Er zijn weinig dingen in het leven stressvoller dan een vergadering in de gezondheidszorg. Deze regelmatige sessies leiden meestal tot meer stress en een lagere productiviteit bij de deelnemers. Gelukkig hoeft het niet zo te zijn. Vergaderingen in de gezondheidszorg kunnen echt leuk en effectief zijn als je deze vijf tips volgt. Wanneer ze goed worden geleid, kunnen vergaderingen in de gezondheidszorg aanzienlijke voordelen opleveren voor de organisatie. Ze bieden een structuur voor snelle besluitvorming en de mogelijkheid om deskundigen van verschillende afdelingen samen te brengen die anders moeite zouden hebben om op een gelijkwaardig niveau samen te werken als hun collega’s. Slechte vergaderingen leiden echter tot onproductieve werknemers die elke dag met tegenzin naar het werk komen – dat wil niemand! Lees verder voor wat praktisch advies over hoe je vergaderingen in de gezondheidszorg in jouw bedrijf soepeler en efficiënter kunt laten verlopen.
Stel een opzichter en een timer aan
Een van de belangrijkste dingen om te doen vóór elke vergadering is een persoon aan te wijzen als moderator. Deze persoon moet verantwoordelijk zijn voor dat de vergadering soepel verloopt en dat de deelnemers zich aan de regels houden. Als er zich tijdens de vergadering problemen voordoen, moeten die zo snel mogelijk buiten de vergaderzaal in besloten kring worden besproken. De moderator moet ook verantwoordelijk zijn voor het vaststellen van een eindtijd. Zo vermijd je dat de vergadering te lang aansleept en de aandacht van jouw deelnemers verliest. Dit is vooral belangrijk wanneer je externen uitnodigt voor de zorgvergaderingen.
Begin met een terugblik op de vorige vergadering
Vergaderingen zijn een geweldige manier om jouw bedrijf te verbeteren, maar alleen als ze effectief worden gebruikt. Daarom moet je elke vergadering beginnen met het doornemen van de notulen van de vorige vergadering. Dit zal helpen om eventuele misverstanden op te helderen. Als je een leidinggevende functie hebt, moet je dit ook als een gelegenheid gebruiken om de toon en de verwachtingen voor de vergadering te zetten. De sfeer tijdens een vergadering is vaak een goede indicator van hoe productief de vergadering zal zijn. Als je wilt dat de vergadering ontspannen en productief verloopt, zet dan vroeg de toon door de persoon die de notulen zal nemen te erkennen en hem te vragen om te beginnen met het lezen van de notulen van de vorige vergadering.
Bepaal de basisregels
Vergaderingen in de gezondheidszorg zijn belangrijk en noodzakelijk, maar ze kunnen ook een beetje stressvol en overweldigend zijn als je niet weet hoe je ze goed moet aanpakken. Daarom is het belangrijk om de deelnemers op één lijn te krijgen voordat je met je eerste vergadering begint. Om dit te doen, moet je een snelle oefening doen met de deelnemers om de basisregels van de vergaderingen in de gezondheidszorg te bepalen. Enkele van de belangrijkste regels om te definiëren zijn:
- Alle deelnemers moeten op hetzelfde niveau zitten. Niemand in de vergadering mag worden behandeld als minder belangrijk dan iemand anders.
- Elke deelnemer moet iets bij te dragen hebben. Niemand mag daar stilzwijgend zitten.
- Niemand mag een andere persoon onderbreken terwijl die aan het spreken is. –
- Iedereen moet respectvol zijn en rekening houden met de tijd van de anderen.
Stel duidelijke verwachtingen
Je moet ook duidelijke verwachtingen opstellen over wat de deelnemers moeten meebrengen naar de tafel. Dit kan inhouden dat je iedereen vraagt om zich voor te bereiden op elke zorgvergadering door een lijst met vragen mee te brengen die ze aan de andere deelnemers zouden willen stellen. Dit zal helpen om de vergadering vlotter te laten verlopen en iedereen betrokken te houden bij het gesprek. Het is ook belangrijk om verwachtingen te scheppen voor het soort discussie dat zal plaatsvinden. Je kunt dit doen door iets te zeggen als: “Laten we proberen de vergadering gefocust te houden op het onderwerp dat aan de orde is.” Dit zal helpen om de kans te verkleinen dat er zijgesprekken uitbreken en dat nutteloze zijsporen de vergadering doen ontsporen.
Nodig alleen de hoofdrolspelers uit
Tot slot is het bij het kiezen van deelnemers voor de vergaderingen in de gezondheidszorg belangrijk om de gastenlijst kort en bondig te houden. Als je te veel mensen uitnodigt voor de vergadering, zal de discussie te algemeen en onproductief zijn. Te veel aanwezigen zal er vaak toe leiden dat verschillende afdelingen over elkaar heen praten en dat de communicatie hapert, wat nooit een goed teken is. Je moet ook voorzichtig zijn met het uitnodigen van te veel senior-level mensen voor de vergadering. Ja, ze hebben de organisatie waarschijnlijk veel te bieden, maar te veel senior-level mensen kan overweldigend zijn voor een vergadering. Als je bijvoorbeeld vergadert met de CFO en de CEO, kun je de COO en de HR-directeur beter weglaten. Hoe meer mensen in de zaal, hoe langer de vergadering zal duren. Bovendien kan het moeilijk zijn voor iedereen om een gelijke bijdrage te leveren.
Tussen haakjes…
Vergaderingen in de gezondheidszorg kunnen stressvol en overweldigend zijn voor de werknemers. Als je wilt dat ze zo effectief mogelijk zijn, is het belangrijk om de tijd die in de vergaderruimte wordt doorgebracht zo goed mogelijk te benutten. Met de juiste mensen en de juiste hoeveelheid structuur kunnen zorgvergaderingen zeer productief zijn en jouw organisatie ten goede komen. De sleutel tot succes is om elke vergadering van tevoren zorgvuldig voor te bereiden en ervoor te zorgen dat alle deelnemers op dezelfde lijn zitten. Met deze vijf tips kun je er zeker van zijn dat vergaderingen in de gezondheidszorg zo effectief mogelijk zullen zijn.
