Je bent ervan overtuigd gebruik te willen gaan maken van een online vergadertool, super! Het gebruik van een vergadertool kan namelijk tijd en geldverspilling gedurende het vergaderproces tegengaan. Om jou nog een beetje te helpen in het maken van de keuze voor een vergadertool, helpen wij jou een handje middels dit blog. Ten eerste zetten we nog eenmaal de voor en nadelen van het gebruik van een tool om te vergaderen op een rijtje.

De voordelen

Door het gebruik van een vergadertool wordt het gehele vergaderproces gedigitaliseerd en gecentraliseerd in een online omgeving. Door deze omzetting kun je grote stappen zetten in efficiëntie en structuur, wat weer een hoop tijdsbesparing met zich meeneemt. Hoe wordt deze efficiëntie gefaciliteerd?

  • Automatische mailtjes met de agenda en bijlage naar alle genodigden
  • Inzicht in alle documenten voor alle deelnemers
  • Context (notulen) scheiden van cruciale informatie (beslissingen en actiepunten)
  • Nooit meer herhaaldelijk dezelfde agenda aanmaken: gebruik super handige templates voor terugkerende vergaderingen
  • Inzicht in openstaande en voltooide actiepunten (nooit meer smoesjes over niet voltooide actiepunten)
  • Snel terugzoeken in notulen van maanden terug (nooit meer tientallen documenten openen voor je de juiste hebt!)
  • Automatisch een overzichtelijk verslag van de vergadering doorsturen

Kortom: meer efficiëntie tijdens (1) de voorbereiding, (2) de vergadering zelf, (3) de afwikkeling van de vergadering.

Tevens heeft vergaderen met een online vergadertool nog meer voordelen. Vanaf nu vergader je namelijk ook papierloos. Dat is niet alleen handig, maar ook nog eens goed voor de wereld. Door papierloos te vergaderen bespaar je papier, en indirect dus ook bomen.

Daarnaast neemt de structuur in het vergaderproces ook een hoop frustraties weg: vergaderen wordt weer leuk. Bovendien, als je na een vergadering ziet dat er weer een hoop actiepunten zijn voltooid en beslissingen zijn genomen, geeft dat ook een hartstikke veel positieve energie. Vergaderingen kosten binnen veel te veel bedrijven namelijk energie, dat wil je voorkomen: ze moeten energie opleveren.

De nadelen

Oké, dan nu de nadelen van het gebruik van een vergadertool. Eigenlijk hebben de nadelen vrijwel alleen betrekking op het integreren van de tool binnen een organisatie of bedrijf. Vaak is niet iedereen even enthousiast: dat komt voornamelijk voort uit het vastgeroest zijn in oude patronen en daardoor simpelweg geen zin hebben in verandering. Ook binnen jouw bedrijf zijn er mogelijk mensen met deze mening, maar als je ze echt niet kan overtuigen, is het het beste ze even te negeren. Verandering is zeker niet altijd beter, maar wanneer ze de concrete tijdwinst van het gebruik van de tool ervaren, zullen ze er uiteindelijk zeker van overtuigd zijn dat de verandering goed is geweest.

Een ander nadeel is dat oudere collega’s soms niet heel enthousiast zijn omdat het om een ‘digitaal’ product gaat. Onze vergadertool, Notulen Software, heeft hier rekening mee gehouden door de tool zo simpel mogelijk te houden. Met een klein beetje oefening heeft iedereen binnen jouw organisatie in no-time onder controle hoe Notulen Software optimaal ingezet kan worden.

De aanbieders

Zonet noemde we al even de naam van ons product: Notulen Software. Dit is tevens de website van vergadertool Notulen Software. Maar welke aanbieders zijn er nog? En hoe maak je een keuze voor een aanbieder

Bekende aanbieders van vergadersoftware op de Nederlandse markt zijn Ibabs, Diligent, OurMeeting, Petear, Eas2Meet en Notulen Software.

