Je bent ervan overtuigd gebruik te willen gaan maken van een online vergadertool, super! Het gebruik van een vergadertool kan namelijk tijd en geldverspilling gedurende het vergaderproces tegengaan. Om jou nog een beetje te helpen in het maken van de keuze voor een vergadertool, helpen wij jou een handje middels dit blog. Ten eerste zetten we nog eenmaal de voor en nadelen van het gebruik van een tool om te vergaderen op een rijtje.
De voordelen
Door het gebruik van een vergadertool wordt het gehele vergaderproces gedigitaliseerd en gecentraliseerd in een online omgeving. Door deze omzetting kun je grote stappen zetten in efficiëntie en structuur, wat weer een hoop tijdsbesparing met zich meeneemt. Hoe wordt deze efficiëntie gefaciliteerd?
- Automatische mailtjes met de agenda en bijlage naar alle genodigden
- Inzicht in alle documenten voor alle deelnemers
- Context (notulen) scheiden van cruciale informatie (beslissingen en actiepunten)
- Nooit meer herhaaldelijk dezelfde agenda aanmaken: gebruik super handige templates voor terugkerende vergaderingen
- Inzicht in openstaande en voltooide actiepunten (nooit meer smoesjes over niet voltooide actiepunten)
- Snel terugzoeken in notulen van maanden terug (nooit meer tientallen documenten openen voor je de juiste hebt!)
- Automatisch een overzichtelijk verslag van de vergadering doorsturen
Kortom: meer efficiëntie tijdens (1) de voorbereiding, (2) de vergadering zelf, (3) de afwikkeling van de vergadering.
Tevens heeft vergaderen met een online vergadertool nog meer voordelen. Vanaf nu vergader je namelijk ook papierloos. Dat is niet alleen handig, maar ook nog eens goed voor de wereld. Door papierloos te vergaderen bespaar je papier, en indirect dus ook bomen.
Daarnaast neemt de structuur in het vergaderproces ook een hoop frustraties weg: vergaderen wordt weer leuk. Bovendien, als je na een vergadering ziet dat er weer een hoop actiepunten zijn voltooid en beslissingen zijn genomen, geeft dat ook een hartstikke veel positieve energie. Vergaderingen kosten binnen veel te veel bedrijven namelijk energie, dat wil je voorkomen: ze moeten energie opleveren.
De nadelen
Oké, dan nu de nadelen van het gebruik van een vergadertool. Eigenlijk hebben de nadelen vrijwel alleen betrekking op het integreren van de tool binnen een organisatie of bedrijf. Vaak is niet iedereen even enthousiast: dat komt voornamelijk voort uit het vastgeroest zijn in oude patronen en daardoor simpelweg geen zin hebben in verandering. Ook binnen jouw bedrijf zijn er mogelijk mensen met deze mening, maar als je ze echt niet kan overtuigen, is het het beste ze even te negeren. Verandering is zeker niet altijd beter, maar wanneer ze de concrete tijdwinst van het gebruik van de tool ervaren, zullen ze er uiteindelijk zeker van overtuigd zijn dat de verandering goed is geweest.
Een ander nadeel is dat oudere collega’s soms niet heel enthousiast zijn omdat het om een ‘digitaal’ product gaat. Onze vergadertool, Notulen Software, heeft hier rekening mee gehouden door de tool zo simpel mogelijk te houden. Met een klein beetje oefening heeft iedereen binnen jouw organisatie in no-time onder controle hoe Notulen Software optimaal ingezet kan worden.
De aanbieders
Zonet noemde we al even de naam van ons product: Notulen Software. Dit is tevens de website van vergadertool Notulen Software. Maar welke aanbieders zijn er nog? En hoe maak je een keuze voor een aanbieder
Bekende aanbieders van vergadersoftware op de Nederlandse markt zijn Diligent, Petear en Notulen Software.
Alle aanbieders zijn weer gespecialiseerd in een andere doelgroep, hetgeen ook terugkomt in de prijsmodellen. Wij van Notulen Software hebben een tool die speciaal is afgestemd op het MKB en verenigingen. Om deze reden hebben wij ook gekozen voor een prijsmodel dat betaalbaar is voor iedereen. Zo kan iedereen genieten van de voordelen van een vergadersoftware, en optimaal tijd en geld besparen op vergaderingen. Wij zijn namelijk de goedkoopste vergadertool voor bedrijven op de Nederlandse markt.
Wanneer moet je echt overstappen op een vergadertool?
- Het voorbereiden van repeterende vergaderingen iedere keer veel tijd kost;
- handmatig de agenda en aanvullende documenten toegestuurd moeten worden naar genodigden;
- actiepunten worden ‘vergeten’;
- de notulen van een vergadering een rommeltje zijn;
- je vergaderingen weinig resultaat opleveren, of als de resultaten niet duidelijk worden vastgelegd;
- je weinig overzicht hebt in vergaderingen uit het verleden;
- na afloop opnieuw handmatig verslagen en documenten verzonden dienen te worden naar de aan- of afwezigen
Hoe ziet zo’n tool er precies uit?
Om je een beeld te geven van de look & feel van een vergadertool, zetten we een aantal afbeeldingen op een rijtje van Notulen Software.
Je dashboard in Notulen Software: afgelopen en komende vergaderingen, jouw openstaande actiepunten
De agenda van een vergadering
Bepaal de rechten en rollen van genodigden
Op de actiebeheer pagina kun je de taken van jouw team managen.
Kennismaken met Notulen Software
Je wilt gaan overstappen op vergaderen met een vergadertool. Bij Notulen Software kun je gemakkelijk een proefaccount aanmaken, dat kan via deze link. Met dit proefaccount kun je 30 dagen de tool geheel gratis en vrijblijvend uitproberen. Na afloop van de proefperiode zit je uiteraard nergens aan vast. Wil je na de proefperiode door met Notulen Software? Dan hebben wij een cadeautje voor jou: de eerste drie gebruikers krijg je van ons en zijn dus geheel gratis.
Een beetje extra hulp?
Wil jij een beetje extra hulp of heb je nog vragen over Notulen Software en vergadertools in het algemeen? Plan dan een gratis online demo in. In een halfuurtje laten wij jou alle mogelijkheden van Notulen Software zien en kun jij al je vragen stellen.
