Een goed begin is het halve werk! Een goede voorbereiding scheelt een hoop tijd bij het vergaderen én is ook nog eens heel gemakkelijk met Notulen Software. Deze tips helpen je optimaal te profiteren van de voordelen van Notulen Software.
Voorbereiding
Het is mogelijk om een uitnodiging te versturen als je een vergadering hebt aangemaakt. Zodra je een nieuwe vergadering plant, kan jij de genodigden een e-mail toesturen met daarin de agenda in PDF en eventuele bijlagen die zijn toegevoegd. Op deze manier zijn alle genodigden op de hoogte van de agendapunten en extra informatie, waardoor iedereen optimaal voorbereid naar de vergadering komt.
Rechten en rollen zijn een nieuwe feature binnen Notulen Software. Wijs de juiste rechten toe aan jouw collega’s. Zo zorg je dat iedereen toegang heeft tot informatie die voor hem/maar bestemd is. Er bestaan drie verschillende rechten die aan een gebruiker toegewezen kunnen worden, namelijk;
1. De agenda van een vergadering bewerken;
2. notuleren en;
3. vergadering verwijderen.
Tijdens de meeting
Een handige tip die wij jullie meegeven is het toevoegen van het kopje WVTTK (Wat Verder Ter Tafel Komt) aan de agenda. Doe aan het begin van de vergadering even een rondvraag of mensen nog agendapunten willen toevoegen aan de vergadering, deze kunnen onder dit kopje worden gezet. Indien er tijd over is aan het einde van de vergadering komt het aangedragen agendapunt aanbod. Zo wordt de agenda niet in de war gebracht, wordt het fundament eerst besproken en kan toch iedereen zijn of haar eigen toevoegingen doen.
Sluit jouw vergadering af met het opnoemen van ieders actiepunten. Zo heeft iedereen de kans om het aan te geven als het actiepunt niet geheel duidelijk is. Daarnaast verlaag je de kans dat men actiepunten vergeet of dat het actiepunt onduidelijk is.
Veel succes en vooral veel plezier met het gebruik van Notulen Software!
Maak je vergaderingen efficiënter en meer gestructureerd!
