Het maken van een goede actielijst is een stuk makkelijk gezegd dan gedaan, maar wel ontzettend belangrijk. Tijdens vergaderingen worden actiepunten uitdrukkelijk, maar ook tussen de regels door, toegewezen aan deelnemers. Vaak is er aan het eind van een vergadering geen actielijst gegeneerd, maar staan de nieuwe actiepunten verspreid tussen de notulen. Dit resulteert in een onoverzichtelijk verslag, iets dat absoluut voorkomen moet worden.

Hoe maak je een actielijst?

Om de voortgang van je vergaderproces te waarborgen, is het belangrijk om onderscheid te maken tussen de context (de notulen) en de belangrijke informatie (bijvoorbeeld actiepunten). Houd tijdens een vergadering op een afgezonderde plek een actielijst bij. Zorg dat deze zo volledig mogelijk is. De actielijst dient de actie, de verantwoordelijke, de deadline en eventueel het bijbehorende agendapunt te bevatten. Door het bijbehorende agendapunt te verwerken bij de het actiepunt, kan men voor extra context makkelijk terugzoeken.

Een digitale actielijst

Veel bedrijven gebruiken aparte tools om een digitale actielijst bij te houden. Echter, het is veel makkelijker om een vergadertool te hanteren met hierin een geïntegreerde actielijst. Een voorbeeld hiervan is Notulen Software. Met deze tool voegt de notulist gedurende het notuleren makkelijk actiepunten toe. Deze actiepunten worden opgeslagen in een handige actielijst. Hieraan kun je meteen de verantwoordelijke en de deadline koppelen. Tevens koppelt de software automatisch het juiste agendapunt aan het actiepunt.

Iedere gebruiker van Notulen Software heeft een gepersonaliseerd dashboard, met hierin zijn of haar eigen actielijst. Wanneer je een actiepunt afgerond hebt, kun je deze afvinken. Dit is zichtbaar voor jouw collega’s. Zo weet de voorzitter van de vergadering precies wie voorafgaand de vergadering zijn of haar actielijst al volledig afgerond heeft.

actielijst
Een gepersonaliseerd dashboard in Notulen Software.

De bijkomende voordelen

Het werken met digitale actielijsten heeft een aantal grote voordelen. Een actielijst zorgt ervoor dat deelnemers na afloop van een meeting niet alle notulen helemaal moeten doorspitten. Ze hebben gewoon een helder overzicht van alle actiepunten in hun gepersonaliseerde dashboard. Tevens zorgt een digitale actielijst voor een soort sociale controle, waardoor iedereen zijn of haar actiepunten op tijd afrondt. Je wilt immers niet dat al je collega’s zien dat je zonder goede reden je actielijst niet voltooid hebt.

Wil jij ook werken met automatisch gegenereerde persoonlijke actielijsten? Probeer Notulen Software dan 30 dagen geheel gratis en vrijblijvend uit! Klik hier voor een proefaccount.

Vergader als een baas

Meetings. Acties. Opvolging en documenten allemaal op 1 centrale plek

Met onze handige templates configureer je een omgeving geheel naar jouw wens. Je kunt het zelf uitproberen, klik hier om jouw gratis account aan te maken.

Advies voor jouw organisatie

Even sparren over jouw organisatie? Plan een gratis verdiepingsgesprek.

Ja, plan een call Bekijk de live demo

Word ook een echte vergaderbaas!

Meld je aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief en jij ontvang altijd de nieuwste vergadertips en tricks in jouw inbox.

Bedankt, wij houden je op de hoogte!

Plan jouw inspiratie sessie

Laat ons even weten hoe jij te bereiken bent dan nemen wij binnen 24 uur contact met jou op. Tijdens de sessie staan we still bij jouw behoeften en laten we jou zien hoe jij Notulen Software geheel naar wens kunt configureren.

You have Successfully Subscribed!

Live Demo

Benieuwd wat Notulen Software voor jouw organisatie kan betekenen? Probeer het uit in onze Live Demo.

Dankjewel! Check je inbox!

Plan jouw inspiratie sessie

Laat ons even weten hoe jij te bereiken bent dan nemen wij binnen 24 uur contact met jou op. Tijdens de sessie staan we still bij jouw behoeften en laten we jou zien hoe jij Notulen Software geheel naar wens kunt configureren.

You have Successfully Subscribed!