Effectief documentbeheer van vergaderstukken is lang niet zo simpel als het wellicht lijkt. Vergaderingen resulteren vaak in een hoop documentatie. Notulen, acties en besluiten worden verwerkt in lange documenten. Deze documenten worden meestal gemaakt in Word of Google Drive. Wanneer men eenmaal begonnen is met het opslaan van documenten in Word of Google Drive levert dit in de toekomst een hoop problemen op. Graag leggen we uit waarom er problemen ontstaan bij documentbeheer in Word of Google Drive én hoe je jouw document management kunt verbeteren.

Documentbeheer in Word of Google Drive

Het uitwerken van notulen, acties en besluiten in Word en Google Drive is al niet ideaal, maar het kan er mee door. De echte problemen ontstaan na verloop van tijd: het documentbeheer wordt een grote chaos. Wekelijks vinden er meetings plaats, die iedere keer weer resulteren in een nieuw document. Alle verslagen worden verdeeld over tientallen mapjes, welke vervolgens weer bestaan uit meerdere mappen.

Stel: Enkele maanden geleden hebben jullie een besluit genomen over het marketingbudget voor het restant van het jaar. Enkele maanden later vraagt jouw collega wat hier ook alweer over afgesproken was. Je zoektocht begint. Zijn deze afspraken gemaakt in het marketingoverleg? Of toch tijdens de wekelijkse management meeting? Zou de vergadering in december zijn geweest? Of was het toch na de jaarwisseling in januari of februari?

Je snapt het al: het zoeken naar het juiste document duurt ontzettend lang. Grote kans dat wanneer je eindelijk het juiste document hebt gevonden, je ook nog eens over de juiste informatie heen leest. Kortom, document management in Word of Google Drive is simpelweg niet wat je wilt. Naarmate dit proces langer voortduurt worden de problemen alleen maar groter.

Document Management Systeem

Om het documentbeheer van je vergaderstukken goed te doen, is het belangrijk om gebruik te maken van een document management systeem. Hiervoor kan vergadersoftware ingezet. De voordelen van het in goede banen leiden van het gehele vergaderproces met vergadersoftware zijn groot. Een van de grote voordelen is het documentbeheer. 

Vergadersoftware zorgt ervoor dat al jouw vergaderstukken worden gegroepeerd per meeting type. Zo kun je op jouw persoonlijke dashboard met één druk op de knop alle vergaderstukken van marketing meetings zien. Ben je op zoek naar hele specifieke informatie? Dan biedt de zoekfunctionaliteit uitkomst. Typ de informatie in waar je naar op zoek bent, bijvoorbeeld ‘marketingbudget’ en vink aan waar je naar zoekt (notulen, een actiepunt of een besluit). In no-time heb je de informatie gevonden waar je naar op zoek bent. Dat is pas effectief digitaal documentbeheer!

Documentbeheer Software voor effectief documentbeheer

Als documentbeheer software voor al je vergaderstukken kun je gebruik maken van de online tool Notulen Software, de beste en meest voordelig geprijsde vergadersoftware op de markt. Middels een geheel gratis en vrijblijvend proefaccount kun jij de voordelen van Notulen Software ervaren. Interessant? Klik hier om een gratis proefaccount aan te maken!  

Ontvang 7 tips om minder, korter en beter te vergaderen

In ons nieuwe Ebook geven we jou de handvaten om jouw meeting proces productief te maken.

  • Tot wel 25% korter vergaderen

  • Structureer jouw vergaderproces en voorkom inefficiënties

  • Analyse en observaties van 1200+ organisaties

  • Praktische tips en tricks voor jouw vergaderingen

Download gratis
Ebook Notulen Software Ebook Notulen Software
ETZ Tilburg - Notulen Software
Haaglanden Medisch Centrum - Notulen Software
Hoornbeeck College - Notulen Software
Huis en hypotheek logo
Binnenstad management Tilburg - Notulen Software
Partij van de Arbeid - Notulen Software
Vue Cinemas - Notulen Software
JCI Hart van Brabant - Notulen Software
Fyzio Totaal - Notulen Software
Van Ham tenten tenten en podia - Notulen Software
Impres Online Impact - Notulen Software
Prise D'eau Golf Tilburg - Notulen Software
Relined Fiber Network - Notulen Software
PvdA Heerenveen - Notulen Software

Effectieve vergaderingen

Heeft jouw team ook vaak langdradige vergaderingen waarin geen echte besluiten worden genomen? Zorg voor effectieve en bruikbare vergaderingen met een goede voorbereiding, overzichtelijke notulen en concrete actiepunten en beslissingen. Stimuleer jouw team om effectief te vergaderen met Notulen Software.

Meer tijd voor werkzaamheden

Met Notulen Software worden vergaderingen moeiteloos 33% korter. Dat betekent een besparing tot 3 uur per medewerker per week. Daarnaast heb je door effectief te vergaderen minder vergaderingen nodig. Zo krijg je kostbare tijd terug om je te concentreren op wat echt belangrijk is: jouw werkzaamheden.

Zet vandaag nog de eerste stap naar een gestroomlijnd vergaderproces.

Gratis aanmelden
  • 30 dagen gratis
  • Geen creditcard nodig
  • Volledig AVG proof