In de snelle wereld van de gezondheidszorg kan het een uitdaging zijn om jouw team op één lijn te krijgen – vooral als iedereen het zo druk heeft. Daarom is het belangrijk om consistent en productief te vergaderen. Iedereen heeft zijn eigen manier om effectief te vergaderen. Maar met zoveel verschillende invalshoeken zijn er toch een aantal universele waarheden die voor bijna iedereen gelden. We hebben een aantal belangrijke punten van succesvolle leiders in de gezondheidszorg geïdentificeerd om jouw team op koers te houden tijdens elke vergadering.
Stel een duidelijke agenda op en hou je eraan
Een duidelijke agenda is noodzakelijk voor elke vergadering. Het schept verwachtingen voor iedereen over welke onderwerpen zullen worden behandeld, en hoeveel tijd aan elk item zal worden besteed. Het houdt jouw team ook op koers en voorkomt dat iemand van de hoofdonderwerpen afdwaalt. Dit kan worden bereikt met een Google Doc, whiteboard, of met Notulen Software. Probeer het eenvoudig te houden en neem alleen de onderwerpen op die betrekking hebben op de vergadering.
Leg alles vast
Veel vergaderingen (vooral vergaderingen die steeds terugkomen) bevatten onderwerpen die worden gedocumenteerd. Dit omvat strategieën, doelstellingen en meetpunten voor komende initiatieven, belangrijke bevindingen van het team, en actiepunten van de vorige vergadering. Het kan nuttig zijn om de vergadering op te nemen, zodat iedereen toegang heeft tot de informatie in geschreven vorm. Afhankelijk van het beleid van het bedrijf kan dit worden gedaan met een app voor het maken van aantekeningen, of met opnamesoftware. Het kan ook helpen om iedereen op het goede spoor te houden en te voorkomen dat iemand afdwaalt of doordraaft.
Vergeet de mensen (en hun gevoelens) niet
In een zakelijk georiënteerde wereld kan het gemakkelijk zijn om de mensen in de kamer te vergeten. Dat kan leiden tot gespannen vergaderingen, verkeerde veronderstellingen en gekwetste gevoelens. Vergaderingen in de gezondheidszorg zitten van nature vol emoties. Je hebt te maken met talloze stakeholders. De enige manier om de vergadering productief te houden is door inclusief te zijn. Stel vragen, luister actief naar wat mensen te zeggen hebben, en als iemand zich boos voelt, zoek dan uit waarom.
Stel basisregels op (en houd mensen daaraan)
Elke vergadering moet duidelijke en beknopte basisregels hebben. Dit kan variëren van hoe mensen elkaar moeten aanspreken, tot hoe lang mensen mogen afdwalen. Grondregels voorkomen dat de vergadering uit de hand loopt en zorgen ervoor dat de vergadering vordert. Het laat mensen ook weten hoe en wanneer ze hun punten kunnen overbrengen. Het vastleggen van spelregels zet ook de toon voor hoe mensen met elkaar omgaan en wat er verwacht wordt.
Conclusie
Vergaderingen zijn een belangrijk onderdeel van de workflow van een organisatie. Ze bieden teams de ruimte om ideeën uit te wisselen, samen te werken en samen aan de slag te gaan. Maar het is belangrijk om te onthouden dat ze niet in elk bedrijf hetzelfde zijn. Elke organisatie in de gezondheidszorg heeft zijn eigen manier om effectief te vergaderen. Er zijn echter enkele universele waarheden die voor bijna iedereen gelden. We hebben een aantal belangrijke punten van succesvolle leiders in de gezondheidszorg op een rijtje gezet om jouw team tijdens elke vergadering op koers te houden. Door een duidelijke agenda te hebben, de vergadering inclusief te houden en basisregels op te stellen, blijft iedereen op koers en productief. Het houden van consistente en productieve vergaderingen is een geweldige manier om uw team op de rails en betrokken te houden.
