Een vergaderruimte kan zorgen voor een productievere vergadering. Het hedendaagse bedrijfsleven is snel en dynamisch. En de manier waarop we werken is met ons mee geëvolueerd. We hebben niet langer statische werkomgevingen, maar vloeiende en dynamische werkomgevingen die ons in staat stellen productiever te werken en meer samen te werken doordat ze mobiel en altijd en overal toegankelijk zijn. Verschillende nieuwe trends op de werkplek zijn van invloed op hoe bedrijven werken en hoe werknemers effectief samenwerken. In een tijdperk van voortdurende innovatie worden vergaderruimtes nu nog belangrijker gevonden dan ooit tevoren. Ze zijn niet alleen leuk om te hebben; ze zijn essentieel voor het stimuleren van innovatie binnen elk bedrijf. Daarom is het zinvol voor uw bedrijf om een ruimte te reserveren die uitsluitend voor vergaderingen is bestemd.

vergaderruimte

Effectieve vergaderingen houden

Vergaderzalen zijn ontworpen om communicatie gemakkelijk en effectief te maken, maar er zijn een paar eenvoudige fouten die de stroom van een vergadering echt kunnen verstoren. 

– Slechte zithouding 

Als je in een slechte houding zit, kun je je ongemakkelijk voelen, vermoeid raken en een slechte houding aannemen. Het kan ook de aandacht van andere mensen verstoren en hun productiviteit beïnvloeden. Daarom is het kiezen van de juiste en meest geschikte zithouding essentieel. 

– Slechte timing 

Hoewel het ideaal is om vergaderingen te plannen op de uren die het meest bevorderlijk zijn voor de productiviteit, zoals vroeg in de ochtend of laat in de middag, lukt dit niet altijd. Zorg ervoor dat je geen vergaderingen plant op tijdstippen die het meest productief zijn voor jouw team, zoals aan het einde van de week. 

– Slechte ruimte 

Het is ook belangrijk om de juiste ruimte te kiezen. Terwijl je misschien de voorkeur geeft aan een kamer met veel daglicht, geven anderen misschien de voorkeur aan een kamer die donkerder is. Het hangt allemaal af van het soort vergadering en het soort mensen waarmee u vergadert.

Gebruik de juiste hulpmiddelen

Hoewel je niet te veel gebruik wilt maken van technologie in de vergaderruimte, is het belangrijk om de juiste hulpmiddelen te kiezen voor de job. Dat omvat alles van jouw computer en projector tot de stoelen in de vergaderzaal. Denk hierbij aan goede vergadersoftware, zoals Notulen Software. Ook afstelbare tafels en fijne stoelen zijn belangrijk.

Niet eten in de vergaderzaal

Hoewel sommige bedrijven eten in hun vergaderruimtes toestaan, is dit niet altijd het beste idee. Het kan de vergaderruimte laten stinken en het kan ook het verloop van de vergadering onderbreken wanneer mensen naar eten grijpen. Wanneer je een vergadering organiseert, zorg er dan voor dat je respectvol met jouw gasten omgaat. Dit betekent dat je rekening moet houden met geluidsniveaus, of er al dan niet eten wordt genuttigd in de vergaderruimte en hoe vaak er toiletpauzes worden ingelast. Zorg er bovendien voor dat je je houdt aan de regels van de specifieke vergaderruimte. De etiquette van een vergaderzaal verschilt van faciliteit tot faciliteit, dus zorg ervoor dat u bekend bent met de regels van jouw vergaderzaal.

Productieve vergaderruimte

Stel de juiste temperatuur in

Afhankelijk van het type vergadering dat je organiseert, kan het zijn dat u de temperatuur in de vergaderruimte wilt aanpassen. Het is misschien verleidelijk om de verwarming hoger te zetten op een bijzonder koude dag, maar dat kan storend zijn voor jouw teamleden. Als de vergaderruimte een thermostaat heeft, probeer deze dan een paar graden hoger of lager te zetten. Houd er rekening mee dat iedereen andere voorkeuren heeft als het op temperatuur aankomt, dus dit werkt misschien niet voor iedereen in de vergaderruimte. Het is ook belangrijk om te weten dat de buitentemperatuur een invloed kan hebben op de temperatuur in de vergaderzaal. Als het buiten bijzonder koud is, kan jouw vergaderzaal warmer zijn dan normaal.

Houd de kamer netjes

De meeste vergaderzalen zijn ontworpen om netjes en opgeruimd te zijn, maar veel mensen vergeten na hun vergadering op te ruimen. Dit kan resulteren in een rommelige en ongeorganiseerde ruimte, wat het moeilijk kan maken om materialen terug te vinden of zelfs de volgende vergadering in dezelfde ruimte bij te wonen. Neem na afloop van de vergadering een paar minuten de tijd om de vergaderruimte op te ruimen. Dit houdt in dat je alle materialen opbergt, stoelen opstapelt en alle overblijfselen van de vergadering verwijdert. Door de vergaderruimte netjes te houden, kun je op de lange termijn ook tijd en moeite besparen. Als je een rommelige vergaderruimte hebt, kan het moeilijk zijn om materialen terug te vinden en zelfs om toekomstige vergaderingen in dezelfde ruimte te houden.

Door David Schulpen

Vergaderbaas

Inhoudsopgave

Gratis E-book

Voorkom tijd en geldverspilling door omslachtige vergaderprocessen
  • Een optimaal vergaderproces

  • Betere voorbereiding, verslaglegging en afwikkeling

  • Input van 500+ verschillende organisaties

  • Handige tips om beter te vergaderen en notuleren

Download gratis
Huis en hypotheek logo
Future for Assistants - Notulen Software
Haaglanden Medisch Centrum - Notulen Software
ETZ Tilburg - Notulen Software
Partij van de Arbeid - Notulen Software
Vue Cinemas - Notulen Software
JCI Hart van Brabant - Notulen Software
National Networking Company - Notulen Software
Fyzio Totaal - Notulen Software
Van Ham tenten tenten en podia - Notulen Software
Impres Online Impact - Notulen Software
Golfclub Prise D'eau Tilburg - Notulen Software
Relined Fiber Network - Notulen Software