Een aangename vergadering realiseren, het is lang niet zo makkelijk als het lijkt. Als je in een bedrijf van enige omvang werkt, heb je waarschijnlijk al heel wat vergaderingen bijgewoond. Sommige vergaderingen zijn nuttig en productief, andere niet zo. Een aangename vergadering is een vergadering met een duidelijke agenda, gericht op het oplossen van een probleem of het bereiken van een overeengekomen doel. Het is ook kort, to the point en goed georganiseerd met tijd over aan het eind voor feedback en aanbevelingen van de aanwezigen. Met andere woorden, het is niet de zoveelste onproductieve bijeenkomst van mensen die in één zin kan worden samengevat! Dit gezegd zijnde, zullen er altijd mensen zijn die meer pessimistisch dan optimistisch naar vergaderingen komen en ze als tijdverspilling zien. Ze zien ze als iets vervelends en nutteloos, maar dit hoeft niet het geval te zijn. Je kunt jouw volgende vergadering aangenamer maken als je enkele eenvoudige stappen volgt:
Stap 1: Verduidelijk het doel van de vergadering en nodig de belangrijkste deelnemers uit
Voordat je een vergadering belegt, moet je ervoor zorgen dat je weet wat het doel van de vergadering is. Een goede vergadering is gefocust en gericht op een specifiek probleem of doel. Als je een doel voor ogen hebt, houd je de vergadering kort en doelgericht. Als je van plan bent om veel mensen uit te nodigen, is het beter om het doel van de vergadering in een e-mail te verduidelijken. Zorg ervoor dat de vergadering noodzakelijk is en dat ze een reële waarde biedt. Je kan ook mensen uitnodigen voor een virtuele vergadering of een conference call of hen vragen om via de telefoon aanwezig te zijn.
Stap 2: Organiseer een effectieve zaalindeling
De indeling van de ruimte waar je de vergadering houdt, heeft een grote impact. Als je weinig ruimte hebt, kun je de stoelen het beste in een cirkel zetten, zodat iedereen elkaar kan zien en door anderen gezien kan worden. Het gebruik van stoelen in een cirkel weerspiegelt de geest van de vergadering: focus op de problemen van anderen en werk samen om resultaten te bereiken. Als je meer ruimte hebt, kun je de stoelen op een andere manier opstellen. Je kunt de stoelen bijvoorbeeld in een hoefijzervorm of in een halve cirkel plaatsen.
Stap 3: Stel een agenda op en zorg voor een effectieve sprekersvolgorde
Een effectieve vergaderagenda heeft een duidelijke begin- en eindtijd, inclusief pauzes indien nodig. Hij heeft ook een duidelijke doelstelling en een optimale sprekersvolgorde met sprekers die het meest gekwalificeerd zijn om over het betreffende onderwerp te spreken. Een goede sprekersvolgorde zorgt ervoor dat iedereen aan het woord komt en dat alle standpunten vertegenwoordigd zijn tijdens de vergadering.
Stap 4: Maak er een participatieve vergadering van
Een participatieve vergadering geeft iedereen de kans om bij te dragen en problemen op te lossen. Er zijn vele manieren om dit te doen. Je kunt gebruik maken van een rondetafelgesprek waarbij iedereen aan het woord komt of u kunt een probleemoplossingsmethode toepassen zoals brainstormen, een vissenkom of plan-do-check-act PDCA. Als je een brainstormsessie houdt, zorg er dan voor dat alle deelnemers actief bij de discussie worden betrokken, maar houd je aan de regels van het brainstormen: geen oordeel, geen kritiek, geen evaluatie.
Stap 5: Afsluiting, feedback en toekomstige acties
Sluit de vergadering aan het einde af met een korte samenvatting van wat er besproken is, de genomen beslissingen en de aanbevolen acties. Schrijf na een vergadering altijd op wat je hebt besproken en welke acties je hebt ondernomen. Dit zal je helpen om de inhoud van de vergadering beter te onthouden en het zal je ook helpen om gefocust te blijven op het resultaat van de vergadering.
Conclusie: een aangename vergadering realiseren
Een aangename vergadering is een vergadering met een duidelijke agenda, gericht op het oplossen van een probleem of het bereiken van een afgesproken doel. Het is ook kort, to the point en goed georganiseerd met tijd over aan het eind voor feedback en aanbevelingen van de aanwezigen. Bovendien is een succesvolle vergadering een vergadering die goed is voorbereid, gestructureerd en georganiseerd met deelnemers die betrokken zijn en zich veilig voelen om een bijdrage te leveren.