Alle aanbieders zijn weer gespecialiseerd in een andere doelgroep, hetgeen ook terugkomt in de prijsmodellen. Wij van Notulen Software hebben een tool die speciaal is afgestemd op het MKB en verenigingen. Om deze reden hebben wij ook gekozen voor een prijsmodel dat betaalbaar is voor iedereen. Zo kan iedereen genieten van de voordelen van een vergadersoftware, en optimaal tijd en geld besparen op vergaderingen. Wij zijn namelijk de goedkoopste vergadertool voor bedrijven op de Nederlandse markt.

Wanneer moet je echt overstappen op een vergadertool?

  • Het voorbereiden van repeterende vergaderingen iedere keer veel tijd kost;
  • handmatig de agenda en aanvullende documenten toegestuurd moeten worden naar genodigden;
  • actiepunten worden ‘vergeten’;
  • de notulen van een vergadering een rommeltje zijn;
  • je vergaderingen weinig resultaat opleveren, of als de resultaten niet duidelijk worden vastgelegd;
  • je weinig overzicht hebt in vergaderingen uit het verleden;
  • na afloop opnieuw handmatig verslagen en documenten verzonden dienen te worden naar de aan- of afwezigen

Hoe ziet zo’n tool er precies uit?

Om je een beeld te geven van de look & feel van een vergadertool, zetten we een aantal afbeeldingen op een rijtje van Notulen Software.

dashboard van vergadertool

Je dashboard in Notulen Software: afgelopen en komende vergaderingen, jouw openstaande actiepunten

agenda in online vergadertool

De agenda van een vergadering

Rechten en rollen van genodigden in online vergadertool

Bepaal de rechten en rollen van genodigden

Snel zoeken in de vergadertool met de zoekfunctie

De zoekfunctie gebruiken om snel informatie terug te vinden

Kennismaken met Notulen Software

Je wilt gaan overstappen op vergaderen met een vergadertool. Bij Notulen Software kun je gemakkelijk een proefaccount aanmaken, dat kan via deze link. Met dit proefaccount kun je 30 dagen de tool geheel gratis en vrijblijvend uitproberen. Na afloop van de proefperiode zit je uiteraard nergens aan vast. Wil je na de proefperiode door met Notulen Software? Dan hebben wij een cadeautje voor jou: de eerste drie gebruikers krijg je van ons en zijn dus geheel gratis.

Een beetje extra hulp?
Wil jij een beetje extra hulp of heb je nog vragen over Notulen Software en vergadertools in het algemeen? Plan dan een gratis online demo in. In een halfuurtje laten wij jou alle mogelijkheden van Notulen Software zien en kun jij al je vragen stellen.

Vergader als een baas

Meetings. Acties. Opvolging en documenten allemaal op 1 centrale plek

Met onze handige templates configureer je een omgeving geheel naar jouw wens. Je kunt het zelf uitproberen, klik hier om jouw gratis account aan te maken.

Advies voor jouw organisatie

Even sparren over jouw organisatie? Plan een gratis verdiepingsgesprek.

Ja, plan een call Bekijk de live demo

Word ook een echte vergaderbaas!

Meld je aan voor onze maandelijkse nieuwsbrief en jij ontvang altijd de nieuwste vergadertips en tricks in jouw inbox.

Bedankt, wij houden je op de hoogte!

Plan jouw inspiratie sessie

Laat ons even weten hoe jij te bereiken bent dan nemen wij binnen 24 uur contact met jou op. Tijdens de sessie staan we still bij jouw behoeften en laten we jou zien hoe jij Notulen Software geheel naar wens kunt configureren.

You have Successfully Subscribed!

Live Demo

Benieuwd wat Notulen Software voor jouw organisatie kan betekenen? Probeer het uit in onze Live Demo.

Dankjewel! Check je inbox!

Plan jouw inspiratie sessie

Laat ons even weten hoe jij te bereiken bent dan nemen wij binnen 24 uur contact met jou op. Tijdens de sessie staan we still bij jouw behoeften en laten we jou zien hoe jij Notulen Software geheel naar wens kunt configureren.

You have Successfully Subscribed!