Het maken van een goede actielijst is een stuk makkelijk gezegd dan gedaan, maar wel ontzettend belangrijk. Tijdens vergaderingen worden actiepunten uitdrukkelijk, maar ook tussen de regels door, toegewezen aan deelnemers. Vaak is er aan het eind van een vergadering geen actielijst gegenereerd, maar staan de nieuwe actiepunten verspreid tussen de notulen. Dit resulteert in een onoverzichtelijk verslag, iets dat absoluut voorkomen moet worden.

Hoe maak je een actielijst?

Om de voortgang van je vergaderproces te waarborgen, is het belangrijk om onderscheid te maken tussen de context (de notulen) en de belangrijke informatie (bijvoorbeeld actiepunten). Houd tijdens een vergadering op een afgezonderde plek een actielijst bij. Zorg dat deze zo volledig mogelijk is. De actielijst dient de actie, de verantwoordelijke, de deadline en eventueel het bijbehorende agendapunt te bevatten. Door het bijbehorende agendapunt te verwerken bij de het actiepunt, kan men voor extra context makkelijk terugzoeken.

Een digitale actielijst

Veel bedrijven gebruiken aparte tools om een digitale actielijst bij te houden. Echter, het is veel makkelijker om een vergadertool te hanteren met hierin een geïntegreerde actielijst. Een voorbeeld hiervan is Notulen Software. Met deze tool voegt de notulist gedurende het notuleren makkelijk actiepunten toe. Deze actiepunten worden opgeslagen in een handige actielijst. Hieraan kun je meteen de verantwoordelijke en de deadline koppelen. Tevens koppelt de software automatisch het juiste agendapunt aan het actiepunt.

Iedere gebruiker van Notulen Software heeft een gepersonaliseerd dashboard, met hierin zijn of haar eigen actielijst. Wanneer je een actiepunt afgerond hebt, kun je deze afvinken. Dit is zichtbaar voor jouw collega’s. Zo weet de voorzitter van de vergadering precies wie voorafgaand de vergadering zijn of haar actielijst al volledig afgerond heeft.

De bijkomende voordelen

Het werken met digitale actielijsten heeft een aantal grote voordelen. Een actielijst zorgt ervoor dat deelnemers na afloop van een meeting niet alle notulen helemaal moeten doorspitten. Ze hebben gewoon een helder overzicht van alle actiepunten in hun gepersonaliseerde dashboard. Tevens zorgt een digitale actielijst voor een soort sociale controle, waardoor iedereen zijn of haar actiepunten op tijd afrondt. Je wilt immers niet dat al je collega’s zien dat je zonder goede reden je actielijst niet voltooid hebt.

Wil jij ook werken met automatisch gegenereerde persoonlijke actielijsten? Probeer Notulen Software dan 30 dagen geheel gratis en vrijblijvend uit!

Door David Schulpen

Inhoudsopgave

Gratis E-book

Voorkom tijd en geldverspilling door omslachtige vergaderprocessen
  • Een optimaal vergaderproces

  • Betere voorbereiding, verslaglegging en afwikkeling

  • Input van 500+ verschillende organisaties

  • Handige tips om beter te vergaderen en notuleren

Download gratis
ETZ Tilburg - Notulen Software
Haaglanden Medisch Centrum - Notulen Software
Hoornbeeck College - Notulen Software
Huis en hypotheek logo
Binnenstad management Tilburg - Notulen Software
Partij van de Arbeid - Notulen Software
Vue Cinemas - Notulen Software
JCI Hart van Brabant - Notulen Software
National Networking Company - Notulen Software
Fyzio Totaal - Notulen Software
Van Ham tenten tenten en podia - Notulen Software
Impres Online Impact - Notulen Software
Prise D'eau Golf Tilburg - Notulen Software
Relined Fiber Network - Notulen Software
PvdA Heerenveen - Notulen Software