Je hebt waarschijnlijk elke dag vergaderingen op het werk, en misschien vind je ze zelfs leuk. Maar soms voelen vergaderingen als tijdverspilling. Ze zijn onproductief, pijnlijk, of gewoon onnodig. Vergaderingen kunnen echter nuttig zijn als ze goed georganiseerd zijn en iedereen een duidelijk doel voor ogen heeft. Dus hoe kun je ervoor zorgen dat jouw volgende vergadering productief en nuttig is? Met tips over hoe je vergaderingen zo kunt organiseren dat ze productief zijn, structuur brengen en snel eindigen. Als je binnenkort als manager of teamleider een vergadering moet organiseren, lees dan verder voor een aantal tips over hoe je dat effectief kunt doen.

Bepaal het doel van je vergadering

Er zijn tal van redenen waarom je een vergadering zou moeten organiseren. Misschien wil je een presentatie geven, een dringende kwestie aanpakken of input van teamleden krijgen over een project. Wat de reden ook is, eerst moet je het doel van de vergadering bepalen. Dit zal je helpen om beslissingen te nemen over wie de vergadering moet bijwonen en hoe de vergadering moet worden gestructureerd. Het zal je ook helpen ervoor te zorgen dat de vergadering productief is. Wees eerlijk tegenover jezelf over waarom je de vergadering organiseert. Als je het alleen maar doet omdat je denkt dat het moet of omdat “managers dat nu eenmaal doen”, dan verspil je misschien de tijd van iedereen zonder iets te bereiken.

Vergaderingen

Zorg voor een agenda

Zodra je het doel van de vergadering hebt bepaald, kun je een agenda opstellen. De agenda is jouw leidraad voor de vergadering. Het vertelt iedereen welke onderwerpen zullen worden besproken, en in welke volgorde. Het helpt ook om de vergadering op schema te houden. Een agenda moet niet alleen een lijst van onderwerpen zijn. Hij moet ook de doelstellingen voor elk onderwerp bevatten, evenals eventuele actiepunten die uit de discussie naar voren komen. De agenda moet gebaseerd zijn op het doel van de vergadering en de doelen die je wilt bereiken. Zorg ervoor dat de onderwerpen en doelstellingen duidelijk, beknopt en relevant zijn. Probeer niet alles te behandelen. Beperk de agenda tot twee of drie onderwerpen. En vergeet niet dat je altijd meer punten aan de agenda kunt toevoegen, maar niet van de agenda kunt schrappen.

Communiceer het doel van de vergadering en de logistiek

Zorg ervoor dat alle deelnemers voor de vergadering op de hoogte zijn van het doel van de vergadering, de agenda en de logistiek, zoals de vergaderdatum en -tijd, de locatie en eventuele apparatuur die ze nodig hebben. Laat hen ook weten wie de vergadering zal bijwonen, inclusief jijzelf en eventuele andere managers of leiders. Als je op afstand vergadert, moet je duidelijk maken of je gebruik zult maken van een telefoon- of videogesprek. Als je persoonlijk vergadert, laat hen dan weten waar en wanneer de vergadering zal plaatsvinden en welke instructies je krijgt om er te geraken. Zo voelt iedereen zich beter voorbereid op de vergadering en worden misverstanden voorkomen. Het zal er ook toe bijdragen dat iedereen zich meer op zijn gemak voelt. Deelnemers aan een vergadering voelen zich vaak angstig als ze voor een vergadering worden uitgenodigd, omdat ze niet weten waar het over zal gaan of wat er van hen wordt verwacht. Verduidelijk deze informatie van tevoren om die ongerustheid te verminderen. Het zal ook helpen hun gedachten helderder te krijgen voor de vergadering.

Nodig niet te veel mensen uit

Als je mensen uitnodigt voor een vergadering, hou er dan rekening mee dat hoe meer mensen er aanwezig zijn, hoe langer de vergadering zal duren. Als de vergadering over een specifiek project gaat, nodig dan de mensen uit die aan dat project werken, en alle anderen die een belang bij het project kunnen hebben. Nodig niet iedereen van je afdeling uit, alleen omdat ze in dezelfde ruimte werken als jij. Nodig alleen mensen uit die erbij moeten zijn om de vergadering af te krijgen. Als je te veel mensen uitnodigt, kunnen ze het gevoel krijgen dat ze toeschouwers zijn of dat ze geen bijdrage leveren. Ze kunnen ook het gevoel hebben dat ze met veel mensen moeten wedijveren om uw aandacht tijdens de vergadering. Als iemand niet op de vergadering hoeft te zijn, nodig hem dan niet uit. Als je bent uitgenodigd voor een vergadering en je hoeft er niet te zijn, ga dan niet. Je verspilt de tijd van iedereen die bij de vergadering betrokken is, en ook jouw eigen tijd.

Verspil geen tijd met inleidingen of aankondigingen

Introducties en aankondigingen horen niet thuis in een vergadering. Ze zijn vaak onnodig en irrelevant. Als je iemand wilt bedanken die iets uitzonderlijks heeft gedaan, doe dat dan na de vergadering. Als er mededelingen moeten worden gedaan, doe dat dan aan het begin van de vergadering, niet tijdens de vergadering. Verspil geen tijd aan het verzamelen van ieders naam om op de agenda te zetten. Zet in plaats daarvan hun titel naast hun naam. Als je iemand voor zijn werk wilt bedanken, doe dat dan na de vergadering. Het is ook niet nodig om aan te kondigen wanneer de vergadering voorbij is. Laat mensen weten wanneer de vergadering is afgelopen, en zeg dan gewoon: “Bedankt iedereen voor het bijwonen. We zijn klaar.”

Vraag aan het einde om toezeggingen

Vraag mensen aan het einde van de vergadering wat ze gaan doen als resultaat van de vergadering. Dit is een geweldige manier om de vergadering productief te maken en er waarde uit te halen. Je kunt de aanwezigen vragen om een van de volgende dingen te doen: – U feedback te geven over een specifieke kwestie 

  • Een document te herzien of te bewerken 
  • Een nieuw project op zich te nemen
  • Hun inzichten met anderen te delen 
  • Een nieuwe rol op zich te nemen 
  • Nieuwe verantwoordelijkheden op zich te nemen 
  • Nieuwe activiteiten op zich te nemen 
  • Nieuwe verplichtingen aan te gaan 

Deze verplichtingen zullen de vergadering op de lange termijn helpen productiever te zijn, dus laat ze niet aan het toeval over. Vraag aan het einde van de vergadering aan iedereen om toezeggingen.

Door David Schulpen

Vergaderbaas

Inhoudsopgave

Gratis E-book

Voorkom tijd en geldverspilling door omslachtige vergaderprocessen
  • Een optimaal vergaderproces

  • Betere voorbereiding, verslaglegging en afwikkeling

  • Input van 500+ verschillende organisaties

  • Handige tips om beter te vergaderen en notuleren

Download gratis
Huis en hypotheek logo
Future for Assistants - Notulen Software
Haaglanden Medisch Centrum - Notulen Software
ETZ Tilburg - Notulen Software
Partij van de Arbeid - Notulen Software
Vue Cinemas - Notulen Software
JCI Hart van Brabant - Notulen Software
National Networking Company - Notulen Software
Fyzio Totaal - Notulen Software
Van Ham tenten tenten en podia - Notulen Software
Impres Online Impact - Notulen Software
Golfclub Prise D'eau Tilburg - Notulen Software
Relined Fiber Network - Notulen Software