Voordat je op zoek gaat naar de beste software voor documentbeheer, is het de moeite waard om na te denken over hoe je een strategie kunt implementeren om documenten in jouw bedrijf te beheren. Er zijn immers veel organisaties die worstelen met de hoeveelheid documenten die ze moeten opslaan en toegankelijk moeten houden. Een strategie voor documentbeheer zorgt ervoor dat je nadenkt over wat je moet opslaan, waar je het moet opslaan en vooral waarom je het moet opslaan. Een strategie voor documentbeheer biedt je ook een kader voor de invoering van nieuwe processen, software of systemen als en wanneer die nodig worden. Met dat in gedachten volgen hier enkele manieren om een strategie voor documentbeheer te implementeren die het leven van jouw organisatie op de lange termijn gemakkelijker zal maken.
Beslis welke documenten je moet opslaan en waarom
Dit lijkt misschien een voor de hand liggend startpunt, maar het is belangrijk om na te denken over waarom je documenten moet opslaan en welke documenten je in de eerste plaats moet opslaan. Als je bijvoorbeeld documenten zoals servicecontracten moet opslaan, moet je een methode hebben om die documenten op te slaan die voldoet aan de wettelijke voorschriften. Je moet ook overwegen wat je moet opslaan, afhankelijk van hoeveel opslagcapaciteit je beschikbaar hebt. Hoewel het verleidelijk kan zijn om alles op te slaan, is het belangrijk om te overwegen wat nodig is om jouw bedrijf efficiënter te laten werken. Als je bijvoorbeeld een e-commercebedrijf runt waar je bestellingen van klanten accepteert, moet je contracten, verzendbewijzen en tickets voor de klantenservice opslaan.
Bepaal waar je deze documenten opslaat
De volgende stap in jouw strategie voor documentbeheer is te bepalen waar je jouw documenten moet opslaan. Sommige documenten kunnen het beste elektronisch worden opgeslagen, terwijl andere misschien fysiek moeten worden opgeslagen om te zorgen voor het noodzakelijke niveau van naleving. Voordat je begint met het opslaan van documenten, moet je ervoor zorgen dat jouw faciliteiten in staat zijn om aan jouw opslagbehoeften te voldoen. Je moet er bijvoorbeeld zeker van zijn dat er genoeg ruimte is om papieren documenten op te slaan, en ook genoeg ruimte in jouw e-mail inbox om e-mails op te slaan als je besluit die weg in te slaan. Als je documenten elektronisch wilt opslaan, moet je ervoor zorgen dat je genoeg ruimte hebt om ze veilig en toegankelijk op te slaan. Als je bijvoorbeeld besluit documenten in de cloud op te slaan, moet je ervoor zorgen dat je voldoende ruimte hebt en dat je een strategie hebt om de documenten veilig op te slaan. Als je besluit om documenten op de computers van jouw team op te slaan, moet je ervoor zorgen dat elke computer voldoende opslagcapaciteit heeft. Je moet ook nagaan of de documenten toegankelijk zullen zijn voor iedereen die ze nodig heeft.
Implementeer een workflow om jouw documenten te beheren
Een workflow kan je helpen om te beslissen wanneer en hoe je documenten moet aanmaken en opslaan in jouw organisatie. Je kunt een workflow gebruiken om te beslissen wanneer bepaalde documenten worden aangemaakt, bijvoorbeeld tickets voor de klantendienst of contracten. Je kunt een workflow ook gebruiken om te bepalen wie verantwoordelijk moet zijn voor het maken van een bepaald type document en waar dat document moet worden opgeslagen. Als jouw organisatie bijvoorbeeld een contractbeheerproces heeft, kun je besluiten dat elk contract in een speciale map moet worden opgeslagen. Een workflow kan je ook helpen om te beslissen hoe lang een bepaald document moet worden bewaard, wat vooral handig is als het om papieren documenten gaat.
Bepaal welke soorten inhoud je wilt opslaan
Zoals eerder vermeld, moet je bepalen welke soorten documenten je in jouw organisatie gaat opslaan. Dit kan je helpen om te beslissen welke document management software het meest geschikt zou zijn voor jouw behoeften. Alsje bijvoorbeeld contracten in jouw document management systeem wilt opslaan, kun je een form builder gebruiken om een aangepaste contractsjabloon te maken. Als je besluit om afbeeldingen op te slaan, kun je een content management systeem gebruiken om een grote hoeveelheid afbeeldingen en andere aan afbeeldingen gerelateerde inhoud op te slaan. Als je besluit audio- of videobestanden op te slaan, kun je een contentmanagementsysteem gebruiken om jouw audio- en videobestanden op te slaan en te taggen zodat ze later gemakkelijk terug te vinden zijn. Als je besluit e-mail op te slaan, kun je een e-mail-gebaseerd documentbeheersysteem gebruiken om e-mail op een gecentraliseerde plaats op te slaan en je te helpen georganiseerd te blijven.
Software installeren om je te helpen jouw documenten te beheren
Net als bij elk ander type software-aankoop is het belangrijk om onderzoek te doen en de beste oplossing te vinden voor de behoeften van jouw organisatie. Als het gaat om software voor documentbeheer, zijn er tal van functies en functionaliteiten waaruit je kunt kiezen. Sommige document management systemen hebben de mogelijkheid om aangepaste workflows te creëren, contracten op te slaan, en hebben zelfs functionaliteit die je helpt met jouw audit behoeften. Je kunt ook op zoek gaan naar software voor documentbeheer die integreert met andere systemen die je gebruikt, zoals jouw CRM of e-mailclient. Dit kan helpen om jouw hele organisatie te stroomlijnen en je op de lange termijn tijd en moeite te besparen. Bij het kiezen van de beste oplossing voor jouw organisatie is het belangrijk om na te denken over wat het belangrijkst is voor je en jouw team.
Samenvatting
Als het op documentbeheer aankomt, is het belangrijk om een strategie te creëren en te implementeren die je helpt om georganiseerd, compliant en efficiënt te blijven. Voordat je op zoek gaat naar de beste software voor documentbeheer, is het belangrijk om te bepalen welke documenten je moet opslaan en waarom, en waar je die documenten moet opslaan. Je kunt ook een workflow gebruiken om jouw documenten te beheren, en bepalen welke soorten inhoud je zult opslaan. Installeer vervolgens software die je helpt jouw documenten te beheren, en je bent goed op weg naar een beter georganiseerd team.
