De notuleer tips voor 2024
Hoe maak je notulen? Het lijkt misschien heel simpel, maar dat is het niet. Het verschil tussen ‘notulen’ en ‘goede notulen’ is groot. Daarom geven wij jou vijf notuleer tips, die jij kan gebruiken tijdens het maken van notulen. Hoe maak je notulen?
Notuleer tip 1: Een goede voorbereiding is het halve werk
Om goede notulen te maken is het heel belangrijk dat de notulist zich goed voorbereid op de vergadering. Zorg dat de agendapunten duidelijk zijn, zodat deze als leidraad gebruikt kunnen worden tijdens het notuleren. Daarbij raden wij aan de agendapunten ook alvast te communiceren met de genodigden, zodat zij goed voorbereid op de vergadering komen. Het is ook jouw verantwoordelijkheid dat alle genodigden goed voorbereid aan de vergadertafel verschijnen.
Werken met een online vergadertool geeft je de mogelijkheid om voorafgaand aan vergaderingen de agendapunten te bepalen. Op deze manier zorg je ervoor dat het doel van een vergadering duidelijk blijft. Tevens kunnen deze agendapunten gekoppeld worden aan vaststaande vergadertemplates, waardoor er één vaste structuur in stand gehouden kan worden.
Is de voorbereiding van een vergadering een rommeltje? Zorg dan dat je begint met het neerzetten van een goed proces. Zonder goede voorbereiding, ook geen goede vergadering.
Notuleer tip 2: Kies een goede zitplaats
Als notulist is het belangrijk dat jij op een goede plek zit, of staat, gedurende de vergadering. Zorg dat je iedereen goed kan verstaan. Zorg bovendien dat wanneer er gebruik wordt gemaakt van een slideshow je deze goed kunt zien.
Notuleer tip 3: Notuleer zo beknopt als mogelijk
Tijdens het maken van notulen is het belangrijk om beknopt te blijven. Zorg dat iedereen achteraf precies genoeg informatie heeft om waardevolle informatie uit de notulen te halen.
Mogelijk is het soms nodig in detail te treden tijdens het maken van notulen, doe dit dan ook. Daarnaast kan het bij een bijeenkomst van de gemeenteraad of een aandeelhoudersvergadering natuurlijk verplicht zijn om alles te notuleren.
Notuleer tip 4: Verwerk genomen besluiten duidelijk
Zorg dat je besluiten duidelijk notuleert. Wanneer je met papier werkt, kun je besluiten bijvoorbeeld markeren. In een online vergadertool kunnen besluiten apart toegevoegd worden aan een bijbehorend agendapunt. Na afloop van de vergadering wil je een duidelijk overzicht hebben van alle genomen besluiten tijdens de meeting.
Door gebruik te maken van Topical Meetings kun je notulen met een druk op de knop omzetten in een besluit.
Notuleer tip 5: Neem alle notulen nog eens rustig door na afloop
Neem na afloop van de vergadering alle notulen nog eens rustig door. Mogelijk zijn er, zeker wanneer het tempo hoog heeft gelegen, wat foutjes ingeslopen. Verbeter deze foutjes en formuleer zo nodig enkele zinnen opnieuw. Bovendien is dit de kans om de notulen nog aan te vullen wanneer je informatie nog niet hebt genotuleerd.
Nadat je alle notulen nog eens hebt doorgelopen, kun je de notulen, acties en besluiten omzetten in een overzichtelijk verslag. Dit verslag kun je rondsturen naar alle stakeholders.
Deze tips gemakkelijk in de praktijk brengen?
Het gebruiken van een vergadertool helpt je erbij om het merendeel van deze tips super makkelijk in de praktijk te brengen. Op deze manier garandeer jij jezelf, en jouw organisatie, van een efficiënt vergaderproces. Je kunt de vergadertool van Topical Meetings 30 dagen geheel gratis proberen. Onze vergaderexperts helpen je graag met een proces inrichten dat perfect aansluit bij jouw organisatie en meetings.
