Effectief documentbeheer van vergaderstukken is lang niet zo simpel als het wellicht lijkt. Vergaderingen resulteren vaak in een hoop documentatie. Notulen, acties en besluiten worden verwerkt in lange documenten. Deze documenten worden meestal gemaakt in Word of Google Drive. Wanneer men eenmaal begonnen is met het opslaan van documenten in Word of Google Drive levert dit in de toekomst een hoop problemen op. Graag leggen we uit waarom er problemen ontstaan bij documentbeheer in Word of Google Drive én hoe je jouw document management kunt verbeteren.
Documentbeheer in Word of Google Drive
Het uitwerken van notulen, acties en besluiten in Word en Google Drive is al niet ideaal, maar het kan er mee door. De echte problemen ontstaan na verloop van tijd: het documentbeheer wordt een grote chaos. Wekelijks vinden er meetings plaats, die iedere keer weer resulteren in een nieuw document. Alle verslagen worden verdeeld over tientallen mapjes, welke vervolgens weer bestaan uit meerdere mappen.
Stel: Enkele maanden geleden hebben jullie een besluit genomen over het marketingbudget voor het restant van het jaar. Enkele maanden later vraagt jouw collega wat hier ook alweer over afgesproken was. Je zoektocht begint. Zijn deze afspraken gemaakt in het marketingoverleg? Of toch tijdens de wekelijkse management meeting? Zou de vergadering in december zijn geweest? Of was het toch na de jaarwisseling in januari of februari?
Je snapt het al: het zoeken naar het juiste document duurt ontzettend lang. Grote kans dat wanneer je eindelijk het juiste document hebt gevonden, je ook nog eens over de juiste informatie heen leest. Kortom, document management in Word of Google Drive is simpelweg niet wat je wilt. Naarmate dit proces langer voortduurt worden de problemen alleen maar groter.
Document Management Systeem
Om het documentbeheer van je vergaderstukken goed te doen, is het belangrijk om gebruik te maken van een document management systeem. Hiervoor kan vergadersoftware ingezet. De voordelen van het in goede banen leiden van het gehele vergaderproces met vergadersoftware zijn groot. Een van de grote voordelen is het documentbeheer.
Vergadersoftware zorgt ervoor dat al jouw vergaderstukken worden gegroepeerd per meeting type. Zo kun je op jouw persoonlijke dashboard met één druk op de knop alle vergaderstukken van marketing meetings zien. Ben je op zoek naar hele specifieke informatie? Dan biedt de zoekfunctionaliteit uitkomst. Typ de informatie in waar je naar op zoek bent, bijvoorbeeld ‘marketingbudget’ en vink aan waar je naar zoekt (notulen, een actiepunt of een besluit). In no-time heb je de informatie gevonden waar je naar op zoek bent. Dat is pas effectief digitaal documentbeheer!
Documentbeheer Software voor effectief documentbeheer
Als documentbeheer software voor al je vergaderstukken kun je gebruik maken van de online tool Notulen Software, de beste en meest voordelig geprijsde vergadersoftware op de markt. Middels een geheel gratis en vrijblijvend proefaccount kun jij de voordelen van Notulen Software ervaren. Interessant? Klik hier om een gratis proefaccount aan te maken!
