Een vergadering voorbereiden, dat is makkelijk toch? Dat valt vies tegen. Het voorbereiden van een vergadering is een taak die vaak onderschat wordt. Mede daardoor zijn vergaderingen vaak inefficiënt en hebben ze weinig resultaat. Een goede voorbereiding is immers het halve werk. In dit blog nemen we door hoe jij zorgt voor een goede voorbereiding van vergaderingen.
Wie is er verantwoordelijk?
Een vergadering voorbereiden, wie is daar eigenlijk verantwoordelijk voor? Meestal ligt deze taak bij de voorzitter van de vergadering. Wanneer het gaat om ‘grotere’ vergaderingen, is het mogelijk dat er taken aan de assistent worden overgeheveld. Zorg in ieder geval dat het duidelijk is wie er verantwoordelijk is voor de volgende taken:
- Agenda voorbereiden
- Actielijst controleren
- Uitnodigingen versturen
- Aanvullende documenten rondsturen
- Deelnemers attenderen op de mogelijkheid om alvast input te leveren
Stap voor stap zullen we bovenstaande punten nog toelichten.
Daarbij dienen er enkele zaken duidelijk gemaakt te worden bij het voorbereiden van de vergadering:
- Wat is het doel van de vergadering?
- Zijn alle beoogde deelnemers inderdaad nodig?
- Hoe kunnen deelnemers zich het beste voorbereiden op de vergadering
Vergadering voorbereiden: stap voor stap
Agenda voorbereiden
Voorafgaand aan de vergadering dient de agenda duidelijk te zijn. Belangrijk is dat er een logisch ‘flow’ in de agenda zit, zodat de verschillende agendapunten stapsgewijs toewerken naar het uiteindelijke doel van de vergadering.
Actielijst controleren
Tijdens de vorige vergadering zijn er zeer waarschijnlijk acties toegewezen aan de verschillende deelnemers. Check enkele dagen voor de volgende vergadering of deze voltooid zijn. Het zou zonde zijn als de vergadering start met een 0-1 achterstand.
Uitnodigingen en documenten toesturen
Zorg dat alle deelnemers enkele dagen voor de vergadering een uitnodiging inclusief agenda en aanvullende documenten ontvangen. Zo heeft iedereen de tijd om zich voor te bereiden en wanneer nodig nog vragen te stellen.
Input stimuleren
Wanneer alle deelnemers de benodigde documenten ontvangen hebben, is het natuurlijk zaak om ervoor te zorgen dat iedereen hier actief mee aan de slag gaat. Bijvoorbeeld door alvast input te leveren op verschillende agendapunten, of deze op zijn minst voor te bereiden.
Vergadering voorbereiden met Notulen Software
Wil jij er zeker van zijn dat vergaderingen voorbereiden voor jouw team een eitje wordt? Notulen Software gaat jou hiermee helpen! Hoe?
- Automatische reminders voor niet voltooide acties
- Geautomatiseerde communicatie
- Mogelijkheid om input te leveren op de agenda
- Een gecentraliseerde omgeving met voor aanvullende documentatie
Bijkomende voordelen zijn dat dit een stuk sneller gaat én dat foutgevoelig mensenwerk nu wordt geautomatiseerd. Wil jij Notulen Software helemaal gratis gebruiken? Klik dan hier.
