Een bestuursvergadering in goede banen leiden is niet altijd even makkelijk. Ze kunnen erg inefficiënt verlopen en resulteren in lange discussies. In dit blog nemen we door hoe je zorgt voor een efficiënte en resultaatgerichte bestuursvergadering.
De verantwoordelijkheden
Er zijn twee personen met een extra belangrijke rol tijdens de bestuursvergadering. We nemen deze rollen inclusief bijbehorende verantwoordelijkheden kort door:
De voorzitter: de voorzitter is verantwoordelijk voor het in goede banen leiden van de bestuursvergadering. Iedereen dient zijn of haar input te kunnen leveren, er moet overzicht gehouden worden, de vergadering moet blijven toewerken naar besluiten en concrete acties én de discussies moeten in de hand worden gehouden.
De secretaris: de secretaris heeft vooral veel verantwoordelijkheid in de voorbereiding van de bestuursvergadering. Er moet een duidelijke agenda zijn, alle genodigden moeten een uitnodiging en aanvullende documenten ontvangen, de locatie en hulpmiddelen dienen in orde zijn én er moet na afloop gezorgd worden een helder verslag. Tevens is de secretaris tijdens de vergadering vaak ook de notulist.
De voorbereiding
De sleutel naar een efficiënte en resultaatgerichte bestuursvergadering is een goede voorbereiding. Vooraf aan de bestuursvergadering moet het doel van de vergadering helder zijn. De agenda moet namelijk toewerken naar het doel van de vergadering. Zo heb je een stok achter de deur dat er tijdens de bestuursvergadering toegewerkt gaat worden naar het doel.
Wanneer het doel en de agenda zijn vastgesteld, meestal door de voorzitter en secretaris, is het belangrijk dat alle genodigden de agenda en eventueel aanvullende documenten op tijd ontvangen. Op deze manier krijgen alle deelnemers vooraf aan de bestuursvergadering alvast de mogelijkheid om input te leveren op de agendapunten. Het is bovendien goed om het leveren van input alvast te stimuleren. Op deze manier weet je zeker dat iedereen goed voorbereid aan de vergadertafel verschijnt. Dit zorgt weer voor een vergadering die efficiënter en doelgerichter verloopt verloopt.
De bestuursvergadering
Tijdens de vergadering moet er gehandhaafd worden dat er niet wordt afgeweken van de agenda. Zoals al besproken werkt de agenda toe naar het uiteindelijke doel. Wanneer de agenda goed gevolgd wordt, blijft er dus toegewerkt worden naar het doel.
Wat betreft verslaglegging is het van belang dat besluiten en acties duidelijk worden vastgelegd. De notulen dienen als context van deze besluiten en acties. Op deze manier verzeker je het bestuur van een heldere lijst met besluiten en acties als de vergadering is afgelopen.
Afwikkeling en opvolging
De afwikkeling start met het maken van een helder verslag van de bestuursvergadering. Het verslag omvat een besluiten- en actielijst én de notulen per agendapunt. Wanneer je werkt met een moderne app wordt dit verslag met één druk op de knop voor je gegenereerd. Alle deelnemers, en eventueel andere belanghebbende, moeten het verslag natuurlijk ontvangen.
Een bijkomend voordeel van werken met een moderne app is dat alle verantwoordelijken reminders ontvangen van hun acties en bovendien beschikken over een persoonlijk dashboard. Hiermee zorg je meteen voor een goede opvolging. Handmatig zorgen voor reminders van actiepunten kan natuurlijk ook, maar past niet bij een professionele bestuursvergadering.
Bestuursvergadering met Notulen Software
Wil jij een moderne en professionele bestuursvergadering? Dan is Notulen Software de tool voor jouw bestuur! Notulen Software helpt jou met een goede voorbereiding, verslaglegging, afwikkeling en opvolging waarborgen. De tool is bovendien geheel gratis. Wil je extra functionaliteiten? Dan is er een PRO versie! Die kun je uiteraard 30 dagen gratis proberen. Klik hier om een Notulen Software account te maken.
