De meeste mensen houden er niet van om notulen van vergaderingen te maken. Het wordt vaak gezien als een tijdrovende en onbelangrijke taak. Als gevolg hiervan worden er binnen veel bedrijven geen of slechte notulen gemaakt. Maar wat als we je zouden vertellen dat vergadernotulen een belangrijk onderdeel van je bedrijf zijn? Ze leggen vast wat er is besproken, wie er aanwezig waren en eventuele actiepunten die tijdens de vergadering zijn afgesproken. Als je erover nadenkt, zijn er waarschijnlijk veel geweldige dingen die voortkomen uit het hebben van goede notulen. Je weet tenslotte wat er is besproken, wie er aanwezig was en welke actiepunten er naar aanleiding van de vergadering zijn gegeven – dus hoe schaadt het hebben van slechte of geen notulen je bedrijf precies? Dat zoeken we uit…
De gevolgen van slechte of geen notulen
Slechte notulen kunnen leiden tot veel problemen in uw bedrijf, waaronder verwarring en miscommunicatie. Met slechte vergadernotulen heb je geen geschreven verslag van wat er is besproken en daarom komen misverstanden vaak voor. Als je terug moet verwijzen naar de vergadering, kun je mogelijk niet nauwkeurig aangeven wat er is gezegd. Slechte notulen kunnen ook verwarring veroorzaken wanneer meerdere mensen de vergadering bijwonen en verschillende herinneringen hebben aan wat er is gezegd. Slechte notulen kunnen er ook voor zorgen dat werknemers meer tijd besteden aan het uitzoeken wat er is besproken, wat ertoe kan leiden dat werknemers zich gefrustreerd of gestrest voelen. Zonder schriftelijke vastlegging van wat er is besproken, zullen mensen vaak terug moeten gaan naar andere teamleden en vragen wat er is gezegd. Vergaderingen worden soms als onbelangrijk gezien, maar met slechte notulen kunt je jouw bedrijf echt schaden. Werknemers zullen moeite hebben om werk gedaan te krijgen en te begrijpen wat er van hen wordt verwacht. Ze kunnen ook het vertrouwen in hun manager of het bedrijf verliezen, wat ertoe kan leiden dat teamleden het gevoel hebben dat ze niet eerlijk worden behandeld.
Verlies van tijd en productiviteit
Slechte notulen kunnen leiden tot productiviteitsverlies. Dit geldt vooral in vergaderingen waar mensen terug moeten zoeken in oude notulen en moeten verduidelijken wat anderen hebben gezegd. Dit kan ertoe leiden dat een vergadering de geplande tijd overschrijdt en dat andere teamleden gefrustreerd raken en vroegtijdig vertrekken. In het bedrijfsleven telt elke minuut. Je wilt jouw tijd verstandig besteden, dus zeker geen kostbare tijd verspillen aan dergelijke inefficiënties. Slechte notulen kunnen er ook toe leiden dat werknemers het vertrouwen in hun manager of het bedrijf als geheel verliezen. Dit kan de productiviteit negatief beïnvloeden, omdat werknemers het gevoel kunnen hebben dat ze niet eerlijk worden behandeld. Deze gevoelens kunnen toenemen als medewerkers geen nauwkeurige vergadernotulen of helemaal geen vergadernotulen krijgen.
Een slechter moraal
Met slechte notulen kunnen mensen het vertrouwen in het bedrijf verliezen en het moraal beginnen te verliezen. Dit kan met name het geval zijn als medewerkers geen nauwkeurige notulen krijgen of zelfs helemaal geen notulen. Mensen hebben hoge verwachtingen als het gaat om de notulen van vergaderingen. Zij verwachten dat hetgeen tijdens de vergadering is besproken in de notulen wordt vermeld. Vergadernotulen zijn vaak de enige schriftelijke vastlegging van de vergadering en worden door sommige mensen gebruikt om te weten te komen wat er tijdens de vergadering is gezegd. Wanneer mensen geen nauwkeurige vergadernotulen hebben, kunnen ze het vertrouwen in het bedrijf als geheel verliezen omdat ze het gevoel hebben dat ze niet eerlijk worden behandeld. Medewerkers zijn ook afhankelijk van de notulen van vergaderingen om te beoordelen wat er tijdens de vergadering is gezegd, zodat ze hun werk beter kunnen begrijpen en weten wat er van hen wordt verwacht. Het hebben van slechte of geen notulen kan ertoe leiden dat werknemers het moreel verliezen en ertoe leiden dat ze minder productief zijn, minder tevreden zijn met hun baan en zelfs het bedrijf verlaten. Notulen zijn een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering en kunnen grote gevolgen hebben als ze niet correct worden gedaan.
Waar het op neerkomt
Als het gaat om notulen van vergaderingen, is het belangrijk om te onthouden dat ze een belangrijk onderdeel van jouw bedrijf zijn. Vergadernotulen kunnen je helpen bij het onthouden van wat er is besproken, wie er aanwezig was en eventuele actiepunten die tijdens de vergadering zijn gegeven. Je wilt er zeker van zijn dat je tijdens de vergadering nauwkeurige aantekeningen maakt en dat je ze opschrijft op een manier die gemakkelijk kan worden gelezen en begrepen door andere teamleden. Met goede vergadernotulen kun je volgen wat er in het bedrijf gebeurt en ervoor zorgen dat iedereen op dezelfde lijn zit. Het hebben van slechte notulen kan veel problemen voor het bedrijf veroorzaken. Het kan leiden tot verwarring, miscommunicatie en productiviteitsverlies. Slechte notulen kunnen er ook toe leiden dat werknemers het vertrouwen in hun manager en het bedrijf als geheel verliezen, en het kan het moraal van de werknemers doen dalen. Het hebben van goede vergadernotulen kan helpen om veel van deze problemen te voorkomen en de werking van uw bedrijf te verbeteren.
