden en dan nog maar even de vergaderzaal met faciliteiten controleren. Al die kleine dingetjes, die jij enerzijds in een handomdraai regelt, kosten je anderzijds (onbewust) best veel tijd. En je haalt er misschien ook niet echt uitdaging of voldoening uit…
Toen ik nog als secretaresse werkte notuleerde ik standaard drie vergaderingen per week. Hierdoor moest ik wel op zoek naar maximale efficiëntie, zonder dat de kwaliteit verloren gaat. Regelmatig zat ik ‘s avonds op de bank hierover na te denken…
Best frustrerend eigenlijk, dat wat je vandaag hebt gedaan: volgende week begint het weer van voor af aan. De notulen heb je meestal al klaar tijdens de vergadering. Maar daarna is het weer input verzamelen, documenten rondsturen, nieuwe versies en input ophalen. Dat moet toch anders kunnen?! Liever zou jij je tijd besteden aan dat ene project. Daar kun jij je creativiteit in kwijt en vind jij je uitdaging. Maar dat niet alleen… deze vergaderingen zijn toch een kostenpost voor de organisatie? Iedereen is er maar druk mee, maar om nu te zeggen dat ze efficiënt en effectief zijn? Het zou een win-win situatie zijn voor jou en de organisatie als je die vergadercultuur eens wist te doorbreken…
Stel je eens voor… Efficiënte en effectieve vergaderingen. Waarin iedereen betrokken is, eigen verantwoordelijkheid draagt. Jij een meer coördinerende rol hebt i.p.v. die haal- en brengplicht van informatie waar niemand iets mee doet (althans daar lijkt het vaak wel op). Iedereen merkt dat de vergaderingen echt iets opleveren; er worden meters gemaakt, de ene taak na de andere wordt afgehandeld. Het ene project na het andere afgerond. Beslissingen nemen was nooit zo makkelijk. Kwalitatief goede vergaderingen. Je weet zeker dat ze geld opleveren. In plaats van kosten. En jij… eindelijk tijd om die toffe projecten op te pakken i.p.v. al die kleine, tijdrovende taken,… waar je misschien niet eens heel blij van wordt.
Maar hoe doe je dit?
De vergadertrends kun je wel dromen.
Je hebt dit al vaker bespreekbaar gemaakt bij de voorzitter van de vergadering, maar zonder resultaat.
Je weet dat de collega’s ook niet altijd even gemotiveerd naar de vergadering komen.
Na twee keer staand vergaderingen ging de helft toch liever weer zitten…
Weet dat het echt mogelijk is. En dat jij dit als secretaresse/assistant kunt bewerkstelligen in jouw organisatie!
Als je zorgt dat je een fantastische tool hebt die je helpt voor, tijdens en na vergaderingen.
Een tool waarin:
- al je agenda sjablonen zitten;
- je heel makkelijk punten kunt toevoegen of verwijderen;
- jij je collega’s uit kunt nodigen;
- je collega’s punten toe kunnen voegen aan de agenda;
- jij de vergaderstukken toevoegt, zodat iedereen erbij kan;
- je collega zelf zijn/haar stukken toevoegt;
- je vanuit de agenda kunt notuleren;
- je eenvoudig taken aan kunt maken, een deadline er aan kunt hangen en deze kunt koppelen aan de verantwoordelijke collega;
- die zo in een oogopslag in het dashboard ziet welke taken open staan voor hem of haar;
- hij/zij ze zelf af kan handelen;
- alle besluiten bewaard blijven op 1 plek;
- een fantastische zoekfunctie, zodat je nooit meer notulen hoeft te doorzoeken naar eerder genomen besluiten;
- alle info van/over vergaderingen op 1 plek terug te vinden is. Geen groot archief meer, of oude vergaderstukken heen en weer mailen.
Deze tool bespaart jou heel veel tijd: jij kunt je richten op uitdagende en toffe projecten of andere taken. Het bespaart de organisatie kosten: in-efficiënt vergaderen is mega duur, kijk eens naar al die collega’s die weer een uur van hun kostbare tijd investeren. Het brengt meer verantwoordelijkheid en betrokkenheid in de organisatie. Het brengt meer werkplezier. Misschien wel het meest zwaarwegende argument. Want werkplezier maakt een organisatie hoe dan ook beter. En werkplezier maakt jou als secretaresse hoe dan ook beter… en future-proof.
Want hoe tof is het als jij je verdiept in deze tool. Er mee leert werken, weet hoe je deze in kunt zetten in de organisatie. Middels een presentatie je collega’s kunt laten zien hoeveel winstpunten deze tool brengt. En je deze tool vervolgens implementeert in de organisatie. Dan ben je niet alleen future-proof omdat je met deze online tool kunt werken, maar ook omdat je de nieuwe rol van de secretaresse/assistant op je hebt genomen, je leiderschap durft te tonen, je durft te adviseren, je bezig houdt met de inhoud. Zodat jij en de hele organisatie kan groeien. En om deze redenen beveel ik, als voormalig secretaresse, deze tool, NotulenSoftware, van harte aan.
