Een aangename vergadering realiseren, het is lang niet zo makkelijk als het lijkt. Als je in een bedrijf van enige omvang werkt, heb je waarschijnlijk al heel wat vergaderingen bijgewoond. Sommige vergaderingen zijn nuttig en productief, andere niet zo. Een aangename vergadering is een vergadering met een duidelijke agenda, gericht op het oplossen van een probleem of het bereiken van een overeengekomen doel. Het is ook kort, to the point en goed georganiseerd met tijd over aan het eind voor feedback en aanbevelingen van de aanwezigen. Met andere woorden, het is niet de zoveelste onproductieve bijeenkomst van mensen die in één zin kan worden samengevat! Dit gezegd zijnde, zullen er altijd mensen zijn die meer pessimistisch dan optimistisch naar vergaderingen komen en ze als tijdverspilling zien. Ze zien ze als iets vervelends en nutteloos, maar dit hoeft niet het geval te zijn. Je kunt jouw volgende vergadering aangenamer maken als je enkele eenvoudige stappen volgt:

Stap 1: Verduidelijk het doel van de vergadering en nodig de belangrijkste deelnemers uit

Voordat je een vergadering belegt, moet je ervoor zorgen dat je weet wat het doel van de vergadering is. Een goede vergadering is gefocust en gericht op een specifiek probleem of doel. Als je een doel voor ogen hebt, houd je de vergadering kort en doelgericht. Als je van plan bent om veel mensen uit te nodigen, is het beter om het doel van de vergadering in een e-mail te verduidelijken. Zorg ervoor dat de vergadering noodzakelijk is en dat ze een reële waarde biedt. Je kan ook mensen uitnodigen voor een virtuele vergadering of een conference call of hen vragen om via de telefoon aanwezig te zijn.

Aangename vergadering

Stap 2: Organiseer een effectieve zaalindeling

De indeling van de ruimte waar je de vergadering houdt, heeft een grote impact. Als je weinig ruimte hebt, kun je de stoelen het beste in een cirkel zetten, zodat iedereen elkaar kan zien en door anderen gezien kan worden. Het gebruik van stoelen in een cirkel weerspiegelt de geest van de vergadering: focus op de problemen van anderen en werk samen om resultaten te bereiken. Als je meer ruimte hebt, kun je de stoelen op een andere manier opstellen. Je kunt de stoelen bijvoorbeeld in een hoefijzervorm of in een halve cirkel plaatsen.

Stap 3: Stel een agenda op en zorg voor een effectieve sprekersvolgorde

Een effectieve vergaderagenda heeft een duidelijke begin- en eindtijd, inclusief pauzes indien nodig. Hij heeft ook een duidelijke doelstelling en een optimale sprekersvolgorde met sprekers die het meest gekwalificeerd zijn om over het betreffende onderwerp te spreken. Een goede sprekersvolgorde zorgt ervoor dat iedereen aan het woord komt en dat alle standpunten vertegenwoordigd zijn tijdens de vergadering.

Stap 4: Maak er een participatieve vergadering van

Een participatieve vergadering geeft iedereen de kans om bij te dragen en problemen op te lossen. Er zijn vele manieren om dit te doen. Je kunt gebruik maken van een rondetafelgesprek waarbij iedereen aan het woord komt of u kunt een probleemoplossingsmethode toepassen zoals brainstormen, een vissenkom of plan-do-check-act PDCA. Als je een brainstormsessie houdt, zorg er dan voor dat alle deelnemers actief bij de discussie worden betrokken, maar houd je aan de regels van het brainstormen: geen oordeel, geen kritiek, geen evaluatie.

Stap 5: Afsluiting, feedback en toekomstige acties

Sluit de vergadering aan het einde af met een korte samenvatting van wat er besproken is, de genomen beslissingen en de aanbevolen acties. Schrijf na een vergadering altijd op wat je hebt besproken en welke acties je hebt ondernomen. Dit zal je helpen om de inhoud van de vergadering beter te onthouden en het zal je ook helpen om gefocust te blijven op het resultaat van de vergadering.

Conclusie: een aangename vergadering realiseren

Een aangename vergadering is een vergadering met een duidelijke agenda, gericht op het oplossen van een probleem of het bereiken van een afgesproken doel. Het is ook kort, to the point en goed georganiseerd met tijd over aan het eind voor feedback en aanbevelingen van de aanwezigen. Bovendien is een succesvolle vergadering een vergadering die goed is voorbereid, gestructureerd en georganiseerd met deelnemers die betrokken zijn en zich veilig voelen om een bijdrage te leveren.

Ontvang 7 tips om minder, korter en beter te vergaderen

In ons nieuwe Ebook geven we jou de handvaten om jouw meeting proces productief te maken.

  • Tot wel 25% korter vergaderen

  • Structureer jouw vergaderproces en voorkom inefficiënties

  • Analyse en observaties van 1200+ organisaties

  • Praktische tips en tricks voor jouw vergaderingen

Download gratis
Ebook Notulen Software Ebook Notulen Software
ETZ Tilburg - Notulen Software
Haaglanden Medisch Centrum - Notulen Software
Hoornbeeck College - Notulen Software
Huis en hypotheek logo
Binnenstad management Tilburg - Notulen Software
Partij van de Arbeid - Notulen Software
Vue Cinemas - Notulen Software
JCI Hart van Brabant - Notulen Software
Fyzio Totaal - Notulen Software
Van Ham tenten tenten en podia - Notulen Software
Impres Online Impact - Notulen Software
Prise D'eau Golf Tilburg - Notulen Software
Relined Fiber Network - Notulen Software
PvdA Heerenveen - Notulen Software

Effectieve vergaderingen

Heeft jouw team ook vaak langdradige vergaderingen waarin geen echte besluiten worden genomen? Zorg voor effectieve en bruikbare vergaderingen met een goede voorbereiding, overzichtelijke notulen en concrete actiepunten en beslissingen. Stimuleer jouw team om effectief te vergaderen met Notulen Software.

Meer tijd voor werkzaamheden

Met Notulen Software worden vergaderingen moeiteloos 33% korter. Dat betekent een besparing tot 3 uur per medewerker per week. Daarnaast heb je door effectief te vergaderen minder vergaderingen nodig. Zo krijg je kostbare tijd terug om je te concentreren op wat echt belangrijk is: jouw werkzaamheden.

Zet vandaag nog de eerste stap naar een gestroomlijnd vergaderproces.

Gratis aanmelden
  • 30 dagen gratis
  • Geen creditcard nodig
  • Volledig AVG proof